반복되는 업무 자동화를 위한 파워 오토메이트

반복되는 업무 자동화를 위한 파워 오토메이트
장부관 지음 / 영진.com(영진닷컴) / 2024년 5월

일을 하다보면 반복적으로 하는 일들이 있게 마련이다. 정말 너무나도 단순히 반복되는 그런 일들 말이다. 어찌 보면 중요하지 않은 것 같다가도 너무나도 중요해서 자칫 조그마한 실수라도 하게 되면 결과에 엄청난 타격을 줄 수 있는 그런 일들 말이다.

사실 회사일뿐만 아니라 개인적인 일상에서도 반복되는 일들은 있을 수 있다. 매일 하는 일들을 할 때마다 다시 셋팅해야 한다면 그것만큼 피곤한 일이 어디 있겠는가. 해도 해도 끝없이 똑같은 쳇바퀴를 돌리는 것만 같은 일상이 금방 지겨워지고 어떤 때는 왜 이렇게 밖에 할 수 없는거지 하며 자신에게 화가 날 수도 있다.

직업병 탓인지 나는 일상생활에서도 자동화를 잘 하는 편이다. 특히 매일 내가 하고 있는 필사를 좀더 수월하게 하기 위해 블로그에 나의 필사본을 바로 올릴 수 있도록 프레임을 만들어두기도 하고 매달 학습 계획을 짤 수 있는 표를 엑셀로 만들어서 그날 그날 공부한 양을 가늠해 볼 수 있도록 표시를 하기도 한다.

지난 번 내가 읽었던 책인 「룰 메이커」에서는 습관에 대해 정의를 내리며 이때 필요한 것이 표준 프로세스라는 말을 했다. 표준화는 조금 방향에서 보면 '자동화'로 바꾸어 말할 수 있다. 내가 만약 이 책의 제목을 지었다면 조금은 다르게 지었을거란 생각을 하지만 나에게는 확실히 업무 표준이라는 말이 좀더 와닿는다.

프로젝트를 진행할 때 되도록 업무를 자동화 하는 편이긴 하지만 대부분의 일을 혼자 처리하다 보니 컴퓨터 실력이 이만저만 필요한 게 아니다. 사회 초년생이었던 나는 아직도 그날을 잊을 수 없다. 내가 입사한지 일주일정도 되었을 때 나의 상사는 100개정도의 엑셀 파일을 나에게 건네주며 내일 오전에 볼 수 있도록 A3로 인쇄하여 회의실에 준비를 해달라고 주문하셨다. 여러 장으로 출력되는 경우 맨 위의 제목이 각장마다 보이도록 해달라는 주문과 함께. 나는 바쁜 일들을 끝내놓고 인쇄하기 시작했다. 많은 사람들이 함께 사용하는 인쇄기에 A3 인쇄는 녹녹치 않았다. "저 지금 인쇄합니다!"를 수도 없이 외쳐대며 인쇄를 해야만 다른 사람들과 잼이 걸리지 않았으니 말이다. 그런데 예상치 못한 복병이 있었다. 인쇄를 할 때마다 제목은 가장 앞 장에만 인쇄가 되고 있었다. 이런.. 모든 페이지에서 가장 위에 제목이 필요하다고 하셨는데.. 난리가 났다. 그러다 일일이 각 장마다 제목을 수기로 쓰려고 하니 장수도 만만치 않을 뿐더러 표 안에 적혀있는 제목들은 모두 어쩔거냐 하는 질문을 스스로에게 하며 나는 그날 새벽까지 하나하나 페이지마다 제목이 나오도록 조정하여 그 파일들의 인쇄를 끝냈다.

다음날 오전 나의 상사는 나의 인쇄물들을 보고 정말 경악을 금치 못하셨다. 나에게 다짜고짜 이거 하는데 얼마나 걸렸냐고 물으셨다. 나는 꽤 걸리기는 했지만 밤을 꼴딱 새지는 않았다고 말씀드렸고 그녀는 나에게 페이지마다 제목이 나오도록 하는 방법을 그 자리에서 바로 알려주셨다. 나는 나의 무지에 정말 깜짝 놀랐고 그녀는 아마 그런 나에게 더 깜짝 놀라신 눈치였다.

그날 이후로 나는 엑셀을 혼자 공부하기 시작했다. 너무 부끄러웠고 내 위치에서 그것 하나 제대로 할 수없어서 그 많은 시간을 소비했다는 것이 용납되지 않았다. 그래도 그런 일이 있었기에 나는 내 주변의 누구보다 문서 작성에 필요한 프로그램들을 잘 다루는 편이다. 그 해 직장에서 있는 업무평가에서 컴퓨터 활용 능력에 대해 높은 점수를 받은 것으로 알고 있다.

마이크로소프트를 잘 다루는 편이지만 내가 모르고 있는 무언가가 더 있을 것만 같은 생각에 나는 「반복되는 업무 자동화를 위한 오토메이트」를 펼쳤다. 실제 업무에 바로 적용할 수 있는 사례들을 보여주며 다양한 접근이 가능하도록 해주는 책이다.

책에서 MS 365를 사용하고 있는 직장인이라면 엑셀, 아웃룩 같은 것으로 업무 자동화를 바로 가능하게 할 수 있다는 말에 저절로 입꼬리가 올라간다. 파일 백업, 이메일 첨부 파일 자동저장, 엑셀파일에서 워드 파일을 만들기, 설문작성, 명함에서 정보를 추출하는 방법 등 정말 손으로 꼽을 수 없을 정도로 많은 업무 자동화가 이 안에 들어가 있다.

※ 나의 일을 좀더 수월하게 만들어주는 이 책은 출판사로부터 제공받았습니다.

쫑쫑은 이 책을 옆에 두고 보면서 업무 자동화를 해보려고 합니다.

이 글을 개인적인 견해로 작성되었음을 밝힙니다.