해당사항이 많을수록 이 책을 읽고 자신에게 가장 부족한 부분부터 실천에 옮기라고 한다.
이 책은 총 5파트로 구성돼 있다.
1장 매일 업무습관 하나만 고쳐도 퇴근시간이 두 배 빨라지는 8시간의 법칙
2장 일 빨리 끝내는 사람의 생각 포인트, 일도 관계도 삶의 질도 한 번에 역전시킨다.
3장 일 빨리 끝내는 사람이 절대 알려주지 않는 그들만의 특별한 업무 루틴 대공개
4장 일 빨리 끝내는 사람의 고속 승진의 비밀, 불리한 상황도 유리하게 만드는 보고의 법칙
5장 일 빨리 끝내는 사람의 직접 체득한 회사 스트레스에서 해방되는 7가지 방법
출근하자마자 커피를 내리는 사람과 메일을 확인하는 사람 둘 중 누가 일을 빨리 잘 하는 사람일까?
저자는 커피를 내리는 사람이라고 한다. 왜 그럴까? 메일을 확인하면 하나하나 답변을 하면서 오전 시간을 날릴 수 있다. 반면 커피를 내리면서 업무 모드의 준비를 하자. 오전에는 머리가 맑아 생산성이 높은 데다 전화도 별로 걸려오지 않으므로 기획서 등의 창조적인 업무나 사업 계획서 검토 등의 집중력이 필요한 업무를 하는 것이 현명하다고 한다. 머리가 상쾌한 만큼 일도 척척 진행되어 예정보다 짧은 시간에 일을 마무리할 수 있다. 그런데 이런 시간을 메일 대응에 쓰기에는 아깝다는 것이다. 즉, 오전 시간에는 메일 확인보다는 본인의 업무에 더 충실해야 일을 빨리 끝낼 수 있다는 얘기되겠다.
일처리가 빠른 사람에게는 메일 기술이 있단다.
-'안녕하세요', '빠른 답변 감사합니다.', '감사합니다'와 같이 메일의 시작과 끝에 쓰는 인사말은 고정으로 등록해 둔단다.
-메일 작성 시 5W2H를 확인해 누락되는 내용이 없도록 한다.
-메일 제목에 회사명, 용건 등을 넣어서 상대방이 쉽게 파악할 수 있도록 한다.
-메일 한 통당 용건은 하나로 한다.
-서명에 전화번호를 넣어 둔다.
-가독성을 높이기 위해 긴 문장은 중간중간 줄을 바꿔 주고, 세 줄 정도마다 한 번씩 한 줄을 비워 둔다.
-약속을 잡을 때는 3~5가지 정도의 날짜 후보를 제안한다. -p24
등등이 있는데, 좋은 팁이라 당장 실천해 봐야겠다.
스타벅스 사고와 맥도날드 사고 중 어느 것이 일을 빨리 끝내는데 좋을까?
일이 좀처럼 끝나지 않는 사람은 매뉴얼을 좋아한단다. 즉 맥도날드 식이다. 하나부터 열까지 세부적인 작업까지도 매뉴얼로 확실히 정해두고 얼마나 신속하게, 낭비 없는 움직임으로 일을 하는가를 중시한다. 감자튀김에 소금을 더 뿌려 달라고 할 수도 없고, 추가요금을 낼 테니 더블 치킨버거로 만들어 달라고 할 수도 없다. 이는 업무시간을 줄이는 데 언뜻 효과적으로 보이긴 하나 '생각'을 하지 않아도 되기에 매뉴얼대로 '일을 처리하는 상태'에 빠지고 만다. 반면 스타벅스는 매뉴얼이 정해져 있긴 하나 자신이 생각해서 움직일 수 있는 범위가 넓다. 추가적인 변형을 줄 수 있다. 보통 일은 단순하지 않다. 반드시 무언가 독자성을 요구하는데 이때 스타벅스 사고가 더 효율적이고 나은 방법을 의식적으로 추구하기에 업무에 있어 융통성을 더 발휘할 수 있고 시간도 줄일 수 있게 되는 것이다. 잘 몰랐는데 스타벅스와 맥도날드 사이에 생각에 대한 관점을 이렇게도 해석할 수 있음에 흥미로웠다.
일 빨리 끝내는 사람은 과정 중심 사고를 하고, 일 늦게 끝내는 사람은 결과 중심 사고를 한다.
여기서 팁을 하나 제시하는데 YWI 세 가지 관점을 짚어보라고 한다.
Y : 한 일을 적어본다. 이때 일한 내용을 눈에 보이는 형태로 만들어 본다.
W : 알게 된 점을 적어본다. 배움이나 깨달음을 찾아내는 단계 되겠다. 이때 성공, 실패 모두 적는다.
T : Y, W를 통해 다음에 할 일을 적어본다.
이 과정을 거치다 보면 일에 대한 정밀도가 높아지고 매번 몇 번씩 시간을 투자하지 않아도 된다.
그 외에 일 빨리 끝내는 사람은 한숨 돌리고 보고하고 일 늦게 끝내는 사람은 서둘러 보고한다.
나쁜 상황이 발생하면 '최대한 빨리' 상사에게 보고해야 하는데 이때 과연 '서둘러'보고하는 게 맞는지 생각해 보라고 한다. '최대한 빨리'는 맞지만 '서둘러'라는 아니라고 한다. 즉, 일단 하고 보는 보고는 사실관계와 최소한의 정보밖에 준비되지 않아 정작 핵심 내용이 명확하지 않을 수 있다. 따라서 일처리가 빠른 사람은 어느 정도 정보가 모였을 때 '최대한 빨리', 제대로 보고 한다는 것이다. 듣고 보니 일리가 있다. 좀 더 신중하게 그러나 해결책도 모색하면서 최대한 빨리 보고 하는 것이 일을 두 번 세 번 반복하지 않고 빨리 끝내는 방법 되겠다.
생각했던 것보다 의외인 팁들이 있었는데 읽고 보니 그럴만한 이유들이 있었다. 일 빨리 끝내는 사람은 남을 배려하는 측면에서 일을 하고, 불안이 엄습할 때 노트에 적어보며 스트레스는 그때그때 푼다고 한다.
이 책에는 많은 팁들이 수록돼 있는데 최소한 3주일 동안은 자신이 지켜보고 싶은 행동을 유지하라고 한다. 습관으로 자리 잡게 되면 또 다른 항목을 실천해 보라. 하나씩 자기만의 스타일로 정착시키면 어느새 일 빨리 끝내는 유능한 사람이 되어 있을 거라고 자신 있게 설명한다.