일잘러의 보고서 작성 방법은? (직장인 꿀팁)

실무에 바로 쓰는 일잘러의 보고서 작성법 - 한눈에 읽히는 기획서, 제안서, 이메일 빠르게 쓰기 ㅣ 일잘러 시리즈
김마라 지음 / 제이펍 / 2020년 11월

사진을 포함한 원문 보기: https://blog.naver.com/gmlight/222155460756

"기획"과 관련된 책들이 알려주는, 공식처럼 여겨지는 여러 기법을 내세우기보다는 소통에 중점을 두고 있다. 나의 일머리 수준은 어느 정도인지 다시 한번 되돌아보게 되는 책. 문서는 글이 아닌 말이라는 것을 잊지 말자.

책 첫인상 - 회색달빛

십수 년 전에도 업무 메신저 사용이 활발했지만, 최근에는 카톡지옥이라는 말을 달고 살 정도로 업무와 메신저는 뗄레야 뗄 수 없는 사이가 되었습니다. 워낙 소심하고 낯가리는 성격 탓에 직접 나누는 대화보다 메신저가 더 편하게 느껴진 적도 있었어요. 하지만 대화를 나누는 사람이 늘어날수록 각각의 대화법에 대처해야 함이 참 피곤하기도 합니다. 어떤 이는 너무나 간결하게 상대방이 자신의 머릿속을 투영하고 있는 것 마냥 툭 던지기 일쑤고, 어떤 이는 구구절절하다 못해 도대체 하고 싶은 말이 무엇인지 스무고개 넘듯 헤아리느라 속이 타들어가기도 하고요.

물론 저 역시도 때론 혼자 알아들을 수 있는 언어로, 때론 하고픈 말이 무언지 한참을 고민케하는 언어의 실수를 저지르며 살고 있겠지요~

대화법에 대한 많은 조언 중에 가장 기억에 남았던 내용이 떠오릅니다. 대부분의 사람이 상대방이 아닌 내가 아는 만큼의 수준에서 이야기를 한다는 것인데요~ 대화에 필요한 정보의 양이 1부터 10이라고 가정하면, 상대방의 정보가 0이라는 전제하에 설명을 해야 한다는 말이 참 와닿았습니다. 상대방도 나만큼 알고 있다는 무의식으로 이야기를 늘어놓는다면, 받아들이는 입장에서는 과연 얼마나 (쉽게/빠르게) 이해할 수 있을까요?

물론 여기도 함정은 있습니다. 구구절절 자세히 설명하듯 풀어 이야기하는 것이 되려 상대방을 피곤하게 할 수도 있으니까요.

제이펍의 리뷰어 모집을 통해, 그동안 익숙하게 읽어 왔던 실무서와는 사뭇 다른 "일잘러의 보고서 작성법"을 만나게 되었습니다. 실무에 바로 써먹는 문서 커뮤니케이션 가이드로, 한눈에 읽히는 기획서, 제안서, 이메일 쓰기 등을 빠르게 할 수 있도록 도와주는 책입니다. 기획과 관련된 여러 가지 기법이나 틀을 제시하기보다는 근본적인 부분 즉 소통을 중점으로 다루고 있습니다. '누구(To)에게 무슨 말(Message)를 하려는 것'인지를 우선 생각한다면 어떻게 문서를 만들어야 할지 긴 고민을 하지 않고도 쉽고 빠르게 좋은 문서를 작성할 수 있습니다.

문서는 '글'이 아니라 '말'입니다.

p.34

최대한 많은 정보를 담은 (누가 봐도 정성 가득한 느낌의) 문서일지라도, 보는 사람이 정독하지 않고서는 남는 것이 거의 없다면 과연 좋은 문서라 할 수 있을까요? 이 책을 읽기 전까지는, 그건 읽는 사람의 태도 문제라고 치부해왔습니다. 대화법에서 느꼈던 깨달음과 마찬가지로 문서 역시 소통의 수단이며, 보는 사람에게 핵심을 남길 수 있는 것이 가장 중요하다는 것을 다시 한번 느끼게 되었어요. 보는 사람이 크게 수고하지 않더라도 쉽고 빠르게 이해되는 문서라야 '좋은 문서'가 될 수 있다는 것에 '문서라면 이런 틀 즘은 있어야지~'라며 한껏 부풀리기에 열중했던 지난 모습이 부끄럽기도 했고요.

김마라 저자는 문서의 구조를 우선 고민하기보다는 전달하고자 하는 메시지를 먼저 생각한다고 합니다. 메시지의 순서대로 구성 요소를 넣은 다음 필요한 자료를 추가하거나, 말하듯 소리 내어 읽으면서(확인단계) 순서와 추가 자료 등 여러 가지를 다듬어간다고 합니다. 가장 중요한 것은 "말하듯 다시 소리내어 읽으며 다듬어가는 것"이라고 재차 강조합니다. 문서는 글로 표현되지만 결국 보는 이와의 소통이 가장 중요하다는 것을 다시 한번 생각하게 됩니다.

저자인 김마라 님은 새로운 프로젝트의 전략, 기획, 운영을 맡아온 10년 차 기획자로, 현업 직장인 선배답게 실속 있는 실무형 노하우를 담았다.

실무를 하다 보면 업무량이 많은 것보다 더 무서운 것이 일머리 없는 동료와의 협업이다. 나는 누군가에게 일머리 없이 불편함을 주지는 않았는지 다시 한번 반성의 시간을 가져본다.

사람들을 유치원생이라고 생각해야 돼요.

알림장에 엄청 크게 써도 할까 말까예요

모든 직장인들은 너무 바쁘고,

너무나도 게으르다는 것이죠.

p. 24

내 문서를 정독하는 사람은 나뿐입니다.

상대에게 일을 잘한다는 평가를 받으려면

상대의 시간을 아껴 줘야 합니다.

p.25

나쁜(조금 부족한?) 문서와 보기 좋은 문서를 비교하여 설명하여 이해가 쉽다. 보기 좋은 문서란 디자인이 화려하거나 수많은 정보로 가득한 문서가 아니다.

좋은 문서

1. 보는 사람의 수고 없이도 문서의 내용이 쉽고 빠르게 이해되는 문서

2. 문서를 통해 하고자 하는 말이 명확하게 상대에게 전달되는 문서

3. 상대가 궁금할 내용이 미리 쓰여있어 일방적인 커뮤니케이션을 하지 않는 문서

4. 시각적으로 깔끔하고 정돈되어 시선이 어지럽지 않은 문서

잘못된 문서

1. 정독해야만 이해할 수 있는 문서

2. 자료가 가득 나열되어 있지만 그래서 결국 하고 싶은 말이 무엇인지 애매해 고개를 갸웃하게 되는 문서

3. 왜? 어떻게? 마음속 질문이 계속 생기는데도 배경, 원인, 결론, 시서점 등 정해진 순서를 밀고 나가는 문서

4. 장을 넘길 때마다 중구난방 시선이 왔다 갔다 해서 정신없는 문서

문서의 역할과 목적부터 생각하세요

보고서라는 것이 무슨 역할을 해야 하는지,

보고서에서 무엇이 중요한지만 잘 이해하면

그다음을 써 내려가기는 아주 쉬워집니다.

p.30~31

내가 지금 누구(To)에게 무슨 말(Message)을 하려고 하는 거지?

To: 누구에게 말할 것인가?

Messange: 내가 하려는 말은 무엇인가?

* 핵심 메시지 *

구성 요소에서 전하고자 하는 딱 한마디

* 설명/근거 *

"왜? 어떻게?"라는 질문에 답변할 수 있는 부가 설명

* 시각 자료 *

핵심 메시지를 더 빠르게 이해시킬 수 있는 자료

p.86~101

빠르게 읽히는 문서 한 장의 비밀. 이야기하는 순서와 문서를 보는 시선이 같이 흘러가게 할 것!

화려한 디자인, 이미지 요소를 더하기만 하는 것보다는 간격, 정렬, 통일감을 기준으로 정돈하는 것이 (읽는 이가 혼란스럽지 않은) 깔끔한 문서가 된다.

문서의 완성도를 결정짓는 필수 단계

1. 절대 눈으로만 읽지 않을 것

2. 발표를 위한 문서가 아니더라도 무조건 읽어볼 것

3. 입 밖으로 꺼내는 말이 매끄러운 대화가 될 때까지 무한 반복할 것

p. 114

여러 가지 미션을 통해 작성의 기술을 익히고, 파워포인트의 사용팁과 효과적인 시각적 요소 활용법에 대한 정리로 마무리됩니다. 간격, 정렬, 통일감(배열뿐 아니라 컬러와 강조에 대한 부분까지) 디자인 관련 업무와 무관하다면 놓치기 쉬운 기초적인 부분도 잘 짚어주고 있습니다. 물론 예제 미션의 경우 저자의 성향에 맞춰 정리된다는 느낌을 받을 수도 있지만, 스스로의 방향대로 작성해보며 다양하게 응용할 수 있을 거라 생각됩니다.

이 책을 통해 < To / Message >를 되새기며 메신저 업무에도 많은 도움이 되었습니다. 보고서(기획서) 뿐 아니라 모든 것에는 기본이 가장 중요하다는 것을 다시 한번 깨닫는 시간이었어요~

업무에 치이느라 바쁜 일상이지만, 적당한 판형과 페이지로 부담 없이 읽을 수 있는 것도 장점입니다.

사회 초년생, 스스로 일머리 없다고 느끼시는 분, 양식에 맞춰 글 쓰는 게 세상에서 제일 힘들다고 생각되는 분들께 주저 없이 추천드립니다.

글·사진 회색달빛

알립니다 이 글은 제이펍 리뷰어 모집을 통해 도서를 무상 제공받아 작성된 소개글입니다.