업무에 있어 보고서는 아주 중요합니다. 일의 시작과 마무리를 보고서를 통해 할 수 있습니다. 그래서 보고서를 작성해야 하는 이유는 여러 가지입니다.
그 중 업무를 빨리 추진할 수도 있고 업무 추진 과정이나 성과물을 기록하여 보존함으로 업무의 연속성을 유지할 수 있습니다.
보고서는 업무를 더욱 체계적으로, 지속성을 갖고 관련 부서 및 관련 업무와 연계하여 추진하기 위해서 그 매개체인 보고서가 필요합니다.
보고서는 업무의 기록의 보존이라는 중요한 역할을 합니다. 추진한 일의 결과나 과정을 기록으로 남기고 보존하여 업무가 사장되지 않고 연속성을 갖도록 합니다.
기록을 보전하여 사후 관리나 향후 행정절차 수행에 있어 중요한 사료가 되는 기록을 보존 유지해줍니다.
보고서는 본질적으로 추진계획의 방향성과 실행 방법을 구체적으로 제시하거나 설정하기 위한 의사결정의 도구이자 기초작업입니다.
그런 보고서를 잘 쓰기 위한 네 가지 능력이 필요합니다. 보고서를 잘 쓰는 유능한 직원은 평소에 습관이 될 정도로 훈련하고 글쓰기를 연습하고, 최신 정보로 데이터를 업로드하여 관리합니다. 보고서를 잘 쓰기 위해서 갖춰야 할 기본적인 능력은 무엇일까요?
첫째는 기획력이라고 할 수 있습니다. 기획력은 생각하는 힘으로 내가 이 보고서를 무엇 때문에 쓰는지, 왜 쓰는지 생각해보는 것입니다.
둘째는 구상력입니다. 구상력은 정리된 흐름을 엮어내는 능력을 말합니다. 셋째는 표현력으로 체계적으로 전달하는 능력을 말합니다.
구조성, 간결성, 직관성으로 분류하난데 구조화하고 간결하게 쓰고 한눈에 보이게 하는 능력을 말합니다.
보고서를 잘 쓰기 위한 능력은 이 세 가지 능력으로 함축할 수 있습니다. 머릿속의 생각을 꺼내고 구체화하고 한눈에 보이도록 편집하여 표현하는 것이 보고서입니다.
본격적인 보고서 작성법에 대해 알아봅니다. 보고서는 명확한 작성 의도와 목적, 상대방의 이익에 관점을 둔 주제 설정과 현황 파악, 해결책 수립 등의 순으로 구성합니다.
보고서는 대부분 의사결정자에게 올리는 문서로 책임자가 빠른 의사결정이 가능하도록 핵심 내용을 작성하는 것이 중요합니다.
보고서 내용의 기본 구상 단계에서는 보고할 내용의 자료 수집과 분석 단계로 보고 받는 상사의 취향에 따라 다르게 보고할 목적과 서식의 유형에 따라 다릅니다.
표준 규격보고서의 틀을 짤 때 서식과 형식은 매우 중요합니다. 때로는 창의적인 서식이 효과적일 수 있습니다.
서식과 유형은 적절하게 활용되어야 합니다. 보기 좋고 이해하기 쉬운 보고서는 표준서식을 어떻게 활용하느냐에 달려 있습니다.
《상사가 열광하는 마법의 보고서》에서는 잘 쓴 좋은 보고서의 작성 예시도 볼 수 있습니다.