7가지 보고의 원칙 - 남충희 작가

7가지 보고의 원칙 - 성공과 실패 사례로 엮은 경영 다큐멘터리
남충희 지음 / 황금사자 / 2011년 11월

 

학교, 직장, 군대, 가정 등 '보고'는 우리의 삶에서 떼어 놓을 수 없는 것이라 생각합니다.

그리고 '보고'는 서로 소통(疏通)을 하는데 상당히 중요한 요소라고 생각합니다.

직장에서 열심히 일을 많이 했는데 보고의 순서를 잘못해서 저평가를 받거나 무능한 사람처럼 낙인 찍히는 일이 있을 것이고, 며칠 밤을 새워 프레젠테이션을 준비했는데 제대로 발표하지 못해 불이익을 받는 경우도 있을 것이고, 학생들은 팀활동이나 개인 레포트나 보고서에서 좋은 성적을 받지 못할 수도 있습니다.

이처럼 보고는 누구에게나 스트레스가 됩니다.

보고를 하는 것에 대해 체계적으로 배운 일이 없기 때문입니다.

누구나 보고를 잘해서 홈런을 치기를 원하지만 현실은 삼진아웃을 당하는 미운 오리입니다.

잘못된 보고를 올려도 어떤 부분이 잘못 되었는지 친절하게 피드백을 해주고 고쳐주는 상사가 거의 없고, 무조건 화를 내거나 윽박지르고, 서류를 집어 던지며 다시 해오라는 말만 하는 경우가 대부분이기 때문입니다.

이 책은 다양한 사례를 통해 잘못된 보고의 문제점은 무엇인지 알려주고, 어떻게 고쳐야 하는지,  체계적으로 잘된 보고를 하려면 어떻게 해야 하는지 알려줍니다. 단순한 이론서가 아니라 실제 직장 생활의 살아있는 사례가 체계적으로 정리된 실용서입니다. 

보고를 잘못하게 되면 내가 하는 업무에 대해 상사가 그 위의 상사에게 속된 말로 깨지는 일이 발생하게 됩니다. 반대로 보고를 잘 하면 조직에서 인정받는 최강부하가 될 수 있습니다.

작가는 20년간 다양한 경험을 통해 어떤 보고가 가장 효율적이고 행복한 조직을 만드는데 필요한 커뮤니케이션 스킬은 무엇인지를 사례, 삽화, 각주, 부가 설명 등을 통해 알기 쉽게 설명해 줍니다. 70편에 이르는 실제 업무의 사례를 통해 현재 독자들의 '보고' 방식에 어떤 부분에 문제가 있는지 깨닫게 해주고 그것을 잘 된 '보고'의 형식으로 고칠 수 있게 해줍니다.

'7가지 보고의 원칙'의 전체 구성은 서론, 본론(7가지의 보고의 원칙을 사례와 함께 설명하는 형식), 결론으로 전개되고, 각 장이 끝날때는 친절하게 정리를 해주어서 각 장에서 터득한 보고의 원칙을 현재의 업무에 적용할 수 있게 해줍니다.

보고의 원칙중에 '구조적 사고의 원칙' '두괄식 표현의 원칙'이 있어서 그런지 책이 참 읽기 쉽습니다.

마치 이노베이션한 것처럼 자칫 딱딱해 질 수 있는 내용을 말랑말랑한 느낌으로 7가지 보고의 원칙을 알기 쉽게 설명한 논문이라는 느낌을 줍니다. 자기계발서를 소설 읽듯이 편하고 재미있게 읽을 수 있는 것은 작가의 엄청난 노력의 산실이라 생각합니다.

 

7가지 보고의 원칙에 숨겨진 비밀은 무엇인지 살펴보고자 합니다.

보고의 원칙 1. 고객지향의 원칙 

어느 기업이든 고객을 위한 맞춤 마케팅을 통해 제품을 출시해야 시행착오의 손해비용이 발생하지 않고 히트치는 성공을 할 수 있습니다. 그래서 작가는 철저한 고객 분석의 자세가 중요하다고 강조하면서 보고를 할 때도 단 5분만이라도 사전에 고객을 분석한 후에 보고를 하라고 말합니다.

그리고 고객지향의 사고를 하는 것이 성공의 필요조건이라고 '직장인 K의 사례', '대장금의 한상궁의 사례'를 들어가며 강조합니다.

고객지향을 할 때도 상대를 정확하게 찾아서 겨냥하는 정확성의 원칙이 담겨 있어야 합니다.

"당신의 보고가 고객의 머릿속에 남기려는 것이 정확하게 뭡니까?" 이 내용이 머릿속에 남네요.

각장의 마지막에는 소결론과 생각하는 시간을 통해 각 보고의 원칙을 정리하고 실제 업무에 적용해 보게 합니다.

보고의 원칙 2. 구조적 사고의 원칙 

작가는 구조적 사고를 통해 미리미리 생각해하고 '첫째, 둘째, 셋째' 식으로 말하는 습관을 가지라고 말합니다. 아침에 출근하면서 오늘 해야할 일을 미리 생각하고 전체 업무를 대분류, 중분류, 소분류 해서 구조를 짜 놓고 중요성과 완급까지 생각해 놓으면 상사가 어떤 질문을 하더라도 자신의 업무에 대해 핵심만 보고할 수 있게 되어 상사의 신뢰를 받게 된다고 말합니다.

구조적 사고 방식으로 보고 할 때는 이렇게 말하라고 합니다.

"미래에 예상되는 문제점 한가지, 그 원인 세가지, 그리고 해결책 두 가지를 말씀 드리겠습니다."

좋은 보고는 그 내용이 구조적인 보고인데, 구조적인 보고를 하려면 구조적인 사고를 해야합니다.

보고의 원칙 3. 두괄식표현의 원칙

작가가 보고의 원칙 3에서 말하려는 것은 보고하려는 것의 핵심을 10초 또는 1분 내에 말해야 하는데, 정확히 파악해서 중요한 것부터 먼저 산뜻하게 보고할 수 있는 능력을 길러야 한다고 말합니다.

복잡한 사안에서 핵심을 파악해서 보고하거나 발표해야 합니다.

아래의 2018년 동계올림픽 평창의 유치전략에 대해 발표하려 할 때 개조식 구성을 읽어야 할 텍스트가 많아 핵심을 바로 알기가 어려운 구조입니다.

이 내용을 다음과 같이 두괄식 표현으로 수정하면 알기 쉽고 이해가 빠르게 됩니다. 

보고의 원칙 4. 미래지향성의 원칙

상사가 부하에게 늘 확인하고 싶은 것은 '이 친구가 과연 앞을 보고 달리고 있나?', '미래의 상황에 대비하고 있나?'입니다. 그래서 미래에 관한 정보와 대책이 포함된 보고를 항상 원합니다.

아래의 두 가지 사례의 내용은 미래를 대비하지 않아 혼난 사례와, 미래를 대비하는 자세로 칭찬을 받은 사례입니다. 혼난 이유는 공사 현장에서 벽돌 재고를 파악하지 않아 벽돌이 없어 3일간 공사를 못하게 되었기 때문이고, 칭찬 받은 경우는 며칠 후에 비가 온다는 일기예보를 듣고 자재 보호를 위해 비닐 구입을 건의한 것입니다.

작가는 미래를 내다보느냐 그렇지 않느냐의 차이가 두 사람의 미래의 운명을 가르게 된다고 합니다.

보고의 원칙 5. 건의형의 원칙

작가는 보고의 핵심은 건의라고 말합니다.

보고 하기 전에 내가 과연 생각했고, 그 생각을 과감히 제시했는지 스스로 점검하라고 합니다. 그리고 자율성과 창의력에 대한 문제 인식, 전문서적 독서, 소명의식의 견지, 조직 문화에 대한 민감성을 유지하라고 합니다.

그러면서 자신감에 찬 창의적인 생각을 내놓으려면 독서를 많이 해서 자신의 분야에서 전문가가 되라고 말합니다. 연구결과에 의하면 전문가는 만들어지는 것이지 태어나는 것은 아니라는 말을 통해 누구나 노력에 의해 전문가가 돌 수 있다고 희망을 불어 넣어 줍니다.

아래 내용은 바다 속에 세계 최대의 지름과 최고 길이의 파이프 라인을 가장 깊은 곳에 상공적으로 설치한 프로젝트 시공 책임자에 대한 내용입니다.(p. 181~183)

그는 혁신적인 방법으로 프로젝트를 성공하였는데 그 아이디어는 평소 하루 3시간씩 꾸준히 전문 잡지를 10개 구독하면서 필요한 것을 스크랩 하는 것을 통해 아이디어를 얻었다고 말하였습니다.

독서를 통해 기존 시공 방식의 문제점을 뛰어넘는 세계 최초의 이노베이션한 방법을 생각하여 많은 사람들의 반대를 뛰어 넘고 설득하여 프로젝트를 성공한 것입니다.

보고의 원칙 6. 적극성의 원칙

작가는 적극성의 원칙을 말하면서 어떠한 형태라도 상사의 요구는 지시이므로 적극적으로 지시를 받아들이라고 합니다. 지시 수용의 적극성, 업무 추진의 적극성, 보고의 적극성이 상사를 감동하게 한다는 것입니다. 

그러면서 보고의 타이밍을 놓쳐 상사의 신뢰를 잃지 말하고 당부합니다.

보고의 원칙 7. 조심성의 원칙

작가는 조심성의 원칙을 말하면서 의사표시를 적극적으로 하는 것은 좋지만 적극성이 상사에 대한 '배신'과 '도전'으로 인식되지 않도록 조심하라고 합니다. 함부로 말하지 말고 표현의 적정선을 지키라고 합니다.   

조직의 리더십과 상사라는 권위, 최종 결정 권한에 대한 세심한 존중심을 상실한 생각없는 적극성과 지속성은 위험하다고 말합니다.

상사의 말에 적극적으로 반대의견을 말하고 사사건건 시비를 거는 것처럼 비쳐지면 '언젠가는 이빨을 드러낸 새끼 호랑이를 키우는 것은 아닌가?'라는 생각에 부하를 견제 대상으로 여길 수 있다고 합니다. 그리고 이런 속내를 말하지 않습니다. 대부분의 상사들은 부하의 잘못에 대해 친절하게 피드백을 해주지 않기 때문입니다. 

충분한 신뢰관계가 형성되기 전까지는 조심하라고 충고합니다.

결론  홈런 치는 백조

결론에서는 책의 첫머리에 등장했던 김팀장이 보고를 잘못해서 혼난 일에 대해 생각하고 고민하며 새로 보고서를 완성합니다.

결론적으로 진척률에 대한  한가지, 4P로 구분한 4가지,  건의 두 가지 등 총 7가지 요점을 보고하며 칭찬받는 내용을 말해주고 있습니다. 이 결론 부분을 통해 작가가 강조한 '7가지 보고의 원칙이 녹아 있는 보고란 이런 것이다'라는 것을 보여주고 있습니다.

  

작가의 '7가지 보고의 원칙'을 기억하기 쉽게 그림으로 표현하였습니다.(p. 37~38)

   1. 고객지향 : 여러분의 ‘눈’은 늘 고객을 바라본다. 즉 고객지향은 모든 보고 준비의 시작이다.

   2. 구조적 사고 : 그 후 여러분은 ‘머리’를 가지고 구조적으로 생각한다.

   3. 두괄식 표현 : 여러분은 ‘입’으로 말할 때 두괄식으로 표현한다.

                             즉, 결론부터 먼저 말하는 것이다.

   4. 미래지향성 : 보고의 내용에는 반드시 ‘앞을 가르키고 있는 오른손의 손가락’처럼

                            미래지향적인 내용이 포함되어야 한다.

   5. 건의형 : 또한 보고의 내용에는 “이렇게 해보시지요”라고 ‘제시하는 왼손’처럼 건의,

                     즉 ‘여러분의 생각이 제시’돼야 한다.

   6. 적극성 : 보고의 방법 면에서 화장실까지 '앞발'로 열심히 쫒아가 상사에게 보고하는

                     적극성이 긴요하다.

   7. 조심성 : 적극성에는 여러가지 위험성이 따른다.

                    ‘뒷발’은 땅에 디디고 몸의 균형을 조심스레 유지해야 한다

작가는 책머리에서 이 책을 쓴 이유에 대해서 밝히고 있습니다.

작가가 미국에서 박사공부를 할 때 열성적으로 논문지도를 해 준 교수님에게 마음의 빚을 졌다고 말합니다. 지도교수는 작가에게 "생각하는 방법"을 가르쳤다고 말합니다. 지도교수도 과거에 샌배들로부터 열성적인 지도를 받은 후에 선배님이 '나중에 너도 나에게 받았던 정성을 후학들에게 돌려주라'는 것을 작가에게 말해 주었다고 합니다. 그러겠다고 약속을 하였는데 실천하지 못하고 20년간 마음의 빚을 지고 살다가 이 책을 통해 후배들에게 '생각하는 방법'을 가르쳐 줌으로 마음의 빚을 내려놓게 되었다고 합니다.

이 책을 읽었으니 저도 작가의 정성과 열정이 깃든 지도를 받은 셈이 되는 것이네요.

배운 것을 업무에 적용하여 경험을 쌓고 내공을 길러 후배들에게 돌려주는 역할을 잘 감당해야 할 것 같습니다.  

이 책을 보고 난 후 마음에 와 닿는 것은 7가지 보고의 원칙을 지키며 체계적인 보고를 하기 위해 꾸준히 노력해야 하고, 전문가가 될려면 꾸준히 연습해야 한다는 것과, 전문 분야에 대한 꾸준한 독서를 강조한 부분에서는 지금도 꾸준히 독서를 하고 있지만 내가 하고 있는 일에 대한 책읽기를 좀 더 집중적으로 열심히 해야겠다는 목표를 갖게 되었습니다.

그리고 어떻게 하는 것이 상사를 만족시키는 보고인지를 깨닫게 되었습니다.

완벽한 보고를 할 수 있을 때까지 이 책을 반복해서 읽고, 각주까지 꼼꼼하게 챙겨보면서 이 책의 내용을 내것으로 만들어 나갈 것입니다.

보고를 받고 있는 입장의 분들은 이 책을 구입해서 신입사원이나 아랫사람들에게 선물로 주면 좋을 것 같습니다.  보고를 해야 하는 직장인, 보고의 체계를 잘 하고 싶은 분들은 이 책을 필독서로 보셔야 하고, 학생들과 처음 직장에 들어가는 청년들, 성인에게 이 책을 적극 추천해 드립니다.

지금껏 우리는 조직 내 커뮤니케이션, 특히 가장 결정적인 보고에 대해 체계적으로 배운 적이 없다. 사실 심각히 생각해본 적도 드물다. 보고는 승진에 결정적인 역량이다. 매일매일 하는 업무다. 상사와의 관계를 규정짓는 핵심 요소다. 보고의 결과가 천당과 지옥을 가른다. 보고는 직장에서 여러분의 삶의 질을 향상시키는 요긴한 기술이다. (p. 17)

“당신의 보고가 고객의 머리 속에 남기려는 것이 정확히 뭐지?” 보고서를 만들려는 사람에게, 심지어 보고서를 완성한 사람에게 이러한 질문을 해보자. 열 명 중 아홉은 선뜻 대답하지 못한다. 고객지향은 ‘Hitting the Points’가 중요하다. 정확성이 고객지향 원칙의 생명이다.(p. 56)

사장은 긴 보고를 절대로, 결단코 좋아하지 않는다. 요점을 추려야 한다. 현상, 원인, 결과, 대책 측면의 요점을 추려야 한다. 그리고 그중에서도 가장 중요한 핵심을 뽑아야 한다. 그 핵심 중에서 서론과 본론은 빼고, 우선적으로 결론을 먼저 보고하라.(p. 69)

한 가지만 기억하자. 여러분의 상사는 지금 정신이 없다. 인내심을 유지하기가 힘들다. 긴장을 싫어 한다. 그러니 두괄식으로 보고하라. 핵심과 결론을 먼저 말하라. 적어도 그렇게 할 수 있는 능력은 갖추어라.(p.143)

사장의 입장에 서보자. 미래지향적인 보고가 얼마나 기특한가? 전략적 판단이 포함된 보고라면 더할 나위 없다. 매사에 미래를 내다보며 전략적 판단을 하고자 끊임없이 노력하는 임직원은 분명 성공한다.(p. 155)

보고의 핵심은 건의다. 보고 전에 스스로 점검하라. 내가 과연 생각했고, 그 생각을 과감히 제시했는지. 피하지 마라. 보고는 나의 성장의 도구다. 방법은 있다. 자율성과 창의력에 대한 문제 인식, 전문서적 독서, 소명의식의 견지, 조직문화에 대한 민감성 유지가 그것이다. (p. 205)

상사의 지시는 완벽하지 않다. 적극적으로 찾아가라. 질문하라. 그래서 상사의 지시를 발전시켜라. 이러한 적극성만이 상사를 돕는 일이다. 상사는 근본적으로 그러한 부하의 적극성을 고마워한다.(p. 218)

적극성의 위험성은 여러분이 직속 상사(예를 들어 사장)와 함께 그 직속 상사의 윗사람(예를 들어 회장)에게 보고할 때 나타난다. 흔치 않은 기회이기에 여러분은 흥분하기 쉽다. 그래서 직속 상사(사장)의 존재를 간과하기 쉽다.(p. 272)

자기 세계를 인정받기 위해서는 피나는 연습을 해야 한다. 내가 하루를 연습하지 않으면 나 자신이 알고, 이틀을 연습하지 않으면 친구가 알고, 사흘을 연습하지 않으면 관객이 안다. 세계적인 피아니스트, 루빈스타인(세계 최고가 된 비결을 묻는 질문에 대한 답) (p. 281)

남충희 남충희 작가는 서울대학교 농공과를 졸업했습니다. 대학재학 중 [나 어떡해]라는 곡으로 대학가요제에서 우승을 차지한 샌드페블스 회장을 지냈고, 육군장교로 복무하고 미국 스탠퍼드 대학교에서 석사와 박사학위를 취득했습니다. 하버드 대학교 경영대학원에서 최고경영자과정도 수료했습니다. 작가는 군대, 대학, 사기업, 연구기관, 학회, 정부, 공기업, 정치계, 음악단체, 봉사단체, 그리고 글로벌 기업을 두루 경험했어요. 미국, 한국, 중국 등에서 혁신, 경영전략, 지역경제, 정무, 도시개발, 문화산업개발 등의 업무를 수행해왔습니다. 이러한 저자의 다양한 경험은 수많은 조직과 단체의 핵심을 관통하는 공통점, 즉 보고하고, 보고받으며 꿰뚫어본 '보고의 원칙'을 집필할 수 있는 원천이 되었습니다. 모교인 스탠퍼드 대학교에서 교수로서 혁신을 연구하고 가르치다가, 귀국하여 쌍용건설과 쌍용경제연구원 이사, 쌍용그룹 회장 자문역을 맡아 경영현장에서 경영전략과 경영혁신 업무를 수행하였습니다. 그 후 한국건설산업연구원 선임연구위원을 거쳐, 부산광역시 정무부시장, 부산시장 경제고문으로서 지역의 산업구조개편, 외자 및 민자유치, 기업지원, 아시안게임 준비, 시정혁신, 그리고 정무적 업무의 책임을 맡았습니다. 공기업인 센텀시티(주) 대표이사, 사장으로서 부산 해운대에 센텀시티라는 대형 첨단복합도시 개발사업을 기획하고 국내외 투자를 유치하여 성공적으로 완성했고, 부산심포닉밴드의 이사장 단장을 맡아 문화사업에도 헌신했습니다. 잠시 정치에 발을 들여놓아 대전광역시 시장 후보로 출마하여 선거를 치르기도 했습니다. 기업으로 돌아와 SK건설(주) 상임고문을 거쳐 SK텔레콤(주) 사장, 도시개발사업단장으로서 중국 베이지 등지에서 문화창의산업단지 등 대규모 첨단도시 개발사업을 수행했고, 중국 쓰촨성(四川省)의 수도인 청두(成都)시 고문으로서 문화산업 및 관광산업의 구조혁신, 그리고 대학 혁신에 관한 자문에 응했습니다. 현재 대형사업관리 및 투자유치 회사인 마젤란 인베스트먼트(주)의 회장을 맡고 있으며,한국과학기술원 기술경영전문대학원 겸직교수로서 혁신을 가르치고 있습니다. 지난 20여 년간 다양한 기업, 학회, 단체, 대학에서 300여 차례 강연했습니다. 주제는 경영전략, 경영혁신, 리더십, 조직문화, 프로젝트관리, 도시개발, 조직 내 커뮤니케이션 등 다양합니다. 한국스카우트연맹 중앙 이사 훈련팀 부교수로서 청소년 육성을 위한 봉사활동에도 열심입니다. 그동안 각종 정부기관, 공기업의 자문위원, 대한상사중재원 중재인으로서 활발히 공헌해왔습니다.