기획의 정석 - 실천편

기획의 정석 실전편 - 제안서 PPT편 ㅣ 기획의 정석 시리즈
박신영.최미라 지음 / 세종(세종서적) / 2016년 2월

많은 회사원들은 회사에서 기획과 보고서 작성에 많은 시간을 들인다.

회사 내부에서 발표나 보고용으로 또는 외부에서 중요한 투자유치나 발표용 등으로 수많은 PPT를 작성한다.

건축을 하고 있는 나도 건축주에게 설계 시안을 보여주기 위한 PPT작성을 많이 해 왔지만

PPT를 만들때마다 디자인과 문구 작성에 어려움을 겪곤 한다.

이 책을 읽기 전까지는 PPT도 보고용과 발표용, 문서로 가득한 PPT와 그림위주로 만들어진 PPT 등으로 구분한다는 것도 처음 알았다.

그저 시간에 쫓겨 만들기 급급했지 어떻게 만들지 생각할 시간은 없었던 것 같다.

예전에 읽은 '그리드를 파과하라'에서는 기획서 만들 시간이 아깝고 새로운 업종 등에 대해서는 비교할 대상이 없어서 기획서 자체가 무의미하다고 얘기했지만 아직까지는 현실적으로 PPT를 만들어야 하는 사람들이 많기 때문에 이 책은 참으로 유용한 것 같다.

대부분 PPT를 만들때는 하고 싶은 말 또는 보여주고 싶은 것이 많아 많은 양을 만들기만 하면 좋은 것같아서 엄청난 양을 만들어 낸다.

만드는 사람 입장에서 만들다 보니 양은 많고 정리는 잘 안되는 복잡한 PPT가 많은 것이 사실이다.

여기서는 일단 작성자 위주가 아닌 듣는 사람 위주로 만들어야 한다는 것이다.

지금까지 PPT를 만들면서 듣는 사람을 생각하면서 만들었던 적은 없는 것 같다.

물론 PPT를 만들때 아 누구 누구에게 보여주는 것이니까 이렇게 만들어야지 하고 생각을 하면서 작성을 하기는 하지만 오로지 듣는 사람만을 위주로 PPT를 구성하고 만들었던 적은 없는 것 같다.

그렇기 때문에 "what? - 그게 뭔데?' 라는 질문을 끊임없이 하면서 PPT를 만들어야 듣는 사람이 한번 듣고 궁금증이 확 가실 수 있다고 한다.

이런 PPT를 처음부터 막바로 작성하기란 정말 힘들다.

그림을 그릴때도 밑그림 스케치를 하듯이 A4 용지를 활용하여  PPT의 기본틀을 만들어 내용을 적어본다면 좀 더 쉽게 만들수 있을 것이다.

좀 더 쉽게 이해하기 위해서 말보다는 글, 글보다는 그림을 활용하여 PPT를 만들면 더 쉽게 이해할 수 있을 것이다.

지금까지는 PPT를 발표용으로만 알고 있었다.

하지만 이 책을 통해 보고서를 만드는데도 아주 유용하게 활용된다는 것을 알았다.

보고서 만들때 아래아 한글이나 엑셀을 이용해서 그림과 도표를 넣고 표를 만들어가며 어렵게 만들었었는데

이 책에서는 그런 것들을 아주 쉽게 만들어 버렸다.

왜 지금까지 파워포인트를 활용해서 보고서 만들 생각을 하지 못했을까?

표지 만들기도 편하고 내용 정리하기도 너무 쉬운 파워포인트.

활용방안이 이렇게나 많다니 너무 좋은 팁을 알게 되었다.

보고서 작성도 발표용 PPT 작성과 마찬가지로 보고자가 말하고 싶은것을 적는 것이 아니라 보고 받는 사람이 듣고 싶은 것을 잘 파악해서 작성을 해야한다.

내용도 그냥 what?에 관해서만 적기보다는 why니까 what을 활용하여 문장을 작성하면 좀 더 쉽게 내용을 전달할 수 있게 된다.

특히 가장 중요한 것은 보고서 말미에 '의사 결정' 부분을 추가하여 보고 받은 상사가 어떤 부분을 결정해 줘야 하는지 명확하게 명시하여 보고 받은 내용이 흐지부지 마무리 되지 않도록 해주는 것이 가장 중요하다고 강조한다.

이 부분이 가장 공감되는 부분이다.

항상 상사에게 보고하면 결정되지 않고 시간만 흐르다가 서로가 남탓만 했던 적이 많았는데 이런 것을 미연에 방지할 수 있는 아주 괜찮은 방법인 것 같다.

회사원이든 학생이든 PPT를 작성하는 것은 누군가에게 내가 하고자 하는 것을 알기 쉽게 잘 어필하기 위한 도구인데 내용이 아무리 좋아도 겉모습이 보기 싫다면 점수를 깍아 먹고 가는 것이다.

항상 첫인상이 좋은 것이 좋은 것처럼 PPT 또한 깔끔한 표지로 시작하면 첫인상에서 점수를 따고 가는 들어 가는 것이다.

이책을 제대로 읽는 다면 '최소한의 시간을 들여서 최대한으로 있어 보이는 디자인'을 만들수 있을 것이다.