[서평 리뷰] 알면 이득, 모르면 x고생, 개인과 기업 맞춤형 협업 솔루션 '구글 워크스페이스'

구글 워크스페이스 - 스마트워크를 위한 가장 완벽한 공간
김종원 지음 / 길벗 / 2021년 7월

? 결론 및 평가

기존에는 각각의 PC에 프로그램을 사용자가 직접 설치해 쓰던 방식에서 해당 프로그램을 서비스 해주는 회사에 접속해 사용하는 개념에서 시작되어, 이제는 인터넷만 연결하면 내가 원하는 소프트웨어와 데이터를 사용하는 클라우드(Cloud, 구름)방식이 확산세에 이르고 있다.

클라우드(Cloud, 구름)는 인터넷 기반이라는 의미이고 컴퓨팅(Computing)은 컴퓨터 기술을 사 용한다는 의미로 컴퓨팅 자원을 관리할 수 있도록 특화된, 제 3자가 제공하는 인프라를 저렴하고 쉽게 사용할 수 있도록 제공되는 서비스를 의미하며, 인프라의 비용을 자본비용에서 운영비용으로 바꿀 수 있을 뿐만 아니라 사용비용도 90%까지 절감이 가능하기에 인프라의 혁신에 가깝다고 볼 수 있다.

이런 클라우드 컴퓨팅 기술의 발전과 급격한 스마트폰의 보급은 기업의 업무환경을 사무실에 마련된 업무공간에서 관련된 사람들끼리 모여서 업무하는 전통적인 협업 형태에서 시간과 장소에 벗어나 언제 어디서나 업무를 처리 할 수 있는 스 마트워크 형태의 협업으로 변모하고 있는 것이다.

기존 기업에서의 전통적인 협업 형태는 사무실에 마련된 회의공간에서 관련된 사람들끼리 모여서 회의를 하면서 업무를 진행하는 형태인 것을 IT 기술의 발달에 따라 기업들은 업무 생산성과 효율성을 높이기 위해 그룹웨어, 비즈니스 프로세스 관리(BPM)등의 시스템을 도입하기 시작했고 이런 시스템을 이용해 ‘팀룸’, ‘파일서버’ 등의 공간을 이용하거나, 간단하게 전화, 이메일, 메신저로 커뮤니케이션을 진행하는 형태로 발전해왔다.

최근 스마트폰과 다양한 디바이스들의 보급확대와 클라우드나 회사 업무를 추진할 수 있는 환경이 제공되기 때문에 회사와 집, 이동 등 장소에 가리지 않고, 메일 및 메시징, 일정 등 다양한 서비스를 활용할 수 있는 시나리오가 늘어나고 있는 것이 요즘 직장인들의 현실이다.

업무 생산성과 효율성은 어떻게 일을 하고, 어떻게 여러 사람과 일을 잘 하느냐에 달려 있다. 보통 직장인들은 하루에 자기자리에서 집중 근무하는 시간은 평균 2시간 30분 정도라는 결과가 나왔다.

평균 근무 시간은 10시간 30분 정도가 되며, 집중 근무시간 2시간 30분 이외에 시간에는 커뮤니케이션과 미팅, 문서 작업과 검토, 공유와 협업, 그리고 검색 등의 업무를 하고 있다.

이러한 결과는 개인 중심의 업무는 점점 감소하고, 2인 이상의 협업 업무가 증가하고 있는 것을 의미한다. 이러한 2인 이상의 업무에서 얼마나 생산성과 효율성을 높이기 위해서는 협업이 매우 중요하다.

한 사람이 혼자 처리할 수 있는 일은 없다. 중요한 프로젝트는 혼자가 아닌 여러 사람이 같이 참여하여 추진한다. 그런데 관건은 사람이 많이 모인다고 해서 성과나 효과도 비례하여 좋아지지 않는데 있다.

‘구글 워크스페이스’ 출시

구글 클라우드가 새로운 커뮤니케이션 및 협업 솔루션 브랜드 ‘구글 워크스페이스(Google Workspace)’를 2020. 10월 발표한 바 있다.

구글에 따르면 구글 워크스페이스는 구글의 보안 기술과 클라우드를 기반으로 메시징, 회의, 문서, 업무 등을 포괄적으로 제공하고 있다.

이와 함께 고객 맞춤형 구매가 가능한 신규 오퍼링도 제공된다. 신규 기능으로 채팅, 이메일, 음성 및 화상 통화, 콘텐츠 관리 등 커뮤니케이션과 협업을 위한 핵심 툴을 단일 통합 환경으로 결합하여, 구글 문서(Docs), 구글 스프레드시트(Sheets), 구글 프레젠테이션(Slides)의 연결된 미리보기 기능을 이용해 사용자는 원본 문서를 벗어나지 않고 링크의 콘텐츠를 미리 확인할 수 있다.

사용자가 다른 사용자를 문서에서 @기호로 멘션(mention) 설명과 함께 팝업창이 뜨게 되고, 이를 통해 문서 공유와 같은 작업도 제안할 수 있다.

채팅방에서 문서 만들기도 가능하다. 구글 워크스페이스는 탭이나 툴을 전환할 필요 없이 구글 채팅(Google Chat)의 채팅방에서 구글 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션과 같은 문서를 동적으로 만들고 협업할 수 있도록 지원한다.

구글은 교육 및 비영리단체 고객에게도 구글 워크스페이스를 제공하고 있다.교육 고객은 클래스룸(Classroom), 어사인먼트(Assignments), 지메일, 캘린더, 드라이브, 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션과 미트가 포함된 교육용 G스위트(G Suite for Education)를 통해 구글 클라우드 툴을 계속 사용할 수 있다. 또한 자격 요건을 갖춘 비영리단체는 구글의 비영리단체 프로그램을 통해 비영리단체용 G스위트(G Suite for Nonprofits)를 계속 사용할 수 있다.

이처럼, 성공적인 협업을 하려면 다음 몇 가지 사항이 필수적이다.

첫째, 구성원들 간에 긴밀하고 깊이있는 소통 스마트워크는 협업이 생명이다. 그런데 서로 소통하지 않거나 다른 사람들의 의견이나 아이디어를 활용하지 못한다면 스마트워크는 의미를 잃는다.

소통이란 일을 할 때만 해서는 큰 효과를 얻을 수 없다. 평소에는 거의 소통을 하지 않던 사람들이 특정한 업무를 수행하기 위해 협업을 하고, 그 때만 소통한다면 제대로 된 소통은 불가능하다.

기존에 사용하던 이메일이나 사내게시판은 한계가 있고, 이것을 통해 자유로운 소통을 하지도 않는다. 그래서 필요한 것인 소셜 네트워킹이다. 이를 통해 평소에 가벼운 대화나 서로간의 의견이나 생각을 공유하면, 온라인을 통해 협업을 하 더라도 활발한 협업이 가능하다.

둘째, 업무를 보다 효과적으로 빠르게 할 수 있는 클라우드 컴퓨팅 기반의 협업 도구 현재 여러가지 협업의 문서작업 도구들이 있으 나, 가장 보편적으로 Google Drive (문서도구), MS오피스365, 한컴 씽크프리 순으로 업무현장에 서 많이 사용되고 있다.

협업에 참가하는 사람들은 기본적으로 이런 협업 도구의 사용법에 익숙해야 한다.

셋째, 실제로 협업을 잘 할 수 있는 능력의 극대화 여러 사람들이 대면하여 일하는 경우에는 궁금하거나 이해되지 않는것은 직접 질문하면 되지만, 다른 장소, 멀리 떨어진 경우에는 이것이 만만치 않다.

물론 이런 문제점을 극복하기 위해 화상회의 시스템, 메신저와 같은 온라인 협업 시스 템을 구축하지만 근본적으로 어떻게 소통해야 하는지, 온라인 협업 상에서의 리더의 역할, 그리고 더욱 고도화된 커뮤니케이션과 퍼실리테이션의 학습이 필요하다.

화상회의, 메신저, 프로젝트, 메일, 캘린더, 드라이브(온라인 파일 저장소) 등의 업무에 필요한 서비스들을 하나의 플랫폼으로 융합하여 제공하는 클라우드 기반 협업 솔루션이다.

구글 워크스페이스(Google Workspace)는 처음부터 유연성을 위해 설계되었다. 이것이 바로 수백만 기업이 디지털 혁신의 파트너로 구글 워크스페이스를 선택한 이유이다.

구글 워크스페이스는 이미 커뮤니케이션과 협업의 기준이 되었으며, 젊은 세대를 포함한 모든 세대에게 표준이 되었다. 현재 6백만 개 이상의 기업들이 유료로 구글 워크스페이스를 사용하고 있다.

'구글 워크스페이스'의 가장 큰 장점은 협업 시 필요한 도구가 한 곳에 있다는 점이다.

대표적인 것은 MS의 최첨단 인공지능 솔루션(Azure Percept), 무제한 분석 서비스(Azure Synapse), 데이터를 도표화 및 입체화 옵션(Azure Purview) 등의 새로운 기능을 소개하며 기존의 MS 클라우드 플랫폼 MS 애저(Azure)와 Team가 있다.

국내 대표적인 기업 네이버에서 개발한 두레이(Dooray)와 네이버웍스는 네이버/LINE 서비스와 유사한 화면으로 누구나 쉽게 사용할 수 있는 업무용 협업도구이지만, 구글을 대항하기 위한 솔루션이라 할 수 있다.

하지만, ‘구글 드라이브(Google Drive)’는 그 자체로도 유용하지만 구글 문서(Docs), 구글 시트(Sheets), 구글 슬라이드(Slides)와 함께 사용한다면 더욱더 유용하다. 여기서 나아가 수많은 크롬 브라우저 확장 기능은 구글 클라우드 스토리지와 오피스 앱에 여러 파일 관리 기능 및 기타 기능을 더해준다.

물론, 한곳에 모여 있다고 해서 업무 효율이 저절로 올라가지는 않는다. 각각의 도구 활용법에 따라 업무 효율과 생산성이 달라질 수 있고 원활한 협업이나 업무가 체계화되지 않은 중소기업, 온라인 수업이 필요한 교육 현장 등에서 가이드 없이 파편화된 자료나 어깨너머로 전해지는 방법에는 한계가 있기 때문이다.

유기적으로 통합된 협업 서비스를 이해하고 잘 활용하려면 많은 시간과 노력이 필요하지만, 이러한 시간과 노력을 최소한으로 할 수 있는 것이 구글 워크스페이스다.

기록과 협업을 위한 도구로써 사용하는 지메일, 공동 편집 가능한 문서 작업과 버전 관리, 공동 저장 공간으로 외부 작업자의 스토리지 관리, 화상 회의 또한 문제없으며 나아가 웨비나 활용, 그리고 이 모든 자산을 보호해줄 강력한 보안 기능은 모든 면에서 완벽에 가깝다. 미처 알지 못했던 구글 서비스의 새롭고 다양한 기능은 업무 효율을 높이고 삽질을 줄이는 강력한 일잘러의 무기가 될 것이다.

물리적 환경의 제약을 뛰어넘는 효과적인 협업 체계를 구축, 구글 워크스페이스를 실제 업무에 활용한 사례와 실무자들을 위한 사용 팁을 공유하고 있는 것이다.

기업들은 원격 근무 또는 유연한 근무 모델로 전환해 비용을 절감하고 탄소 배출량을 줄이며 다른 용도로 사무실 공간을 재활용할 수 있다. 물론 모든 비즈니스의 특성이 각기 다르기 때문에 모든 작업을 원격으로 수행할 수 있는 것은 아니다. 그러나 직원들에게 근무 시간과 장소 뿐만 아니라 사용하는 도구와 사용 방법에 대한 유연성을 제공하면, 직원 뿐만 아니라 기업의 미래를 준비하는 데 도움이 될 것이다.

또한 2020년 10월에 G Suite가 Google Workspace로 재브랜딩되었다.

기존에 G Suite를 사용하던 사용자들은 연간 계약이 종료되는 시점 전에 모두 Google Workspace 로 전환 또는 업그레이드가 되고. Google Workspace 가 이전의 G Suite 과 비교하여 가장 크게 바뀐 요소중에 하나는 스토리지 정책이다.

이전 G Suite Business 버전에서 제공하였던 무제한 용량의 서비스는 Google Workspace Business 버전에서는 더이상 제공하지 않는다.

Google Workspace에서는 새로운 개념의 스토리지 정책이 적용된다.

예). Business Standard 는 사용자당 2TB의 공동 저장용량, Business Plus는 사용자당 5TB 공동 저장용량을 제공

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코로나 팬데믹에 따른 원격근무 확산으로 클라우드 환경에서 다양한 오피스 문서를 쉽게 열람할 수 있는 서비스에 대한 수요가 지속적으로 증가하고 있다.

구글이 그동안 기업 사용자들을 대상으로 유료로 제공해온 생산성 도구 모음 '구글워크스페이스'의 주요 기능을 개인 사용자에게 무료로 제공하기로 했다.

이제 개인 사용자들도 구글워크스페이스를 활용해 가족 모임, 친목 모임, 학부모 회의 등의 개인 용무를보다 체계적으로 관리하고 처리할 수 있게 됐다.

지금까지 기업용 프로필이 있는 유료사용자만 구글워크스페이스를 이용할 수 있었는데, 이번 업데이트를 통해 누구나 G메일 계정만 있으면 구글워크스페이스를 쓸 수 있게 됐다.

대분의 기능은 무료로 이용할 수 있다. G메일에서 구글 챗 기능을 활성화시키면, 통합된 워크스페이스를 이용할 수 있다.

스마트 추천 기능을 사용하면 추천 파일을 가져와 @-멘션을 통해 적절한 사용자를 빠르게 초대할 수 있어 G메일에서 전체 그룹에 전송할 메일 초안을 작성하거나 공유 캘린더에서 회의 초대를 예약하는 작업 시 유용하다.

또, 스마트 캔퍼스를 사용해 구글 문서(Docs)에서 체크리스트를 생성하고 역할 및 다음 단계를 빠르게 할당할 수 있다. 프로젝트 도중 갑작스럽게 논의가 필요한 경우 클릭 한 번으로 함께 작업 중인 구글 문서(Docs), 시트, 슬라이드를 구글 밋을 통화에 바로 표시할 수도 있다.

구글은 20년 이상 일하는 방식을 바꿀 수 있는 도구를 만들어 왔다. 그리고 2020년 현재 완전히 새로운 차원으로 일하는 방식을 바꾸고 있다.

Google Workspace는 한 마디로 누구나 쉽고 편리하게 일할 수 있는 환경을 목표로 더 이상 개별적인 협업, 소통, 문서 도구가 아니라 포스트 코로나 시대가 요구하는 일하는 방식을 바꿀 수 있는 ‘환경’으로 거듭난 것이 바로 Google Workspace인 것이다.

이처럼 자연스럽게 우리의 업무 일상은 물리적으로 정해진 장소를 넘어 디지털 공간으로 빠르게 이동하고 있다.

동료나 거래처 담당자와 이루어지던 상호 작용도 디지털로 무대가 확대되고 있으며 집이나 커피숍에서 노트북을 열어 놓고 함께 논의하고, 공동 작업 공간에서 문서를 함께 보고 수정하는 일이 이제 낯설지 않다. 이제 본격적으로 코로나19는 일하는 방식을 디지털 중심으로 바꾸는 큰 계기가 되고 있는 것이다.

우리 회사에 필요한 업무 툴! 구매하지말고 Works로 체험하고 활용해보자.

Google Workspace(구 명칭 G Suite)에서는 메시지, 회의, 문서, 작업을 원활하고 안전하게 수행할 수 있는 구글 워크스페이스는 구글 응용 프로그램을 한 묶음으로 제공하는 소프트웨어로서 구글 드라이브를 활용하면 15GB의 무료 저장 공간을 사용할 수 있으며 별도의 프로그램을 다운받을 필요없이 문서를 만들고 공동 작업할 수 있으며 나만의 설문지를 제작하여 공유할 수 있다.

또한 구글 워크스페이스는 이메일, 음성 및 화상통화, 문서 작업 환경 등을 제공하는 클라우드 기반의 업무용 생산성 도구 모음으로 구글 워크스페이스 마켓플레이스에서 다양한 문서뷰어를 무료로 연동해 사용할 수 있다.