<횡설수설하지 않고 정확하게 설명하는 법> - 배려하는 설명

횡설수설하지 않고 정확하게 설명하는 법 - 당신이 설명을 못하는 데는 사소한 이유가 있다, 개정판
고구레 다이치 지음, 황미숙 옮김 / 갈매나무 / 2024년 1월

설명. 대화를 나눌 때 꼭 필요합니다. 자신의 상황, 느낌, 생각을 전달하는 화술이기 때문입니다. 특히, 비즈니스 현장에서는 상대를 설득할 때가 많으므로 설명이 더 중요합니다. 업무로 바쁜 사람을 붙잡고 자세히 전하겠다고 장황하게 설명한다면 상대는 어떻게 생각할까요? ‘시간이 아깝다, 그래서 결론이 뭐지?’ 이렇게 생각할 확률이 높습니다. 부정적 인상을 주었으니 관계가 진전될 리가 없습니다. 간결하고 정확하게 설명하는 화술이 필요한 이유입니다.

간결하고 정확한 설명은 어떤 형식을 띨까요? 이 책을 다 읽고 저는 정답은 없다고 결론을 지었습니다. 설명 방법을 설명하는 단락 곳곳에‘상대방이 알기 쉬워야 한다.’는 전제가 깔려 있습니다. 즉, 상대에 따라서 단어 선택·예시 같은 요소를 바꾸어야 한다는 소리입니다. 예를 들어 회사에는 다양한 부서가 존재합니다. 부서마다 자주 쓰는 용어들이 있습니다. 그 용어를 그대로 다른 부서에 전달한다고 생각해 보세요. 전달받은 사람은 그 의미를 파악할 수 없어서 당황스럽겠지요. 결국 다시 뜻을 물어봅니다. 부족한 시간을 용어의 의미를 파악하는 데 쓰느라 허비하게 되는 셈입니다. 그만큼 일은 부드럽게 돌아가지 않습니다. 이 말은 곧 회사의 시스템이 잘 돌아가려면 부서 간의 소통이 원활해야 한다는 뜻입니다.

이런 면에서 이 책의 파트4(설명은 무조건 쉬워야 한다)를 눈여겨봐야 합니다. 총9가지의 방법을 예시를 들어가면서 이야기하기 때문에 쏙쏙 이해됩니다. 그 중에서도 저는 ‘치환’에 주목합니다. 상대에게 익숙하지 않은 단어를 상대에게 익숙한 단어로, 전문용어를 상대에게 익숙한 것으로 치환하면 좋다고 합니다. 이 때, 주의할 점은 상대가 아는 단어로 치환해야 합니다.

우리는 설명을 할 때, 무의식중에 자신이 아는 단어로 설명하려 듭니다. 그래야 자신이 이해할 수 있는 내용이 되니까요. 무의식중에 자신과 상대의 환경을 동일하게 여기고 설명하는 셈이지요. 이런 연유로 서로‘왜 이해하지 못하지?’, ‘왜 이렇게 어렵게 설명하는 거지?’라는 의문을 품게 되는 겁니다. 이 의문을 해소하려면 어떻게 말해야 할까요? 저자가 꾸준히 언급하는 ‘상대방이 알기 쉬운, 상대방이 이미 알고 있는 무언가’로 치환하면 됩니다. 예를 들어 아이에게 단어 ‘선임’에 대해 설명한다고 생각해 보세요. 어떻게 설명하면 바로 알아들을까요? 저라면 선생님 같은 사람이라고 말하겠습니다. 무언가를 알려주는 사람이라고 하면 두루뭉술해서 선뜻 이해되지 않지만, 선생님이라고 하면 딱 이미지가 떠오를 테니까요. 비즈니스 관계에서도 이런 방식을 활용한다면 더 원활한 소통을 할 수 있으리라고 믿습니다.

‘상대방이 알기 쉬운, 상대방이 이미 알고 있는 무언가’를 염두에 두고 설명한다면 오해와 시간을 최소화하면서 건설적 관계로 발전할 수 있을 것입니다.