[ 아로파의서재 ] 뭐든 잘 되는 회사의 회의법

뭐든 잘되는 회사의 회의법
야모토 오사무 지음, 이정미 옮김 / 브레인스토어 / 2019년 1월

최근 주52시간 근무가 확산되면서 우리 회사에도 52시간 근무에 맞추어 PC-On/Off 제도가 시행되고 있다.

기존에 7시반이면 출근해서 밤 10시가 넘도록 일을 하고도 부족하여 주말이면 수시로 나오곤 했었는데,,,정말 큰 변화를 실감하고 있다.

주말에 출근하여도 PC가 안 켜지기기 때문에 의미가 없고, 퇴근시간만 되면 PC가 자동으로 종료되니까 남아서 일을 해야 될 일이 있어도 내일로 넘길 수 밖에 없다.

이러다보니 회사에서 일하는 문화도 어쩔 수 없이 서서히 변화되어 가고 있지만, 이 변화속에서도 유독 그 변화속도가 느려 직원들의 불만을 받고 있는 영역이 크게 2가지 있다.

바로 '회의'와 '보고서'이다.

회의와 보고서는 사실 별개로 구분하기 어려운 영역이기도 하다.

보통 회의를 위해서 보고서를 만들고, 보고서를 발표하고 의견을 취합하기 위하여 회의를 하기 때문에 이 둘의 관계는 공생관계 정도로 보면 될 듯한데..

문제는 이 두 가지가 직장인 특히, 사무직 회사원들의 일과 중 대부분을 차지하고 있다는 것이다.

회의 소집을 위하여 보고서 초안을 잡고, 보고서에 들어갈 컨텐츠 구성을 위해 회의를 하고, 그 초안 내용으로 수정을 위한 회의를 하고, 수정된 내용으로 보고서를 만들고, 그 보고서로 관련부서 직원들을 모와서 회의를 연다.

그리고는 그 결과와 피드백을 위하여 다시 보고서를 만들어 최종 보고를 들어가게 되는 것이다.

이게 대부분 회사의 모습이다.

그럼 회의는 어떨까?

한 두사람의 일방적인 주장 반복, 대안 없는 반대의견, 부서 이기주의로 인한 팽팽한 줄다리기, 아무 사전지식 없이 들어와서 다음에 의견을 주겠다는 것으로 끝나는 무의미한 소모전 등이 하루 종일 이어진다.

이런 구시대적 회의와 보고서 관행을 없애고자 많은 회사들이 여러가지 방법들을 동원하여 실행해 보지만, 대부분은 어느 순간 다시 옛날 모습으로 돌아가 있는 경우를 허다하게 볼 수 있다. 물론, 우리회사 역시 조금씩은 변화를 하고 있지만, 아직은 밤 10시에 퇴근하던 시절에서 이제 겨우 밤9시 퇴근하는 것 같은 회의와 보고서 문화에 머물러 있다고 본다.

그렇기에 오늘도 직원들은 근무시간이 짧아졌음에도 불구하고 거의 녹초가 되어 화장실도 잘 가지 못하면서 과거와 같은 보고서를 만들고, 의미없는 회의를 지속하고 있는 중이다.

이럴 때 우연히 이 책을 보았다. < 뭐든 잘 되는 회사의 회의법 >

아마 잘 되는 회사의 회의 방법은 우리와는 다른 무엇인가 비법이 있을 것이라는 희망을 안고..

이 책의 서문에서 저자는 '회의'를 하지 말고 '미팅'을 하자고 한다.

회의는 여러가지 준비와 긴 시간(1시간 이상), 그리고 다수의 고위층(?)이 모여 정책이나 방향성을 토론하는 것이고, 미팅은 소수의 실무진을 중심으로 수시로 만나 비교적 짧은 시간(10분~30분)에 구체적인 방법론을 이야기 하는 것이다.

다시 말하면, 많은 사람들이 모여 긴 시간을 이야기해도 별로 결론이 나오지 않는 무의미한 회의가 아닌 적은 인원으로 간략하게 서로의 요점을 이야기 하고, 필요할 때 잦은 만남을 통해 공동의 방안을 창출하는 그런 미팅으로 일의 방향을 바꾸자는 것이다.

그런 방법의 일환으로 저자가 이 책에서 제시하는 방법이 '15분 미팅법'이다.

15분 미팅법은

* 1명이 3개 이상의 제안을 내고,

* 발표는 포스트잇으로 시각화 하고,

* '숫자'와 '예'를 활용하여 구체적으로 설명하고,

* 발표순서는 영향력이 적은 사람부터 하며,

* "왜?", "어째서?" 등의 과거형 질문을 삼가하고,

* 마감일이 아닌 실행 일시를 정해 시간을 확보해 두며,

* 관리가 아니고 계획이 실행되도록 관리자는 2명으로 하는

회의법이다.

이를 통해서 과거의 문제에 집착하거나 특정인들만 발언하는 소모적인 회의 문화를 지양하고 미래지향적이며 실천적인 계획과 전 참여자가 적극적으로 동참하는 미팅을 만들수 있다는 것이다.

현재의 소모적인 혹은 일방적인 회의와 보고문화를 단15분짜리 미팅으로 조금씩 바꿀 수만 있다면 어느 회사나 조직이라도 멋진 미래에 더 빠르게 갈 수 있다는 점에서 이 책의 제안과 모델을 나부터 적극 활용해 보고자 한다.

그런 과정에서 과거의 모습이 아닌 현재의 주52시간에 맞는 회의와 보고서 문화가 만들어 지지 않을까 한다.