회의 퍼실리테이션

세상에서 가장 쉬운 회의 퍼실리테이션 - 회의 기술의 기본부터 핵심까지 한권으로 끝내기
사카마키 료 지음, 전경아 옮김 / 이다미디어 / 2019년 10월

"애초에 뭘 논의하려고 모였는지조차 모르겠다니까요."

가타자와도 한마디 거들었다.

"뭘 논의하고 싶은지, 아마 본인도 모를걸. 오늘 회의도 과장이 궁금해하는 사안을 생각나는 대로 질문만 했지, 제대로 논의한 건 없잖아. 그게 뭐야. 그냥 질문 시간이었잖아." (13)

입사한 지 10년째까지는 ㅇ리주일에 3번이고 2시간씩 50주라고 치면 10년에 3000시간!

11년째부터 20년째까지는 일주일에 5번이고 2시간씩 50주라고 치면 10년에 5000시간

21년째부터 30년째까지는 일주일에 5번이고 8시간씩, 50주라고 치면 10년에 2만시간.....

일반 직장인들이 평생 회의하는데 쓰는 시간이 3만 시간이라고 한다.

한번도 수치로 계신을 해 보진 않았는데

세상에 이렇게 많은 시간을 회의하는데 보내고 있다고 한다.

하지만 이 시간을 가치있게 보내었는가? 라고 묻는다면

나는 당연히 No이다.

실은 왜 회의를 진행하는지 의문이 많았던 것이 ,

회의시간이 너무 아깝다고 생각한 것이 다반사였다.

특별한 주제 없이 일주일에 00요일에 00시간에 정해놓은 그 회의시간을 나는 참 이해할 수 없었다.

이 책은 나 처럼 회의에 많으는 사람들을 위한  회의 퍼실리테이션의 입문서이다. 회의 퍼실리테이션을 처음 접하는 사람부터 익히 알고 있는 사람까지 회의 현장에서 바로 써먹을 수 있도록 기본부터 핵심까지 이해하기 쉽게 구체적으로 설명하고 있다.

스토리텔링 형식으로 만든 세상에서 가장 쉬운 회의 사용설명서

“왜 8년이라는 시간을 헛되이 낭비해야 하는가? 엉터리 회의에 참석해 침묵하고 있을 수는 없지 않은가?”

이 책은 평소 회사의 엉망진창 회의에 의문과 불만을 가지고 있던 2년차 신입 여사원을 주인공으로 내세워 스토리텔링 형식으로 회의 퍼실리테이션에 대해 상세하게 설명한다.

여주인공 아오이는 컨설턴트인 아버지의 도움을 받아 구태의연한 회사의 회의문화 개선에 도전한다. 그녀는 회의 퍼실리테이션 전문가인 아버지의 가르침과 조언을 통해 회의의 목적과 의미, 의제 설정과 진행방법에 대해 하나하나 배워간다. 그러던 중 아버지는 여주인공에게 회의 퍼실리테이션의 핵심 스킬이자 키워드를 가르쳐준다.

“확인해도 좋을까요?”

이 말은 ‘회의를 하는 직원’에서 ‘회의에 참여하는 직원’으로 바꿔주는 최고의 한 마디나 다름없다고 한다. 사실 회의라는 것은 시작할 때 종료조건을 확인하고, 끝날 때 결정사항을 확인하는 것이 전부라고 해도 과언이 아니다. 이런 기본적이고 일상적인 활동들이 점차 개선되고 쌓이는 것이 바로 회의 퍼실리테이션이라는 것이다.

이 책은 회의를  주관하는 상사 뿐만 아니라 회의 참가자의 일원인 일반사원들이 사내 회의를 혁신할 수 있는 실체적이고 구체적인 방법을 제시하고  있다.

확인하는 퍼실레티이션

“회의의 의제, 시간, 결론을 확인하라”

회의를 시작하기 전에 의제와 시간배분을 정해야 효율적인 진행이 가능하다. 그리고 회의의 결론과 시행방법을 결정하는 종료조건도 확인해야 한다.

필기하는 퍼실리테이션

회의를 시작하기 전에 종료조건과 시간배분을 화이트보드에 적어두는 것만으로도 회의가 옆길로 새는 것을 방지할 수 있다. 회의 진행과정을 필기하면 어떤 논점에 대해 토론하는가가 명확해지고, 또 의제에 부합하는 결론을 도출하기도 수월해진다.

숨지 않는 퍼실리테이션

사전에 회의의 종료조건과 토론의 프로세스를 설계해두어야 원활한 회의 진행이 가능하다. 그리고 하나의 논점에 대해서 충분한 토론하고 결론을 낸 다음에 다음 논점으로 넘어간다. 결정사항에 대해서는 반드시 실행 방법과 주체를 명확히 해야 한다.

어쩌면 다 알고 있던 것임에도 실천하지 못했던 이 회의 퍼실리테이션

이 책을 통해 회의에 주체가 되어 참여할 수 있는

시간이 악깝지 않은 회의가 될 수 있는 노하우를 익혀본다.