업무의 90%는 준비에서 결정된다

업무의 90%는 준비에서 결정된다 - 여유 있게 일하는 사람은 준비에 시간을 투자한다 ㅣ 팀장의 서재 4
이바 마사야스 지음, 김정환 옮김 / 센시오 / 2025년 3월

[출판사로부터 도서를 제공받아 주관적인 견해로 작성한 리뷰입니다]

쌓여가는 업무들, 빨리 퇴근하고 싶은데 마음만 급하다. 많은 업무를 효율적으로 처리할 수 있는 방법이 없을까? <업무의 90%는 준비에서 결정된다>에서는 그 해결책을 제시한다. 일의 진행과 완성도를 위해 미리 준비를 잘해놓는 것이다. 그렇다면 준비 능력이란 무엇인가? 어떤 업무에 본격적으로 돌입하기 전에 한 번이라도 업무의 진행에 대해 생각해 보는 것이다. 너무 복잡하게 생각할 필요는 없다. 이 책에서 제안하는 몇 가지 항목들을 잘 챙기면 된다.

많은 업무를 잘 준비해서 체계적으로 진행하기 위해서는 ‘5W1H’를 활용한다. 저자는 요소를 잘게 분해해서 업무의 크기를 작아지게 정리하면 이전에는 잘 보이지 않던 것들이 보이게 된다고 말한다. 5W1H는 일상에서도 자주 들어봤던 말인데 무엇을(What), 왜(Why), 언제(When), 어디에서(Where), 누가(Who), 어떻게(How)라는 여섯 가지 요소를 가리킨다. ‘5W1H’를 활용해 전체를 그려보고, 잘게 작업을 나눠 해당 소요 시간을 세밀하게 배분한다.

마감 직전 허둥지둥 일하던 경험은 한 번씩 있을 것이다. 미리 좀 하고 싶지만, 마음과는 다르게 매번 마감일에 마무리하게 된다. 이 책에서는 무엇이든 마감 이틀 전에 제출해서 해서 심리적으로 약간의 여유를 두라고 한다. 준비를 잘하는 사람은 마감 기한의 무서움을 알고 있다. 그래서 반드시 마감 기한보다 이른 ‘자신만의 마감 기한’을 설정한다. 일찍 작업을 진행하면 예상치 못한 일이 발생하더라도 여유 있게 대응을 할 수 있다. 나만의 마감 기한은 업무뿐만이 아니라 일상생활에서도 적용할 수 있다. 약속시간에 딱 맞춰 나오면 오지 않는 버스를 기다리며 초조한 마음이 들 수도 있다. 나만의 마감 기한을 설정해서 마음의 여유를 가질 수 있다.

할 일 목록은 전날 작성한다. 1분도 낭비하지 말고, 짧은 시간이라도 오디오북을 들으며 이동하거나 지하철이나 버스에서 정보 수집이나 일정 관리를 할 수 있다. 성공한 사람들이 실패를 다루는 법 등 직장생활이 아니어도 일상에서도 유용한 팁이 가득 들어있다. 좋은 팁들은 일상생활에서 적용할 생각이다. 모든 회사 생활의 어려움을 겪고 대표까지 된 저자의 생생한 현장 노하우가 담아져있는 이 책을 꼼꼼하게 읽어본다면 업무도, 일상도 여유를 누릴 수 있도록 한걸음 나아가게 될 것이다.