보고서 말이 되게 써라

보고서 말이 되게 써라 - 보고서를 작성하거나 검토하는 모든 직장인이 꼭 알아야 하는 내용
김철수 지음 / 새로운제안 / 2024년 5월

좋았던 점

보고서 작성을 왜 어려워하는 걸까?

경험 부족, 작성 시 자신의 역할과 책임 범위 불명확, 서론 본론 결론 등 각 부분의 작성 방법, 정보 수집 및 분석을 어떻게 해야 할지 모르기 때문에 완성도가 낮아지고 어려워진다.

신입 때 알았더라면 좋았을 보고서 작성 방법을 성장시키고자 행정교육을 보내지만 관심이 없다면 무 쓸모이기도 하다.

일하느라 보고서 작성에 필요한 시간과 자원이 충분하지 않는 부분도 한몫하지만,

상사나 상위 관리자들이 형식적인 보고서나 자신만의 틀을 선호할 경우가 많아 이 또한 작성을 어렵게 한다.

이는 실질적인 내용보다는 형식에 치중하게 되어 기안 작성이 성장하지 못하게 만드는 원인이 되기도 한다.

전 담당자가 써놓은 기안을 복사 및 붙어 넣기만 해서는 10년이 되어도 보고서는 1도 성장하지 못한다.

≪보고서 말이 되게 써라≫는

실제적인 기술과 노하우를 작성하고 있어 실제 업무에 바로 적용할 수 있다.

문서 작성의 기본 원칙, 문장 구조, 문체 등을 배울 수 있어 문서 작성 능력을 향상시킬 수 있다.

보고서 핵심 요소로 작성 시간을 단축시키고 가독성을 향상시키며 정보 전달력을 높이는 데 도움을 제공한다.

보고서를 작성하거나 검토하는 중간관리자급 등 모든 직장인이 꼭 알아야 지식을 통해 뭘 잘못 썼는지 알아보자.

인상 깊은 구절

발생형 문제를 푸는 보고서에는 장애, 사고, 정상화, 수습, 재발 방지, 신뢰 향상 같은 단어가 나와야 합니다. 탐색형 문제를 푸는 보고서에는 부족, 악화, 보충, 개선, 효율 향상, 수준 제고 같은 단어가 나와야 합니다. 설정형 문제를 푸는 보고서에는 포부, 예상, 준비, 대비, 지속 가능, 기회 창출 같은 단어가 나와야 합니다. p30

상사와 상사가 현실적으로 원하는 것을 적는 게 가장 깔끔한 기대효과와 파급효과이다. p51

물론 교육이 바로 매출이나 이익으로 나오는 경우도 있습니다. 그런데 그것은 교육 사업일 때 그렇습니다. 교육 자체가 직원의 학습과 성장 관점이 아니라 고객 관점일 때 그렇습니다. p139

실적이든 성과든 관리의 핵심은 목표 달성이 아니라 진척과 예측이라는 것을 잊지 마십시오. p151

정리하자면 부서장이 가진 권한은 독점권, 보고권, 정보권, 자원권입니다. 부서장은 이 4가지 권한을 항상 반드시 가지고 있습니다. 이 권한을 제대로 사용하지 못하기 때문에 늘 권한은 없고 책임만 진다고 말하는 겁니다. p225

중간 관리자는 보고서 내용을 검토하는 사람이 아니라 상사의 질문에 대한 답을 검토하는 사람입니다. p255

총평

정보를 찾지 않는 팀원,

많은 정보 중에 무엇을 써야 할지 감을 못 잡는 팀원,

보고서가 말이 되게 쓰기 위해서는 대학교 때 '내가 얼마나 알고 있는지' 말하는 글쓰기에서 벗어나야 한다.

보고서는 상사가 무엇을 알고 싶어 하는지 실적, 인과관계, 성과 등을 전달해야 한다.

이를 통해 결정 또는 기억나지 않던 것을 떠오르게 만드는 것이기에 직장인의 글쓰기는 달라질 수밖에 없다.

내가 아니라 상대방을 설득될 수 있도록 목적에 맞게 보고서를 작성해야 한다.

보고서가 말이 되게 쓰는 것은 내가 얼마만큼 아는지 논리적으로 설명하는 것이 아니라.

타인이 내 보고서를 보고 의문이 생기지 않고 질문하지 않게 쓰는 것이 말이 되는 보고서이다.

≪보고서 말이 되게 써라≫ 김철수 저자는

보고서는 발생형, 탐색형, 설정형에 따라 사용되어야 할 단어가 존재한다고 말한다.

발생형은 문제 상황에서 장애나 사고라는 단어를 쓰지만

탐색형 문제에서 쓰는 부족과 악화를 가지고 온다면 말이 되지 않게 된다.

단어가 잘못 사용하기 때문에 보고서가 말이 안 되고 이상한 것이다.

보고서는 목적에 따라 사용되어야 할 단어부터 다르다는 것을 깨닫게 한다.

이는, 직장에 다니면서 선임이 알려주면 참 좋겠지만 현실은 틀린 부분만 잡아주는 상사가 많다.

책에는 보고서 용어를 이해하고, 글을 논리적으로 쓰고 확인하고, 빠르게 조사하고 정확하게 분석해야 함을 강조하고 있다. 특히 상대를 고려해서 내용을 표현해야 하는 보고서가 말이 잘 되는 보고서이다.

관리자 입장에서 제대로 지시하고 분명하게 검토할 수 있도록 권한에 대한 설명도 도움이 된다.

주장이 타당한지 묻는 질문 6가지 등 문제를 균형 있게 바라보는 관점이 참 좋다.

상사에게 더 좋은 방법을 제시하는 것이 '기안'이고 고객에게 더 좋은 방법을 제시하는 것이 '제안'이며

'안'과 '(안)'에 차이점 등 꼭 알아야 할 보고서 방법들을 제시하고 있어 행정문서를 쓰는 직장인이라면 꼭 읽어봤으면 한다.

책이 나에게 하는 질문

주장이 타당한지 검토하자 p255

≪보고서 말이 되게 써라≫

보고서를 잘 쓰기 위해서는 매년 '행정업무 운영 편람'이나 행정문서 관련 교육을 가지만,

제대로 지시하고 제대로 검토하고 제대로 슈퍼비전 주는 것이 참 어렵게만 느껴진다.

김철수 저자는 '왜 못 썼는지 모르는, 뭘 잘못 썼는지 모르는, 왜 말이 안 되는지 모르는' 직장인에게

논리적인 보고서, 기획서, 제안서 작성과 검토의 기술 53가지 지식을 제공하며 보고서가 말이 되게 쓰도록 응원하고 있다.

보고서가 말이 되게 쓰고자 한다면 당연하게 보고서 양식과 용어 등을 알아야 하지만 현실적으로 일하기 바빠 기존에 있던 기안을 참조하여 조금 변형할 뿐이다.

보고서가 말이 되게 쓰고자 한다면 먼저 직장인에서 가장 중요한 것이 무엇인지를 먼저 생각해 보아야 한다.

업무의 시작과 끝은 '소통'이다.

회의하고, 보고서(보고), 협상, 대화 등 모든 것이 소통에서 시작되기 때문이다.

내 입장에서 말하는 소통이 아닌 '상대방의 입장에서 소통하는' 직장인이 되어야 보고서도 말이 되는 것이다.

보고서 작성을 했을 때, 상사가 질문하지 않도록 상세한 내용이 있고 앞장에는 개요가 확실하다면 결재로 바로 이어진다. 내 주장이 타당한지 검토하기 이전에 상대방이 내가 쓴 보고서를 읽고 의문점이 생기지 않도록 써야 한다. ​

그게 바로 내가 생각하는 말이 되는 보고서이다.

'새로운제안' 출판사로부터 도서를 제공받았습니다.

평소 관심 있는 분야의 도서만 신청하여 주관적으로 작성한 서평입니다.