시간을 줄이고 성과는 늘리는 생산력 법칙 <그는 어떻게 그 모든 일을 해내는가>

그는 어떻게 그 모든 일을 해내는가 - 똑같이 일하고 최고의 성과를 이끌어내는 핵심기술
로버트 포즌 지음, 차백만 옮김 / 김영사 / 2015년 5월

얼마 전에(찾아보니 2013년) ‘24시간이 모자라’라는 노래가 꽤 인기를 끌었습니다. 본래 노래가 의도한 바는 아니겠지만 24시간이 모자라는 대표적인 부류가 ‘직장인’이 아닐까 싶습니다. 바쁘게 일하고 야근에 시달려도 일은 늘 많습니다. 한 여행사에서 매년 전세계 24개국 직장인을 대상으로 휴가관련 인식을 조사해 왔는데, 그 결과 2013년과 2014년 2년 연속으로 한국 직장인이 휴가를 가장 적게 사용하는 것으로 조사됐다고 합니다. 그리고 평균 근무시간은 주 45.1시간으로 OECD국가 중 당당히 1위를 차지하고 있죠.

물론 일 자체가 많은 게 첫 번째 원인일 수 있겠지만, 주변을 둘러보면 분명 일도 잘 처리하면서 자기계발도 열심히 하고 가족과 충분한 시간을 보내는 사람도 있습니다. 핵심은 생산력에 있다고 할 수 있습니다. 그리고 이 책은 우리가 직업에서 생산력을 높일 수 있는 구체적이고 실용적인 조언이 담긴 책입니다.

목차만 살펴보셔도 저자가 ‘생산력’을 얼마나 강조하는지 알 수 있습니다. 이 책은 총 다섯 파트로 구성되어 있는데, ‘Part 1 생산력의 3대 핵심 아이디어’에서는 제목 그대로 생산력을 위한 기본적이자 핵심적인 세 가지 지침에 대해 알아봅니다. 이어지는 ‘Part 2 일상에서 활용하는 최강의 생산력 기술’에서는 단기목표를 엄격하게 실천하는 방법을, ‘Part 3 개인생산력을 극대화하는 3가지 방법'에서는 성공적인 지식노동자가 되기 위한 핵심기술을 발전시키는 방법을 알아봅니다. ’Part 4 생산력을 끌어올리는 인간관계의 기술'에서는 조직 내에서 개인생산력을 적절하게 활용하는 방법을 알아보고, 마지막 ‘Part 5 삶의 질을 끌어올리는 최강의 생산력 기술’에서는 장기적인 진로를 결정하는 데 필요한 사고의 틀을 제시합니다.

대략 이렇게만 살펴보셔도 뭔가 감을 잡은 분이 계실 것 같기도 한데요, 저자는 모든 지식노동자를 대상으로 쓰인 책입니다. 즉 사회에 막 진출한 사람부터 중간관리자, 고위임원에게 필요한 내용을 두루 담다보니 일부 내용은 독자에 따라 딱히 읽어볼 필요가 없는 부분도 있습니다. 예를 들면, 진로계획에 대한 내용은 중간관리자 이상에게는 그냥 넘어가도 되는 부분이고, 출장일정 관리나 연설에 대한 부분은 고위임원을 위한 부분입니다. 이 책을 읽을 분들은 현재 자신의 상황에 필요한 부분을 선택해 집중적으로 읽어보시는 게 좋을 것 같습니다.

그리고 외국의 기업문화와 우리나라의 기업문화에 차이가 있을 수밖에 없으니 저자가 건내는 조언 중 우리나라 실정에 아직은 맞지 않는 내용도 있습니다. 이런 부분은 현명하게 소화하시기 바랍니다. 그럼에도 불구하고 확실한 사실은 분명 고개를 끄덕이게 하거나 밑줄을 긋고 되새겨볼 부분 또한 많다는 겁니다.

‘생산력’을 위해서는 투입(input) 대비 산출(output)의 효율을 높이는 것이 중요합니다. 효율을 높이기 위해서는 투입하는 시간과 노력을 잘 관리하는 게 중요하겠죠. 저자는 “목표달성에 얼마나 많은 시간을 투입하느냐가 중요하다기보다는 달성하기로 계획한 결과물에 집중하는 것이 더 중요하다”고 강조합니다. 즉 저자가 강조하는 ‘개인 생산력’이란 목표를 달성하는 과정에서 ‘양적 질적 결과물’을 말합니다.

그리고 그런 생산력을 위해서는 모든 업무에 착수하기에 앞서 먼저 왜 그 일을 해야 하는지, 원하는 결과물이 무엇인지 신중하게 고민하라고 합니다. 그리고 모든 과업을 ‘중장기 과제(향후 3개월에서 24개월 동안 직장에서 이루려는 목표)’와 ‘우선순위에 따른 실천사항’에 의거해 시간을 할애하라고 조언합니다. 이렇게 해야만 하고 싶은 일만 하고, 하기 싫지만 중요한 일은 자꾸 미루는 습관을 버릴 수 있고, 지나치게 완벽을 추구하다보니 제때 일을 마무리 짓지 못하는 비생산적인 습관을 고칠 수 있습니다.

저자의 조언 중 간단하지만 당장 업무 효율을 높일 수 있는 원칙이 있습니다. ‘오하이오 원칙: 지금 당장 한 번에 처리하라’는 조언인데요, 오하이오란 '한 번에 처리하라(Only Handle It Once)'의 줄임말입니다. 즉, 우선순위가 낮은 사안들은 가능하면 발생한 순간에 즉시 처리해야 한다는 뜻입니다. 우선순위가 낮은 사안들을 미루다가 여러 개 쌓이게 되면 결국 더 많은 시간을 허비하게 되기 때문인데요, 결국 중요한 일을 처리할 시간까지 갉아먹는 결과가 생기기도 합니다. 굳이 오래 고민할 필요가 없는 사안은 빨리 처리해버리는 게 좋겠죠. 우리의 시간과 집중력에는 한계가 있고, 심사숙고 해야 할 높은 우선순위의 업무가 있으니까요.

멀티태스킹에 대한 부분도 인상적입니다. 저자는 멀티태스킹은 우선순위가 낮은 업무를 처리하는 데만 사용하길 권합니다. 얼핏 멀티태스킹이 뛰어난 업무능력의 상징으로 여겨질 수도 있지만, 실제로 사람의 뇌는 2가지의 일에 집중하는 능력이 없다고 합니다. 즉, 2개 이상의 일을 왔다 갔다 하는 것일 뿐이고 오히려 주의력이 분산되어 시간과 에너지가 낭비되는 결과를 초래한다고 합니다.

또한 불충분을 인정하라는 부분도 꼭 짚고 넘어가야 할 부분입니다. 저자의 말을 그대로 옮겨보겠습니다.

“업무의 중요성과 상관없이 모든 일을 완벽하게 처리하려는 지식 노동자들은 결국 우선순위가 낮은 업무에만 매달리기 미련이며, 그 결과 정작 가장 중요한 목표는 놓치고 만다.”

효율적으로 일을 처리하기 위해서는 완벽주의 성향을 극복하고, 우선순위가 높은 중장기과제를 달성하는데 추가로 시간과 노력을 투자하는 게 현명할 겁니다.

이 외에도 ‘회의 중에 어려운 용어는 피하라’는 내용이나 ‘지나치게 약어를 자주 사용하는 것도 유의해야 한다’는 부분도 일상에서 자주 느끼지만 적극적으로 개선하려고 하지 않았던 내용이라 뜨끔한 기분이 들었습니다. 특히 약어 사용에 대한 부분은 얼마 전에 읽은 <일론 머스크, 미래의 설계자>에도 나오는 내용인데요, 약어는 그 의미를 알지 못하는 신규직원과의 소통을 방해하기도 하고 회의 중에 그 뜻을 모르더라도 모른다는 사실을 알리고 싶지 않아 아무 의견 없이 지나가게 하는 등 오히려 조직에 방해가 되는 결과를 가져오기도 합니다. 일론 머스크도 이런 부분에 대한 염려 때문에 전직원에게 약어 사용의 문제점을 지적하는 메일을 보냈다고 합니다.

시중에는 이 책 외에도 시간관리나 생산성과 관련해서 좋은 내용이 담긴 책이 많이 있습니다. 정답이 있기보다 자신에게 맞는 노하우를 찾아내는 게 중요하겠죠. 말씀드린 대로 <그는 어떻게 그 모든 일을 해내는가>는 좋은 내용이 담겨 있는 책이지만, 첫 페이지부터 마지막 페이지까지 모든 내용을 완벽하게 파악할 필요는 없습니다. 저 개인적인 생각으로는 Part 1 전체와 Part 2 중 ‘당신의 일상은 생산적인가’까지는 공통적으로 읽으신 후 나머지 내용은 직급과 상황에 맞게 선택해서 읽어보시는 게 좋을 것 같습니다. 여기에 더해 각 내용별로 마지막 페이지에 체크 포인트가 정리 되어있어 각자 자신의 상황을 점검해 볼 수 있고, 페이지 중간 중간 갖가지 정보와 팁이 제시되어 있으니 얻어갈 내용이 많습니다.

링크드인(Linkedin)의 최고경영자 제프 와이너(Jeff Weiner)는 “시간관리의 핵심 중 하나는 일정에 따라 계속해서 수동적으로 반응하는 것이 아니라 적극적으로 생각할 시간을 따로 마련하는 것이다.”라고 말했다고 합니다. 생산성을 높여 더 이상 시간에 지배당하지 않도록 저자가 전하는 메시지를 다시 한 번 되새겨 봐야겠습니다.