온라인 회의의 새로운 무기

온라인 회의와 협업 - 뮤랄과 미로를 활용한 온라인 퍼실리테이션
한봉규.이병훈 지음 / 플랜비디자인 / 2021년 1월

온라인 회의와 협업(한봉규, 이병훈)

코로나로 인해 미래 사회에 예측했던 일들이 즉시 경험하게 되었다. 대표적인 예가 온라인 강의와 온라인 회의의 일상화이다. 이에 저자들은 기존의 커뮤니케이션의 방법의 맥락을 살핀 후에 앞으로 적극적으로 변화되어야 할 온라인 회의에 주목하여 책을 집필했다.

코로나가 바꾼 기업문화에서 업무 커뮤니케이션은 변화에 맞게 변화하고 진화되어야 한다. 저자들은 5가지 온라인 회의에서 고려해야 할 부분은 중심으로 언급한다. 온라인 회의를 효과적으로 진행할 IT인프라와 집중력을 고려한 시간적 요인 및 참여자들의 공간 및 장소의 적절성에 대한 부분이며 온라인 회의의 회의 진행에 대한 절차적 요인과 마지막으로 참석하는 참여자들의 동기등이 해당된다. 이런 5가지 요인을 중심으로 온라인 회의를 어떻게 구성할지를 고민해야 한다.

저자들은 이런 분위기 속에서 현재 각 기관들의 현재 상태를 점검한다. 일 잘러 들의 대면이건 비대면이건 성과를 내야 한다는 분위기 조성이다. 주니어 직급은 비대면 상황에서 상대적으로 쉽게 수용한다. 결국 비대면 상황에서 구성원들이 성과를 낼 수 있을지에 중점을 두어야한다 미국의 실리콘밸리에서는 실시간 피드백 시스템을 활용한다. 저자들은 이 부분에 관심을 두어야 한다고 말한다. 대면과 비대면의 장점을 혼합하여 잘 활용하여야 한다.

하지만 아직도 대학이나 청소년 교육현장은 대면의 중요성을 피부로 느낀다. 비대면의 한계가 있기 때문이다. 하지만 시대의 변화에 맞추어 비대면 교육도 개발하고 발전시켜야 한다.

저자들은 비대면 업무 형태에서 권장하는 회의 방식은 디지털 퍼실리테이션 기능을 적극적으로 활용하는 언택트 회의 방식이다. 특히 언택트 회의 방식은 온라인 IT 환경과 그래픽 퍼실리테이션이 합쳐지게 되는 형태인데 텍스트, 이미지,탬플릿 등을 적극 활용하여 회의 참여자들의 의견과 논의 내용 사이의 연관성이나 패턴을 포착하고 실시간으로 논의한다.

이때 회의 방식에 mural 과 miro와 같은 협업툴을 활용하게 되면 참여자들이 해당 프로그램의 다양한 회의참여 기능을 활용하여 성공적인 회의 진행이 가능하다.

회의의 내용이 실시간 기록되어 집중할 수 있고 손쉽게 확인할 수 있으며 다양한 이미지와 탬플릿으로 시각적인 효과로 인해 참여자들이 더 기억하기 쉽다는 장점도 있다.

이후 저자들은 뮤랄을 어떻게 사용해야 하는지 친절하게 예시들을 보여주면서 하나씩 하나씩 알려준다. 텍스트와 도형 및 아이콘과 이미지 더 나아가 퍼실리테이션을 어떻게 진행해야 할지까지 자세히 알려준다. 또한 회의에 좀 더 적합한 미로사용법도 친절하게 알려준다. 회의구성법과 거기에 적합한 기능과 방법까지 알려준다. 이 책의 장점은 각 기능 하나마다 예시들을 자세하게 알려준다. 예시를 위한 예시가 아닌 실제적이며 미리 진행된 것들을 아낌없이 보여주기에 그대로 따라 한다면 초보자도 문제가 없을 것이다. 즉 뮤랄은 퍼실리테이션을 중심으로 미로는 온라인 회의 중심으로 사용한다면 온라인 모임에 강력한 무기를 가지고 있는 셈이다. 한번에 익히기는 힘들지만 소그룹이나 부서에서 조금씩 함께 익힌다면 어떤 상황에서도 효과적인 회의진행이 가능할 것이다.