보고서 잘 쓰고 잘 발표하는 법

보고서 발표 실무 강의 : 잘 쓰고 제대로 전달하는 보고의 기술 - 26년 차 전문 컨설턴트가 실무에서 찾아낸 보고가 쉬워지는 보고 패턴 12
채종서 지음 / 한빛미디어 / 2021년 5월

살면서,사회생활이전에 이전에 학창시절에도 요즘은 많은 리포트를 쓰고 발표한다.

이책은 이러한 여러 형태, 목적의 보고서와 발표를 잘하게 도와주는 실용서적이다.

목차의 내용만 봐도 대충 감이 오리라 생각된다.

보고가 힘든 이유는 아래와 같다.

첫째, 보고에는 정답이 없습니다. (이부분이 가장 큰 문제다, 정답이 없으니 지금 내가 만들고 발표하는것이 맞는지 확신이 서지 않는다)

둘째, 의사결정권자나 고객의 생각은 보고를 받으면서 진화합니다.(보고받는 과정에서도 조금씩 바뀌고,)

셋째, 완벽히 준비할 시간이 충분하지 않습니다. (항상 보고서는 시간이 부족하죠???)

보고에는 논리가 필요한데, WHY(왜), HOW(어떻게), WHAT(무엇을)에 대한 명확한 정보(답변)이 필요하다.

WHY(왜)가 청중(보고받는사람)의 마을을 이끌어 내어, 어떤방식으로(HOW), 무엇인가(WHA)을 하게 만들어야 한다. 보고자가 이런 요소에 대하여 충분히 이해하지 못하거나 자신이 없다면 잘 된 보고를 하기 힘들다.

저자는 보고를 크게 네가지 유형으로 분류했다.

기획보고: 보고를 받는 사람의 의사결정을 돕도록 설득형 구조로 이루어지며, 이러한 주장과 근거를 논리적으로 펼쳐 효율적인 대안을 제시하는 보고. (개선, 제안, 정책 등의 제시)

설명보고: 주로 결과에 대한 설명을 보고, 보고의 목적이 이해에 있음으로 보고자가 충분히 내용을 인지하여야 하고, 사실에 기반하여 설명을 해야하며, 쉽고 정확한 표현을 사용해야 한다. (계획, 결과, 상품/서비스 설명)

분석보고: 특정 대상이나 현상에 대하여 분석하고 그 내용을 보고하는 것, 정확한 사실을 기반으로 논리적으로 분석해서 보고하고, 비교의 자료(비주얼한 자료)가 있으면 매우 좋음. (현상/동향, 이슈, 실태 파악)

요청보고: 특정 과제를 추진하는 과정에서 소통을 위해서 보고자의 입장, 요구사항을 전달하고, 그에 맞는 대응을 이끌어내는 목적을 가진 보고, 명확한 표현을 통하여 업무의 효율을 높이는게 주목적 (협조, 검토, 대응 요청)

그리고 본론의 내용전개를 다섯가지 패턴으로 분류했다.

보고준비에 따른 5단계 프로세서

1. 질문과 답변

2. 목차의 구성

3. 메시지 도출

4. 패턴선택

5. 스크립트 작성

* 필자는 스크립트 작성을 매우 중요시하게 여기고 있으며, 잘 된 발표는 발표후에 한두줄의 문장으로 요약할 수 있어야 한다고 강조하고 있다.

책 내용의 대부분은 각 보고서 형태별 작성요령을 자세한 예를 들어 설명하고 있으며, 마지막 장(6장)에서는 실전 보고 스킬(바로 써먹는 팁)에 대하여 설명하고 있다. 각 샘플 보고서의 구성이 매우 좋으니 현장에서 써먹을 수 있을 거 같다.

보고의 스킬(skil)로는

명확하지 않는 표현으로 상사나 고객을 힘들게 하는 보고하지 말고, 꼬리에 꼬리를 무는 브릿징 스킬 방식으로 자연스럽게 부드럽게 말을 이어나가는 게 중요하다.

큰 주제/결론인 헤드라인 먼저 언급하여 이목을 끌고, 숫자 활용하여 이목을 잡아두어야 한다.

발표에 적합한 목소리 (스피드, 크기, 높낮이 등), 보고에 좋은 자세(제스처), 시선처리등 청중들의 반응을 파악하고 대응하는 방법 등 기술적인 방법을 자세하게 설명하고 있다.

사실 정해진 보고 형식대로 보고를 해야하는 상황이라면 6장에 나와 있는 보고스킬들을 추가적으로 점검하는 것이 매우 도움이 되리라 생각된다.

이 책은 직장생활에서 자주 마주치는 보고에 대하여 기술적으로 접근하고 있다. 좋은보고가 가장 큰 핵심은 좋은 내용이겠지만, 좋은 내용을 잘 포장하여 보고하는 것도 매우 중요하다. 심지어 내용이 부실하다면 포장을 잘해야 한다.(사회생활 많이 해보면 포장의 중요성을 이해할것이다.)

6장의 보고스킬은 꼭 보고 뿐만 아니라 다양한 상황에도 많은 도움이 될것으로 보인다.

이 서평은 출판사로부터 책을 무상으로 제공받아 작성한 글입니다.​