진짜 실력을 보일 수 있는 <한 장 보고서의 정석>

한 장 보고서의 정석 - 일 잘하는 사람들만 아는 한 장 정리의 기술 3가지
박신영 지음 / 세종(세종서적) / 2018년 7월

시대가 빠르게 변화하고 있다.

정보 수집 방법부터 전달, 정리까지
과거에 비해 더 쉽게, 더 빠르게 할 수 있는 방법들이 나타나고 있다.
그리고 우리의 업무를 덜어줄 수 있는 많은 방법들이 생겨났다.
내가 따로 정리하지 않아도
내가 요약한 내용들을 체크만하면 자동적으로 정리해주는 프로그램도 있고
내가 찾고자하는 내용을 더 빠르게 검색해주는 프로그램도 있다.

하지만 마지막 상황에서 결국 나의 역할은 정해져있다.
바로 정리이다.
내가 하고 싶은 이야기를 결국 내 이야기로 정리해내는 것.
과거나 지금이나 이것을 우리는 실력이라고 이야기한다.
아무리 많은 정보가 있어도,
아무리 좋은 정보를 찾아도,
결국 이것을 풀어내는 것이 능력이다.

그런데 시대가 빨리지면서 달라진게 하나 있다.
바로 간편함이다.
즉각적인 반응이 우리 가운데 익숙해지면서
어느 순간부터 길고 답답하고 막막한 것들에 대해서는 거부감을 갖게 되었다.
그러다보니 결국은 하나의 결론에 도달하게 된다.
ONE PAGE REPORT
바로 한 장 보고서이다.

그런데 어떻게 해야하는 것일까?
이 질문에 대한 답을 <한장 보고서의 정석>을 통해 찾아보았다.

정리하면, 이 책에서는 한 장 보고서를 쓸 때 필요한 역량 3가지.
즉 핵심만 요약할 수 있는 핵심 파악 방법,
복잡한 생각을 잘 보이게 구조화하는 방법,
그리고 짧고 명확한 문장으로 쓰는 방법.
즉 핵심, 구조, 문장 3가지를 중점적으로 알아보려 한다.
또한 업무 현장에서는 1~2장의 짧은 보고서를 모두
'한장 보고서(OPR : One Page Report)'라고 통칭하기에,
이 책에서도 필요에 따라 1장 혹은 2장의 분량으로 정리했음을 알린다.

이 책은 우리가 보고서에서 왜 까이는가?부터 이야기를 시작한다.
이 부분에서는 우리가 자주 저지르는 실수.
아니 실수보다는 놓치고 있는 부분부터 이야기한다.
결국 말하고자 하는 내용이 어떠한 것인데
그 부분을 우리가 어떻게 잘못 기록하고 있는지 이야기한다.

그리고 그 이유를 크게 4가지로 분류해본다.
핵심이 없네 - 말은 많은데 핵심 부재
두서가 없네 - 글만 빽빽하고 구조 부재
소설 쓰니? - 상상은 풍부하나 팩트 부재
그래서 어쩌라고? - 의미는 거창하나 액션 플랜 부재

그리고 이 4가지 이유가 어떠한 것들인지
세세하게 하나씩 이야기를 해준다.

그리고 이제 본격적으로 쓰는 방법에 대해 이야기를 시작한다.
그 처음은 핵심 요약 부분이다.

핵심만 이야기하기 위해서는 무엇을 줄여야하는지 이야기한다.

수많은 보고 자료도 결국 단 하나의 결정을 위한 것이다. 그렇기에 목적을 알면 당연히 핵심을 쓸 수 있다. '결국 내가 보고해야하는 말이 뭔가'를 알아야 그에 부합하지 않은 내용을 잘라낼 수 있기 때문이다. 다양한 보고서 존재하지만, 결국 상사에게 해야할 말은 크게 다음 3가지로 분류된다.
1. 00래 (상황 보고)
2. 00해줘. (오청 보고)
3. 00하자. (제안 보고)
물론 보고서 세부로 들어가면, 상황에 따라이 3가지가 같이 또는 따로 쓰이는데, 우선 이해를 돕기 위해 구분해서 설명하고 뒤에 유형별로 자세히 알아보자.

그리고 핵심 요약 기술.
3가지 핵심 파악 질문법을 이야기해준다.

핵심 요약이 끝나고나면
구조 정리에 대한 이야기로 넘어간다.

이 부분에서는
구조를 어떻게 잡아야하는지
그리고 구조에 따라 8가지 유형별 보고서를 이야기한다.

보고의 목적은? 정확히 알림이라고 쓰여 있다.
그렇다면 보고의 성과는 뭔가? 목적이 알림이니 알아들었으면 성과가 있고, 못 알아들었으면 성과가 없는 것이다. 내가 실컷 말했는데, '앞사람이 못 알아 들었다? 나는 잘 말했는데, 상대가 바보 같아서 못 알아들었다?'의 경우 나의 똑똑함고 무관하게 성과가 없는 경우다. 그러니 어쨌든 내가 똑똑하게 보이는 것보다 결국 상대가 알아듣게 말하는 게 중요하다.

구조에 대한 이야기가 끝나면
마지막으로 보고 문장을 작성하는 10가지 팁에 대한 이야기로 이어진다.

개조식, 범주화, 쪼개기, 제목, 명사형 정리
객관적 근거, 숫자와 그래프, 구어체와 문어체, 축약어, 2가지 보고 센스

이렇게 작가가 이야기해주는 10가지 팁을 바탕으로
보고 문장을 작성하는 방법에 대해 익힐 수 있다.

보고서 문장은 문학적 글쓰기가 아닌 '전달 효율'을 우선시하는 '실용적 글쓰기'이기에 특유의 간결한 문장력이 요구된다. 다행인 것은 타고남을 무시 못하는 문학적 글쓰기와 달리, 실용적 글쓰기는 훈련하면 쉽게 익힐 수 있다는 것. 관련 내용을 10가지로 나눠 살펴보자. 9개의 문장 팁과 1개의 추가 보고 센스를 정리했다.

결국 마지막은 글쓰기이다.
내가 아무리 많은 정보, 좋은 자료를 갖고 있더라도
그것을 어떻게 표현하느냐는 결국 글쓰기로 귀결된다.

그렇기 때문에 우리는 연습이 필요하다.
다행인 것은 연습으로 기를 수 있는 실력이라는 것이다.

그래서 이제는 문서 작성 업무를 조금은 가볍게 함으로써
더 이상 OPR (One Page Report)를 두려워하지 않는
모습이 되었으면 좋겠다.

그리고 이 책이
그 두려움을 없애는 소중한 발걸음을 시작할 수 있게 도와준다.