책상이 지저분해도 머릿속이 정리된 사람 책상이 깨끗해도 머릿속이 복잡한 사람

책상이 지저분해도 머릿속이 정리된 사람 책상이 깨끗해도 머릿속이 복잡한 사람 - 업무 효율을 100배 높이는 두뇌 정리의 기술
나가노 게이타 지음, 김남미 옮김 / 위즈덤하우스 / 2011년 7월

나는 선천적으로 정리를 못하는 사람이다. 해병대 출신인 아버지는 모든 것을 각을 세워 정리를 하신다. 이불장 속의 이불, 빨래 뿐만 아니라 책상 서랍에 들어있는 각종 문구류까지 줄을 서 있다.
이런 아버지는 내 책상서랍이 늘 불만스러웠던지 늘 내게 주변을 정리하라고 말씀하셨다.

42세가 된 지금, 내 책상은 역시 복잡하다.

하지만 책상이 복잡해도 내가 해야 할 각종 일들을 놓치는 일 없이 잘 처리하며 살아왔다.

그런데 올해 처음으로 '부장'이라는 감투를 쓰게 되었다. 평상시 업무의 5배 가량 늘어나자, 서서히 실수가 쏟아지지 시작했다. 해야 할 일처리를 놓쳐서 못하는 일도 생기고, 시간에 쫓기다 보니 부실한 일처리에 자괴감을 느낀 적도 있다. 드디어 내가 변했다. 책상이 지저분해도 머릿속이 정리된 사람이었는데, 이제는 책상도 지저분하고, 머릿속도 복잡해졌다.

  나 하나 손가락질 당하면 문제가 되지 않지만, 엉뚱한 일처리로 내가 속한 부서 전체를 욕먹게 만들 수는 없다는 생각을 가지고 있던 차에 이 책을 만나게 되었다. 

머릿속, 작가는 지적 키친이라 부르고, 중요한 정보를 요리 재료로 설명한다.

지적 키친을 차지하고 있는 유,무형의 정보와 도구, 자료 등을 적절하게 처분해야만 정리가 된다고 하면서 정리의 세 가지 원칙을 소개해 준다.

첫째, 자기 평가의 축으로 반드시 내게 필요한 것만 챙기고 나머지는 과감하게 정리하라는 것이다.

윗사람이 준 정보나 책, 서류등을 귀하다고 끼고 있을 것이 아니라 내게 필요가 없는 것이면 정리를 해야 한다는 말이다.

둘째, 시간의 축으로 정리하는 방법으로 모든 자료에 날짜를 기록하여 보관하라는 것이다.

어떤 정보를 정리할 때 가치성을 판단하기 상당히 어려운 경우가 있다. 그때 바로미터가 되는 것이 바로 날짜다. 날짜를 기준으로 우위성을 판단하면 실수가 없을 것이라고 말한다.

세째, 금전의 축으로 정리를 하는 방법으로 다양한 행동과 정보를 금전의 축에 적용하여 정리하면 보다 수월하다고 일러준다.

그리고  정보를 처리하는 몇 가지 TIP을 준다.

우리가 정보를 볼 때, 디지털 기기들을 이용해 정보를 보는 경우가 많은데, 반드시 자료를 종이에 인쇄하고 사라지지 않는 종이로 업무를 관리하면 두뇌의 부담을 줄일 수 있다고 한다. 나도 수 많은 컴퓨터 자료 파일 중에 정말 중요하다 생각되는 자료는 반드시 출력하여 종이 형태로 보관을 해 두고 보는 편이다. 컴퓨터 파일을 몇 번씩 열어봐도 머리속으로 잘 들어오지 않기때문에 프린터 해 두고 보면 훨씬 머리속에 잘 입력되는 것을  몸소 체험하고 있다.

  메일을 쓸 때 상당방이 스팸메일이라 생각하지 않도록 주요 정보를 제목에 먼저 제시하는 방법, 그리고 중요한 내용은 첨부파일로 보낼 것, 손 닿는 곳에 파일 진열대를 구비하면 집중력과 정리 능력이 저절로 높아진다고 알려 준다. 뿐만 아니라 이 책 뒷편에 첨부되어 있는 가슴일정표를 늘 휴대하면 건망증 걱정은 안 해도 된다고 한다. 사실 일정표라는 것이 초등학교를 졸업하는 순간 나의 생에서 사라졌는데 다시 한 번 등장시켜볼까하는 생각도 들었다.

정보를 처리할 때 우리는 정보 유출걱정이나 종이처리가 귀찮아 망설이는 경우도 많은데, 작가는 이때 문서절단기를 사용하라고 일러준다. 인쇄를 하여 종이를 생산했으면 과감히 종이 출구도 생각해 놔야 한다는 것이 작가의 주장이다.

  나는 회사에 다니는 비즈니스맨도 아니고, 위, 아래로 상사 , 부하직원을 가지고 있는 계층도 아니다. 교사라는 직업은 아이들을 대상으로 하고, 동료 교직원들과 생활하는 것이 전부이다 보니 대인관계에서 발생하는 작업은 그다지 많지 않다. 하지만 가르치는 일외에 행정적 업무가 부단히 늘어가는 요즘이다 보니, 작가의 머리속 정리 방법이 내게 무척 유용하게 쓰일 것 같다.

이 책을 읽고 나니 작가가 일러주는 대로 생활하면 머리속이 복잡하여 길을 잃고 헤매는 경우의 수는 줄어들 것 같다. 열심히 부지런히 정보를 만들고 처리하는 올바른 사회인으로 자리잡을 수 있을 것 같다.