준비가 반이다, 아니 90%다!!

업무의 90%는 준비에서 결정된다 - 여유 있게 일하는 사람은 준비에 시간을 투자한다 ㅣ 팀장의 서재 4
이바 마사야스 지음, 김정환 옮김 / 센시오 / 2025년 3월

* 네이버 책과 콩나무 카페 서평단 자격으로 작성한 주관적인 리뷰입니다.

업무의 90%는 준비에서 결정된다
여유 있게 일하는 사람은 준비에 시간을 투자한다
이바 마사야스 (지은이), 김정환 (옮긴이) 센시오 2025-03

1장은 제목과 달리 가볍게 ‘준비가 중요하다‘로 시작합니다. 일 잘 하는 사람을 보니 작업 속도, 도구의 차이가 아니라 여유가 있다는 겁니다. 그 여유는 ‘준비 능력‘에서 나옵니다. 준비를 잘한다는 것은 ‘미래를 내다본 행동을 할 수 있다‘입니다.
업무가 넘치는 사람은 앞뒤 생각하지 않고 무작정 달려든다고 합니다. (그러고보니 저도 하루살이 인생이라 그날 들어온 일에 집중하는데 그렇게 하면 안됩니다.) 하루의 일정을 먼저 짜고 일을 시작해야 합니다. 준비가 전부입니다.
일정은 어떻게 잡아야 할까요.

1. 먼저 전체를 바라본다.
2. 작업을 나눈다.
3. 작업별로 얼마나 시간을 들일지 결정한다.
33p, 시작하기 전, 먼저 전체를 그려라.

2장은 여유 있게 일하는 사람, 준비하는 사람이 하는 일입니다.
제일 먼저 (일정을 잡고) 과제는 무엇인가를 생각합니다. 과제를 좁히고 선택지를 생각하고 대책을 결정합니다.
사례를 들어줍니다. 월말에 야근이 많은 회사가 있습니다. 월말에 마감작업이 편중되어 있는 것이지요.
거기서 과제를 좁힙니다. ‘월말에 편중된 작업을 평준화, 균등하게 분산시킨다‘는 과제가 확정됩니다.
두번째 선택지로 3가지 정도를 생각합니다. 마감일을 한달에 3회로 나눈다, 업무의 평준화를 안내한다, 조회시간에 업무 평준화를 강조한다.
대책은 업무를 3회로 나눈 것이 효과를 발휘합니다. (사실 선택지라는 것은 별게 없습니다. 핵심은 과제를 좁혀 대책으로 가야합니다)

3장은 비결 공개, 바로 일정 짜기입니다.
만화같은 생각이 나옵니다. 마감에 맞춰 서두르는 것이 아니라 마감 이틀전에 완료합니다. 그렇게만 되면 얼마나 좋겠습니까. 그런데 현실적인 충고를 합니다. 마감 기한과 소요 시간을 계산하여 일정을 조정합니다. 갑자기 저자의 고된 스케쥴을 공개합니더. 연 200회 강연, 매달 3건 칼럼 연재, 1년에 책 서너권을 쓴다고 합니다. (그렇게 과로하면 안될텐데...)

4장은 비결 두번째, ˝1분 습관˝입니다.
짜투리 시간을 효과적으로 사용합니다. 1분의 시간이 나면 할 수 있는 것이 이메일 답신, 전화, 예약, 정보 수집, 일정관리, 문서작성, 오디오북 독서, 거래처 조직도 파악, 심지어 미래의 비전을 정리할 수도 있다고 합니다. 이 사람, 원래 탁월한 사람이군요.

회의를 무작정 하는 것도 아닙니다. 줄일 수가 있고, 준비만 되어있으면 됩니다.

1. 공유, 보고를 위한 회의는 안한다 (자료배포로 대체)
2. 참가자 수를 늘리지 않는다 (최소한의 인원수로 실시. 의견을 내거나 방관자는 부르지 않는다)
3. 회의실로 이동하지 않는다 (그 자리에서 한다)
4. 자료를 복사하여 배포하지 않는다 (프로젝터를 활용)
5. 시작시에 의제, 시간을 명확히 한다
6. 상사가 사회를 보지 않는다 (미리 진행을 결정한다)
7. 타임키퍼를 결정한다.
8. 자료 읽을 시간을 없앤다 (사전에 이메일로 읽고 오게 한다)
190-191p, 무의미한 회의를 줄이기 위한 원칙 8가지
회사에서 회의를 할 때 어디까지 참가하느냐가 회의 직전까지 정해지지 않지요. 그래서 자료 역시 남거나 추가로 또 복사해와야 합니다. 정말 시간, 인력 낭비입니다.

5장은 마무리로 여유가 있으면 일상도 여유롭다로 이어집니다.
준비를 잘하는 사람은 날짜 선택에서 먼저 제안합니다. ˝표현만 주의하면 실례가 되지 않습니다˝

준비가 되어 있는 자는 절대 좌절, 당황, 실수하지 않을 것같다는 인생만사 준비만 하면 된다는 좋은 책입니다.