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실전에서 바로 써먹는 업무자동화 - 구글 워크스페이스, 스프레드시트, 앱스 스크립트, 슬랙, 챗GPT
남동득 지음 / 클라우드나인 / 2023년 4월
평점 : 
저희 회사에서는 구글 워크스페이스를 이용하여 구글 문서, 구글 스프레드시트, 구글 프레젠테이션 등 다양한 서비스를 사용해 데이터를 관리하고 있습니다.
사내 메신저로는 슬랙을 사용하면서 소통하고, 놓치면 안 되는 이메일에 대해서는 연동을 통해 다시 한 번 알림을 받을 수 있게 해놨어요.
구글 워크스페이스에는 간단한 앱을 개발할 수 있도록 자바스크립트 기반으로 만든 스크립팅 플랫폼인 구글 앱스 스크립트가 있다는 건 알고 있었지만, 코딩을 한 적이 있는 저여도 새로운 플랫폼이다 보니까 조금 낯설고 시작할 엄두가 나지 않더라고요.
《실전에서 바로 써먹는 업무자동화》에는 제가 이렇게 회사에서 사용하는 구글 워크스페이스와 슬랙, ChatGPT 등을 잘 활용하여 더 효율적으로 일할 수 있도록 업무자동화하는 방법을 알려준다고 하여, 그 방법이 궁금해 읽어봤습니다.
[내가 하는 업무를 자동화한다면?]
회사에서 하는 업무들 중에는 분명 반복적인 업무들이 있을 거예요.
이런 반복적인 업무들은 처음이 좀 어렵지 조금만 더 신경쓰면 생산성과 업무 효율성을 높일 수 있을 뿐만 아니라, 업무 효율화를 통해서 확보된 시간과 에너지를 나에게 쓰면서 더욱 더 성장할 수도 있습니다.
[구글 스프레드시트]
구글 워크스페이스에는 설문지, 캘린더, 문서, 프레젠테이션, 스프레드시트 등 클라우드 기반의 다양한 협업 소프트웨어가 있습니다.
이 중 데이터를 관리하기 가장 적합한 소프트웨어는 바로 스프레드시트가 아닐까 싶어요.
스프레드시트는 마이크로소프트의 엑셀과 거의 유사한 형태의 프로그램이라고 보시면 됩니다.
엑셀과 비교하여 스프레드시트의 장점이 있다면 스프레드시트는 프로그램 설치가 필요한 게 아니라 웹브라우저 기반으로 사용되기 때문에 비교적 가볍고, 다른 사람들과 동시 협업도 가능해요.
[구글 스프레드시트를 활용한 데이터 기본 작업]
앞서 구글 스프레드시트는 엑셀과 비슷하다고 말씀 드렸죠?
구글 스프레드시트도 엑셀과 마찬가지로 다양한 함수를 사용할 수 있습니다.
문자열로 된 범위를 지정된 위치 범위로 변환하는 함수인 INDIRECT, 지정된 범위의 값이 입력된 셀의 개수를 반환하는 함수인 COUNTA, 데이터 오류를 처리하는 함수인 IFERROR는 종종 쓰는 함수여서 익숙했는데, 특정 셀에 입력된 함수가 특정 범위에 대해서 적용되는 함수인 ARRAYFORMULA는 이 책에서 처음 봐서 조금은 신기했어요.
똑같은 함수가 특정 범위에 적용된다면, 복사와 붙여넣기를 계속 반복적으로 하는 것보다 ARRAYFORMULA 함수 하나만 쓰면 데이터 오류도 확인하기 쉽겠더라고요.
데이터 관리에서 오류는 굉장히 치명적이고, 셀마다 단일 함수를 적용했을 때는 하나하나 수정해야 해서 번거롭고 비효율적이잖아요.
ARRAYFORMULA 함수를 모르셨던 분은 이 책에서 더 똑똑하게 활용하는 방법을 알아가셨으면 좋겠습니다.
[구글 앱스 스크립트 사용하기]
구글 앱스 스크립트는 앞서 짧게 설명했듯이 구글이 자바스크립트를 기반으로 만든 스크립팅 플랫폼이에요.
별도의 URL을 통해 구글 앱스 스크립트에 바로 접속도 가능하고, 구글 워크스페이스 소프트웨어의 확장 프로그램 탭에서 Apps Script를 클릭하여 접속할 수도 있습니다.
구글 앱스 스크립트는 코딩의 영역이라서 코딩을 배우지 않으신 분들이라면 시작하는 것 자체부터 두려움을 느끼실 것 같아요.
하지만 《실전에서 바로 써먹는 업무자동화》에는 실제로 따라 하면서 업무에 적용할 수 있도록 기본적인 코드를 중심으로 작성하여 자세히 알려주기 때문에 꼭 전공을 하지 않으셨더라도 쉽게 하실 수 있을 거라고 생각합니다.
구글 워크스페이스에 구글 앱스 스크립트가 더해지면
✔️ 이메일 발송 대상자에게 자동으로 이메일 발송이 가능하고
✔️ 구글 스프레드시트의 데이터를 불러오고 조작할 수 있으며
✔️ 구글 캘린더 및 구글 드라이브의 파일도 조작할 수 있는 등
수동으로 하나씩 해야 하는 작업들을 스크립트 한 번 실행으로 끝낼 수 있습니다.
[업무자동화 프로젝트별 활용]
저는 회사에서 마케팅 관련 업무를 하다보니 설문지를 만들어 설문을 요청하는 작업, 이벤트를 진행하여 추첨하는 작업 등도 하고 있습니다.
지금까지는 하나하나 복사와 붙여넣기를 하고, 하나하나 체크하면서 당첨자를 선정했는데, 이 또한 구글 앱스 스크립트를 사용하면 간단하게 해결이 가능하더라고요?!
처음에 구축할 때만 조금 어려울 수 있을 뿐 앞으로도 해야 하는 업무라면 이 책을 보며 시스템 구축을 하면 좋을 것 같습니다.
똑같은 업무를 처리하더라도 시간을 효율적으로 사용할 수 있는 방법이 알고 싶다면, 《실전에서 바로 써먹는 업무자동화》를 꼭 읽어보셨으면 좋겠어요.
저는 변화를 조금 두려워하는 편이지만, 빠르게 변화하고 있는 일하는 방식에 적응하지 못하고 따라가지 못하면 결국 힘든 건 저일 것 같더라고요.
예전에 일했던 방식을 고수할 필요는 없다고 생각합니다.
조금 더 효율적으로 일할 수 있는 방법이 있다면 《실전에서 바로 써먹는 업무자동화》와 함께 적극 활용해 보시길 바랄게요.
또한 부록에는 요즘 많이 사용하는 ChatGPT를 구글 스프레드시트에서 바로 활용하는 방법이 있으니, 남들보다 빠르고 더 편리하게 ChatGPT를 사용해 보세요!