보고서 말이 되게 써라

보고서 말이 되게 써라 - 보고서를 작성하거나 검토하는 모든 직장인이 꼭 알아야 하는 내용
김철수 지음 / 새로운제안 / 2024년 5월

보고서 제대로 쓰기

책을 선택한 이유

여행갈 때 오랜시간 남는 것은 추억이며,

추억은 사진으로 기록된다.

직장에서 업무를 처리하고 남는 것은 보고서다.

직장인은 보고서로 말한다.

보고서를 잘 쓰는 법을 알아보기 위해

"보고서 말이 되게 써라"를 선택한다.

"보고서 말이 되게 써라"는

보고서 용어에 대한 정확한 이해, 논리 구조,

자료 조사, 외부 조사 와 내부 조사 방법,

이해하기 쉽게 작성하기, 지시 및 검토 요령을 다룬다.

기안은 상사에게 더 좋은 방법을 제시하고,

제안은 고객에게 더 좋은 방법을 제시한다.

보고서, 기획서, 제안서를 쓰는 일은

문제를 해결할 더 좋은 방법을 찾는 과정이다.

배경은 문제가 무엇이고,

이해 관계자는 어떻게 인식하고 있고,

왜 해결하려고 하는지를 쓰는 것이다.

발생형 문제, 미달 문제, 일탈 문제,

탐색형 문제, 개선 문제, 강화 문제,

개척 문제, 대비 문제 등을 알아보고,

문제의 종류에 따른 보고서 단어의 사용을 알아본다.

문제를 해결하기 위해서는 원인을 해결하거나,

이유를 해결해야 한다.

방안은 전략을 실행하는 방법이며,

전략을 구체화 하면 과제가 된다.

기획은 올바른 과제를 선정하고 추진하는 것이다.

기대효과는 상사나 고객이 바라는 것이며,

파급효과는 여파나 영향이 다른 데로 미치는 것이다.

사실은 자료의 결론이며, 자료는 사실의 근거다.

비즈니스 문서는 자료, 사실, 판단, 주장의 논리로 써야 한다.

장표의 내용이 사실이라면, 헤드라인은 판단이,

장표의 내용이 판단이라면, 헤드라인은 주장이 들어간다.

보고를 잘하려면 다른 사실과 연관되어 생각하거나,

상사가 알고 있는 다른 사실을 추정해야 한다.

탬플릿은 보고받은 사람이 어떤 자료에서

원하는 사실을 바로바로 알 수 있게 한다.

상관관계는 두 변수의 통계적 연관성,

인과관계는 변수간의 직접적 영향을 말한다.

판단 기준이 여러 가지일 때는 항상 무엇이

더 중요한 기준인지 정해야 한다.

조사의 범위나 범주를 명확히 알려주지 않으면

팀원은 엉터리 조사를 한다.

무턱대고 조사를 지시할 것이 아니라 할 수 있는지부터

먼저 결정해야 한다.

분석을 하는 이유는 원인을 바꿔서 결과에 영향을 주기 위함이다.

외부 분석은 거시적 환경부터 산업, 고객과 경쟁사까지

분석해서 원인을 찾는 것이다.

내부 경영 분석은 내부 경영 활동과 결과의 인과를 보는 일이다.

분석은 기본적으로 인과 분석이다.

성과 관리의 핵심은 성과 분석이다.

전사 손익 분석, 실적 분석에 대해 설명한다.

BSC 전략 맵, 자기자본이익률, ROE,

ROI에 대해 설명한다.

목표 관리의 핵심은 진척과 예측이다.

BSC는 다양한 관점에서 균형 잡힌 성과지표를 활용하며,

OKR은 명확한 목표를 측정하는 주요 결과 값에 초점을 맞춘다.

일을 시키려면 과제를 세부 업무로 명확히 구분해야 한다.

과제를 세부 업무로 나누기 위해서는

업무를 구분하거나, 업무를 묶어 과제로 분류하는 방법이 있다.

구분은 구체화 과정이며, 분류는 추상화 과정이다.

분류는 여러 대상을 공통의 성질로 나누며,

구분은 전체를 일정한 기준으로 나눈다.

관리 레벨의 구체화 수준이 높으면 마이크로 매니징,

업무의 추상화는 매크로 매니징이 된다.

새로운 것을 설명할 때는 범주, 용도, 특징 순서로

얘기하면 된다.

설명을 짧게 할 때는 주로 정의를 얘기한다.

상위 개념을 하위 개념으로 나눌 때는

중복과 누락이 없으며, 하위 개념은 배타적이어야 한다.

수주 확률을 높이려면 질문에 대답을 잘 해야 한다.

질문에 당황하면 제대로 준비하지 않은 것이다.

금액 보고, 개요, 표, 줄글, 차트, 이메일 작성 방법을 알아본다.

변화가 심하고, 근속기간이 짧은 비즈니스 환경에서,

과거처럼 상사의 지시를 제대로 이해하는 직원은 드물다.

지시와 질문을 통해 일의 배경을 명확히 하고,

목적을 확정하고, 기대효과를 측정해야 한다.

결재는 책임이다.

위임은 회사의 경영활동이나 업무수행에

필요한 의사결정 권한을 부서장에게 맡기며,

전결은 상위자의 결재를 생략하고 최종 판단한다.

부서장의 권한은 독점권, 보고권, 정보권, 자원권이다.

권한을 제대로 사용하지 못하면 권한은 없고

책임만 지게 된다.

비즈니스에서 동기 부여는 위임전결과 권한 분배다.

권한이 분배되면 책임감이 아니라 주도력이 늘어난다.

보고서 버전 체계, 협업, 우선순위 선정,

목표 검토, 투자 결정, 주간업무보고

등 리더의 행동에 대해 이야기 한다.

직장인은 직장 내에서 수많은 일을 하지만

최종적인 결과로 남는 것은 보고서다.

보고서를 제대로 작성하는 방법을 모르는 것은

일을 제대로 하지 못하는 것과 같다.

팀원 모두가 자기 역할을 제대로 해낼 때

제대로 된 보고서, 기획서, 제안서가 나온다.

보고서 작성자는 보고서의 의미와 구조를 이해하고,

이해하기 쉽고 논리적인 보고서를 작성해야 하며,

보고서 검토자는 보고서를 명확하게 지시하고,

논리적 오류, 실수를 잡아낼 수 있어야 한다.

보고서의 중요성을 모르는 직장인은 없지만,

대부분 기존 보고서를 답습하기에 급급하며,

보고서 작성법을 연습하는 사람은 드물다.

보고서 작성법을 제대로 배우는 것은 비즈니스의 기본이다.

"보고서 말이 되게 써라"는 보고서의 기초 이론부터,

보고서 작성요령, 보고서 작성 지시 및 검토까지

보고서 작성에 대해 알아야 할 사항을 상세히 설명한다.

작성자의 의도를 정확하고, 요령있게 제시한,

보고서는 업무를 효과적으로 진행할 수 있도록 한다.

보고서는 직장인의 비즈니스 커리어다.

직장인의 비지니스 핵심이 되는 보고서를 모른다면,

자신의 능력을 제대로 인정받기는 어렵다.

"보고서 말이 되게 써라"는

직장 내에서 자신의 의사를 제대로 표현하고,

이해시킬 수 있는 보고서 작성 기법을 통해,

비즈니스 능력을 향상시키도록 돕는다.

새로운제안 과 북유럽 서평단에서

"보고서 말이 되게 써라"을 증정해주셨다.

감사드린다.

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