[리뷰] [엔트리] 보고의 정석

보고의 정석 - 상대의 머릿속에 그림을 그려주는 생각 표현의 기술 10
박신영 지음, 박혜영 그림 / 엔트리(메가스터디북스) / 2014년 5월

조직 생활을 하면서 자신의 능력을 입증받고 자신의 의사표현을 하는 방법이 "보고"이다. 이러한 보고를 가장 효과적으로 잘 할 수 있는 방법은 없을까? 같은 내용으로 보고를 하는데 누구는 잘했다고 칭찬을 받는 반면 누구는 도대체 무슨 말을 하는 거냐는 핀잔을 받는 경우도 허다하다. 무엇이 이런 차이를 만드는 것일까? 어짜피 해야하는 보고라면 칭찬받는 보고를 하는 것이 좋지 않을까? 그 비법을 알려주는 책이 있으니 보고하면 긴장하는 사람들에게는 큰 도움이 되리라 생각된다. 또한 현재 자신의 보고 기술을 더욱 향상시키고자 하는 사람들에게도 큰 도움이 될것이다.

우선 사람의 뇌를 먼저 알아보자. 놀라운 사실이 있는데, 사람은 글자로 기억하는 것보다 이미지로 기억하는 것이 100만배나 크다는 것이다. 그러니 글로 주저리주저리 보고하는 것 보다 그림으로 보여주는 것이 효과적이라는 것은 당연하다. 보고를 잘하는 사람들의 자료를 본적이 있는가? 그들의 보고서는 그림으로 핵심이 한눈에 들어오도록 구성되어 있다는 것을 알것이다. 보고서에서 그림으로 말하고자 하는 핵심을 표현하는 것 보고의 정석의 기초중의 기초이다.

보고는 내 생각을 정리해서 내가 읽기 위한 것이 아니라 나의 생각을 정리해서 상대방이 읽는 것이다. 보고를 받는 입장이라면 여러가지의 다양한 보고를 받을 것은 당연한 것이고, 바쁜 현대에서 보고서를 처음부터 끝까지 차근차근 읽어줄 사람은 많지 않을 것이다. 당연히 보고서는 한장으로 한문장의 핵심으로 표현할 줄 알아야 한다. 누가 봐도 무슨 이야기를 하고자 하는지 논리적으로 간략히 표현하는 것이 중요한 것이다. 부가적인 설명이 필요하다면 부록으로 첨부하면 되는 것이다. 보고서는 잡담이 아니라 일을 효율적으로 하기 위한 의사 전달의 수단임을 이해한다면 논리적이고 간략한 표현은 당연한 것이다.

효율적인 논리 전개를 위해서는 보고하고자 하는 내용이 아래의 어떠한 영역에 속해야 하는지 생각해볼 필요가 있다. 내용이 공개적 영역에 있는 것이라면 보고는 큰 의미가 없다. 상대도 알고 나도 알고 있는 내용이기에. 그러나 숨겨진 영역의 경우는 나는 알고 있고 상대는 모르는 것이기에 상대가 이해하기 쉽게 변환해서 보고를 해야 하는 것이다. 상대가 모른다고 무시하지 말고 보고는 상대의 승인과 이해를 구하는 것이기에 상대의 입장에서 정리해야 할것이다. 맹목의 영역은 상대는 알고 나는 모르는 경우의 보고는 보고보다는 조언을 구하는 형식이 더 올바를 것이다. 미지의 영역은 상대도 모르고 자신도 모르는 것이기에 보고의 기술이 절대적으로 중요한 부분이 된다. 대부분의 보고는 이러한 영역에 대한 것이므로 앞서 각 영역을 잘 활용하는 것이 올바른 보고의 논리 전개일 것이다. 상대도 알고 나도 아는 공개적인 영역에서 시작하여, 내가 잘 알고 있는 숨겨진 영역의 지식을 활용하고, 상대의 전문분야에 조언을 구하고 이를 바탕으로 미지의 영역에 도전하는 것이 올바른 논리 전개의 순서일 것이다.

보고는 여러사람들이 모여서 일하는 동안의 효과적인 소통의 방식중의 하나이다. 그러므로 각 구성원이 서로 다르다는 것을 이해하는 것을 이해하고 각자의 장점으로 상대의 단점을 보충해주는 것이 중요하다. 그러기에 핵심을 그림으로 간략히 표현하는 것이 무엇보다도 중요한 것이다. 그래야 모든 구성원들이 같은 방향으로 같은 그림을 그리기 때문이다. 그러기에 같은 팀의 개개인들이 모여서 완벽한 큰 사각형을 그리는 것이 가장 좋은 것이라는 것을 염두에 두자.

단 한번의 팁으로 훌륭한 보고를 하게 되지는 않겠지만 지속적인 노력으로 훌륭한 보고를 할수 있게 될 것이다. 중요한 것은 보고를 받는 상대의 입장을 배려하는 마음에서 시작하는 것이 기본이다. 당연히 피보고자가 이해하기 쉽게 간결하게 논리적으로 작성하게 되는 것이다. 상대가 잘하는 부분에 조언까지 구한다면 최고의 보고를 하는 것이 될 것이다. 이외에 몇가지 더 유용한 팁을 잘 활용한다면 누구나 훌륭한 보고서를 작성하는 인재로 거듭날 수 있으리라 생각됩니다. 사회 초년병 뿐만아니라 사회생활에 익숙한 사람도 자신의 보고 스타일을 한층 더 업그레이드하는데 큰 도움이 될것 같습니다.