7.20. 종이 한 장으로 요약하는 기술 - 아사다 스구루

종이 한 장으로 요약하는 기술 - 토요타에서 배운
아사다 스구루 지음, 서경원 옮김 / 시사일본어사 / 2016년 4월

도요타에서 배우는 생각정리기술

 사장님께서 직원들도 글을 잘 써야 한다고 하셔서, 회사 자료실에 글쓰기 책을 왕창 들여놓았는데, 그 중 한 권. 도요타에 다닌 아사다 스구루가, 도요타에서 배운 종이 한 장으로 요약하는 기술을, 다른 사람에게 전파하기 위해 쓴 책이다.

도요타에서는 모든 직원이 한 장 보고서로 일한다. 회의를 할 때도 보고를 할 때도, 전부. 한 장으로 모든 것을 전달하기 위해서는 우선 자신이 무엇을 말하고 싶은지 확실하게 알아야 한다. 그 뒤 말하고자 하는 바를 가장 명확하게 설명할 수 있는 지점을 찾아야 한다. 그러지 않으면 두루뭉실. 무엇을 말하고자 하는지, 말하는 사람마저 모르게 된다. 왜 갑자기 눈물이 앞을 가리는 걸까. 엉엉. 눈물 좀 닦고.
 한 장 보고서의 위력은 대단하다. 읽는 사람이 한 눈에 파악할 수 있으니 보고 시간이 짧아진다. 한 장 보고서에 회의 요점이 다 요약되어 있으니 회의도 빨라진다. 추진 계획을 깔끔하게 정리한 한 장 보고서가 있으면 담당자가 없이도 일이 진행될 수 있다.
 이런 보고서 어떻게 작성해야 할까. 우선 읽는 사람이 이해하기 쉽도록 틀을 짠다. 보고용이라면 취지, 문제점, 원인, 해결방안, 시행계획 이 정도가 아닐까. 다만 많은 내용을 한 장에 압축해야 하므로 말을 만들어내는 것이 쉽지 않을 터. 사실 글을 짧게 쓰는 게 더 어렵다.

여기서 필요한 게 저자가 알려주는 생각정리기술. 이렇게 말하면 이상하지만, 이 책에서 정말 챙겨가야 하는 건, 한 장 보고서 작성 기술보다는 생각정리기술이라고 단언하고 싶다. 한 장 보고서를 쓰기 위해서는 내 생각이 명확해야하고, 생각을 명확하게 하려면 잘 정리해야 하니까.
 저자가 사용하는 방법은 3색 볼펜과 종이 한 장을 이용하는 것. 컴퓨터도 되지만 손이 더 낫다고 한다. 일단 그런가 하자.
 녹색 펜으로 우선 16칸을 그리고 생각해야 할 주제를 표시한다. 가령 오늘 점심은 무엇을 먹을까. 그리고 파란색 펜으로 생각나는 점심 메뉴를 쓴다. 다 쓰고 나면 무엇을 먹고 싶은지 정리될 터. 정리되지 않으면 빼야 하는 이유를 찾아본다. 가령 어제 동태 무조림을 먹었으니 오늘은 생선은 됐다든지. 어제 회식을 했으니 위에 부담스러운 건 싫다든지. 이유를 기입한 뒤 이유를 기입한 뒤 빨간펜으로 선택할 것을 고른다. 이런 식으로 여러 상황에 응용할 수 있다.
 생각정리기술은 이 외에도 많다. 마인드맵, 브레인스토밍 등을 시작해서. 관련 책도 많으니 읽어보아도 좋을 듯. 다만 이 방법 간단하고 펜과 수첩만 있으면 어디서든 할 수 있으니 유용하지 않을까. 정작 나부터도 ‘와 유용하네’ 이런 뒤에는 머리 뒤로 날려 버렸지만. 자랑은 아니지만 내 일은 뒤치다꺼리라서 생각할 일이 없단 말이다. 쓰고 나니 갑자기 울컥해졌다. 엉엉엉.
 
 읽었다고 바로 실천해야 하는 것도 아니겠고. 일단 머릿속에 넣어두었다가 필요할 때 시험해본 뒤, 내게 맞는 방법 찾아가는 것도 의미가 있으니까. 있다고 하고 싶다. 읽고 행하지 않으면 죽은 독서랬는데. 쭈볏쭈뼛.
 일을 할 때 어떻게 하면 좋을지 막막한 사람. 장황한 보고 때문에 상사가 질색하는 사람이라면 읽어도 좋을 듯. 얇고 실천적인 내용으로 가득하니, 바쁜 직장 생활에 낭비되는 시간도 그리 크지 않을 터. 아마 그렇지 않을까. 갸웃.