-
-
잘 통하는 보고서 작성의 비밀 - 1,000만 직장인을 위한 성공적인 보고서 작성의 4가지 조건 ㅣ 직장인을 위한 보고서 시리즈
임영균 지음 / 한빛미디어 / 2025년 7월
평점 :
컨설턴트로 활동하게 되면... 보고서를 많이 작성하게 된다.
멘토링을 하면 간단한 양식으로 A4 2~3장 분량의 약식 보고서로 멘토링 내용을 중심으로 작성하고...
컨설팅을 하면 100여 장 정도의 PPT슬라이드 또는 A4 80여장 분량의 문서 형태 보고서를 작성한다.
(물론 과업이 많은 만큼 써야 할 내용도 많고, 그만큼 대가도 높다.)
강의도 마찬가지다.
수강생들의 강의 평가와는 별도로, 담당자들에게 교안 평가를 받는다.
(강의 프로그램 운영자는 슬라이드 분량이 많은 것을 좋아한다. 아마도 분량을 기준으로 강사의 역량과 충실도를 판단하는 것 같다.)
그야말로 내가 작성한 보고서(문서)는 나의 역량을 판단하는 기준점으로 활용된다.
기관 입장에서도 자신들의 기준에 미치지 못하는 컨설턴트는 다음 프로젝트에서 배제해야 컨설팅(멘토링)/강의 수준을 높을 수 있으니까..
(기업이나 기관에서는 직접 컨설팅 현장을 지켜보지 않는 한, 컨설턴트의 역량과 충실도를 판단할 수 없기 때문일 것이다.)
사실 직장생활의 전부를 기획자로 근무했다 보니.. 나에게 보고서를 작성하는 것은 정말 익숙한 일이었다.
하지만, 컨설턴트로써 작성하는 보고서는 관점이 조금 달라서... 처음엔 조금 헤맨 것도 사실이다.
직장 생활에서 작성하는 보고서는 내부 임원들이 주된 대상이기에, 특정 업무에 대한 깊은 이해를 바탕으로 원활한 소통이 가능했었지만....
컨설턴트가 되어 다양한 기업과 공공기관을 상대하다보니, 이들의 제각각 다른 업무 이해도에도 불구하고 모두를 만족시키는 보고서를 작성해야 했기 때문이다.
기업은 당연히 전문 용어와 개념에 빠르게 적응했지만, 또 다른 이해관계자인 공공기관의 담당자/책임자들은 기본적인 배경 지식 설명부터 시작해야 이해도가 높아졌다.
즉, 하나의 보고서로 이러한 간극을 좁히지 못하면 내용이 아무리 훌륭해도 제대로 전달되지 못했고, 이는 곧 소통의 장애요인이 되었다.
(기업과 기관에게 서로 다른 보고서를 제출하는 것도 당연히 문제가 된다.)
이러한 이유로 나는 평소 글쓰기, 기획력, 논리력, 그리고 아이디어 창출 등 보고서 작성과 관련된 역량을 키우기 위해 노력해왔다.
주로 책을 읽고, 유용한 아이디어는 시각화해 보거나 복잡한 내용을 단순명료하게 정리하는 연습을 했고..
논리적인 사고를 훈련하기 위해선, 다양한 비즈니스 프레임워크를 수집하고 나만의 템플릿을 개발하여 컨설팅과 강의 현장에서 사용했다.
어쨌든 이런 개인적인 노력으로 인해 나름의 성과를 얻기도 해서... 꾸준히 계속하고 있다.
◈ ◈ ◈ ◈ ◈
내가 이 책의 서평단에 신청한 것도 바로 이러한 노력의 연장선상에 있는데..
다양한 이해관계자들과 명확하고 효과적으로 소통하는 방법에 대한 저자의 노하우를 공부하고 싶었기 때문이다.
그리고 서평단 신청할 때는 몰랐는데, 어디서 본 내용이 있길래 확인해보니...
저자인 임영균님의 책을 4권이나 가지고 있었다. ㅎ
(기획서 잘 쓰는 법, 진짜 기획을 만나다, 시선의 발견, 잘 읽히는 보고서 문장의 발견.. 4권이다.)
어쨌든 저자의 최신 노하우가 담긴 책이며, 지금까지 최종본이란 생각이 들어 더욱 꼼꼼하게 읽어보게 되었다.
목차를 살펴보면...
이 책은 보고서를 작성할 때 필요한 역량을 크게 4가지로 나눠서 설명하고 있다.
첫 번째 챕터는 역량이라기 보다는 보고서를 작성하기 전 고려해야 할 부분에 대해 설명한다.
두 번째 챕터 부터 본격적인 보고서 작성 역량을 다루는데, 여기서는 제일 중요한 목차(스토리텔링)에 대한 가이드를 소개한다.
세 번째 챕터는 상대가 쉽게 읽을 수 있는 문장 표현 기술을 다루고 있고..
네 번째 챕터는 논리적인 문장을 구성할 수 있는 문장구조를 다룬다.
그리고 다섯 번째 챕터는 구체적인 시각화 방법에 대해 소개한다.
이렇게 챕터별로 구분해서 정리했지만....
걸국 이 모든 내용은 보고서의 존재 목적이자 본질인 '상대방이 이해하기 쉬운 보고서'에 대한 것이다.
◈ ◈ ◈ ◈ ◈
첫 번째 챕터는 보고서를 작성하기 전 고려해야 할 부분을 다루는데...
여기서는 '통하는 보고서'는 어떠해야 하는지를 설명하고 있다.
그리고 여기서 제시한 '통하는 보고서의 4가지 조건'은 바로 이 책의 각 챕터 내용과 동일하다.
개인적으로 여기에서 가장 중요한 부분은 목차 구성이라고 생각한다.
목차를 작성하는 것은 보고서의 스토리텔링 구조를 설계하는 것이고..
이는 보고를 받는 상대방이 듣고 싶은 스토리를 구성하는 방법을 기획하는 일이다.
즉, 투자 유치 보고서라면 투자자가 궁금해할 사업 모델, 시장 분석, 재무 계획 등을 강조해야 하고, 내부 성과 보고서라면 목표 달성 여부와 다음 단계 계획을 명확히 보여주는 것이 중요할 것이다.
평소 정부지원사업 평가위원회에 참석하거나, 투자유치를 위한 IR 피치덱을 컨설팅할 때가 있는데...
기술 스타트업의 경우 투자자가 궁금해하는 '돈버는 방법'에 대한 내용이 아니라, 자기가 가진 '기술의 우수성'만 강조하는 피치덱을 자주 본다.
투자자는 기업의 성장을 통해, '하이 리스크, 하이 리턴의 기대수익'을 원하기 때문에 투자한다.
따라서 우수한 기술이 있다면, 이걸 기반으로 어떻게 돈을 벌고 진입장벽을 만들어 시장을 독식할 수 있는지가 궁금한 것이다.
투자자는 스타트업 대표의 자기만족에 투자하는 자선사업가가 아니다.
따라서 상대방이 무엇을 기대하는지를 이해하고, 그것에 적합한 내용을 체계적으로 보여줄 수 있어야 한다.
즉, 보고서 작성 목적을 읽어버린 보고서는 아무리 좋은 문장기술과 논리, 시각화를 해도 실패할 수 밖에 없다.
◈ ◈ ◈ ◈ ◈
두 번째 챕터에서는 목적에 적합한 목차(스토리텔링) 구성 방법에 대해 설명한다.
개인적으로 이 챕터에서 반드시 알아야 하는 내용은 '3W 1H' 스토리라인이라고 생각한다.
사실 많은 기획/소통 전문가들도 저자의 관점과 유사한 스토리라인 구성법을 소개하고 있다.
'박신영'님은 '제안서의 정석'에서 'why, why so, what, what else, how, if' 프레임워크를 소개하고...
'댄 로암'님은 '쇼앤텔'에서 'who/what, where, when, how much, how, why' 프레임워크를 소개했다.
'와타나베 고타로'님은 '단순한 사고의 힘, 5W1H'에서 'what, where, why, how' 프레임워크를 소개했다.
순서는 모두 다르지만, 모두 공통적으로 상대방을 설득하기 위한 스토리텔링 프레임워크로 '육하원칙(5W1H)'를 응용해서 소개하고 있다.
이 책의 저자도 마찬가지로 육하원칙을 활용하여 'why, what, how, so what' 프레임워크를 설명한다.
그리고 보고서의 작성 목적에 따라 반드시 담아야 할 내용과 순서를 소개했다.
소개한 내용을 좀 더 자세히 살펴보면...
보고서 목적에 따라 어느 부분이 차이나는지 쉽게 확인할 수 있어, 실무에 적용할 때 많은 도움이 될 것같다.
◈ ◈ ◈ ◈ ◈
그리고 '자주 쓰는 콘셉트 기술 방법 (유형) 4가지'를 제시하여, 보고서에 핵심 메시지를 효과적으로 담아내는 방법을 설명한다.
특히 스타트업의 경우, 아직 대중에게 익숙하지 않은 혁신적인 아이디어를 전달할 때 이러한 콘셉트 기술을 활용한다면 좀 더 쉽게 소통할 수 있을 것으로 생각된다.
'정의하기'는 '대상의 본질이나 특징을 명확하게 설명하는 방법'이고,
'비교하기'는 '익숙한 대상과 비교하여 새로운 대상의 특징을 부각하는 방법'을 말한다.
'결합하기'는 두 가지 이상의 요소를 결합하여 새로운 가치를 창출하는 방법'을...
'비유하기'는 추상적인 개념을 구체적인 이미지로 전환하여 이해를 돕는 방법'을 의미한다.
그림에서도 표현했듯이...
이러한 콘셉트 기술 방법은 보고서의 핵심 메시지를 '꼬챙이'처럼 꿰어 독자의 기억 속에 오래 남도록 하는 중요한 역할을 하므로,
스타트업은 '사업의 차별성'을 명확히 전달하고 '투자자들의 흥미'를 유발하기 위한 목적으로 활용할 수 있을 것이다
그리고 잘 작성된 콘셉트 기술 문장 그대로 고객의 뇌리에 박히는 '광고 카피'로도 활용할 수 있을 것이다.
◈ ◈ ◈ ◈ ◈
세 번째 챕터는 상대가 쉽게 읽을 수 있는 문장 표현 기술을 소개한다.
저자는 상대방이 이해하기 쉬운 문장을 작성하기 위해 '명확한 표현', '쉬운 표현', '간결한 표현'에 주안점을 둬야 한다고 설명했다.
즉, 말하고자 아는 의도가 오해없이 '명확'하게..
상대방이 이해하기 '쉬운 표현'으로..
핵심을 담고 있으면서도 '짧게' 작성해야 한다는 것이다.
사실 똑똑한 사람일수록 말이 많은 경우가 많다.
아마도 누군가를 만나 설득하기 위해서, 그리고 최대한 많은 정보를 전달하고자 하는 열망 때문이었을 것이다.
그런데 아이러니하게도.... 대부분의 사람들은 너무 많은 정보가 입력되면, 오히려 혼란을 겪는 경우가 많다.
정부지원사업 발표평가를 하다 보면, 도대체 무슨 사업을 하고 싶은 거냐고 물어보고 싶은 경우가 종종 있는데...
발표자가 너무 많은 정보를 한꺼번에 길게 쏟아내다보니 듣는 사람과 발표자 스스로도 무슨 말을 하는지 모르게 되는 것이다.
누군가에게 평가를 받는다는 것은 매우 스트레스가 쌓이는 일이다.
그렇게 정신적인 압박을 받는 상태에서 어려운 전문용어에 너무나 많은 수식어를 붙여 설명하다 보면 발표자도 길을 잃게되고,
발표시간 초과로 인해 진짜 중요한 내용을 설명하지 못하게 된다.
즉 누군가와의 효과적인 소통을 위해서는 '명확한 표현', '쉬운 표현', '간결한 표현'이라는 3대 원칙을 잊지 말아야 할 것이다.
◈ ◈ ◈ ◈ ◈
다섯 번째 챕터는 효과적인 시각화 방법에 대해 소개한다.
시각화는 텍스트만으로는 전달하기 어려운 '복잡한 데이터'나 '추이'를 시각적으로 표현함으로써 보고서의 이해도를 엄청나게 높여준다.
특히, 스타트업은 데이터 기반의 의사결정과 소통이 매우 중요하기 때문에, 차트 활용 능력은 필수적이라고 할 수 있다.
나도 '데이터 시각화' 전문 강사로 1년 정도 활동한 적이 있다.
당시 강의한 내용은 '보고서 시각화'가 아니라, 실무에서 빅데이터를 다룰 때 시각화를 활용하여 '업무 효율을 높이는 방법'에 대한 내용이었다.
데이터는 데이터 자체로 보는 것보다, 시각화를 통해 좀 더 명확하게 분석할 수 있다.
데이터가 나타난 패턴을 한 눈에 볼 수 있고, 시장의 기회 또는 문제가 될 수 있는 '아웃라이어(특이점)'를 빠르고 정확하게 찾아낼 수 있기 때문이다.
보고서도 마찬가지다.
보고서를 읽는 당사자도 데이터를 표나 문장으로 읽는 것보다, 차트를 보는게 훨씬 이해도가 빠르다.
반면에 내가 보여주고 싶은 목적에 적합한 차트를 선택해야 한다.
저자는 차트 유형을 크게 '비교', '추이', '비중' 세 가지 목적으로 분류하여 각 목적에 적합한 차트를 추천하고 있다.
그리고 저자가 따로 설명한 부분은 아니긴 하지만.. 절대로 쓰지 말아야 할 차트도 있다.
대표적인 것이 '3차원 차트'다.
3차원 차트는 차트를 입체로 표현하다 보니, 그래프 각도와 보는 방향에 따라 왜곡되어 보이는 문제가 있다.
정보가 왜곡되어 보이면.. 의사결정을 잘못된 방향으로 유도할 수 있게 되는 심각한 문제다.
그리고 차트의 축은 무조건 0부터 시작하게 만들어야 한다.
그래프 요소 간의 차이가 잘 드러나지 않은 경우 축의 시작점을 바꿔서 차이가 도드라지게 그리는 경우를 말하는데...
실제 차이가 미약한 부분을 과장되게 표현함으로써 잘못된 의사결정으로 유도할 수도 있기 때문이다.
(데이터를 있는 그대로가 아니라, 작성자의 의도에 따라 해석할 수 있다.)
만약 요소 간 차이가 크지 않다면, 각 그래프 상단에 데이터(숫자)를 기재하여 차이점을 보여주는 방식을 선택할 것을 추천한다.
개인적으로 이 책에서 예시로 든 차트만 제대로 활용하면 큰 문제는 발생하지 않을 것같다.
시각화를 많이 접해보지 않은 경우, 이 책의 내용은 훌륭한 가이드로 활용될 것이다.
◈ ◈ ◈ ◈ ◈
이 책을 읽으면서 '보고서는 상대를 설득하고 문제 해결을 위한 의사결정을 이끌어내는 핵심적인 전략 소통 도구'라는 본질에 대해 다시 한 번 생각하는 계기가 되었다.
(그리고 언제 써먹을지는 모르지만... 언제나 그렇듯이 중요한 부분은 PPT 슬라이드로 만들어 놓았다.)
컨설팅 현장에서 수많은 스타트업의 IR 자료나 사업 계획서를 검토하며 느꼈던 아쉬움에 대한 해법을 발견할 수 있었기 때문이다.
이 책은 (예비)창업가, 투자 라운드 중인 스타트업 대표, 그리고 업무 성과를 높이고 싶은 직장인들에게 추천하고 싶다.
단순히 보고서 스킬을 넘어, 생각을 정리하고, 논리를 개발하며, 궁극적으로 문제 해결 능력을 향상시키는 데 도움을 줄 수 있는 책이기 때문이다.
특히, 스타트업에게 사업 성공의 조건은 창업가의 아이디어와 실행력뿐 아니라,
그 아이디어를 이해관계자(고객, 투자자, 팀원...)에게 설득하고 협력을 이끌어내는 '소통 역량'이 매우 중요하기 때문이다.
이 책을 통해 자신의 생각과 가치를 명확하게 전달하고, 더 큰 성공을 만들어 낼 수 있기를 기대한다.
* 출판사로부터 도서를 제공받아 작성한 리뷰입니다 *