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일하는 방식의 전환, 구글 워크스페이스 활용 가이드 - 기록과 협업, 원격 소통으로 업무 효율성과 생산성 모두를 업그레이드
최흥식 지음 / 프리렉 / 2021년 6월
평점 : 
「일하는 방식의 전환,
구글 워크스페이스 활용 가이드」
라는 책은 현재 구글 클라우드
플랫폼 공인 파트너인
SBC Technology 사에서
기술이사로 재직중인 저자가
편찬한 책이다.
이 책은 구글 플랫폼을 보다 효과적으로
활용할 수 있는 방법에 대해
기술해놓은 책이라 할 수 있다.
구글 클라우드 플랫폼 협력사에서
기술이사로 재직중에 있는 만큼
협업에 필요한 도구,원격 협업 등
업무상 사용할 수 있는 꿀팁들이
한가득 담겨있다.
목차는 다음과 같다.
1부 협업에 필요한 도구 살펴보기
2부 원격에서 협업하기
3부 실무 활용 워크숍 진행하기
부록 보안과 전자 결재
구글 워크스페이스 활용 가이드를
통해 효율적이고 유용한 협업 툴로
요즘같은 원격 소통이 필요한 때에
생산성을 향상 시킬 수 있길 바란다.
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Gmail 100통의 메일 중
바로 답장을 해야 하는 중요한
메일은 단 5%밖에
되지 않는다고 한다. 27P
5%밖에 되지 않는 메일을
확인하기 위해 중요하지 않은 메일
100통 가까이를 일일이
확인하는 것은 너무 비효율적이다.
Gmail은 이러한 수고를
덜어주기 위한 효율적인
기능들을 가지고 있다.
바로 사용자 라벨 기능과
머신러닝을 이용한 자동 분류 기능이다.
사용자 라벨 기능은 사용자가
+새 라벨 만들기 기능을 통해
라벨을 생성하고 옮기고 싶은
메일을 선택하고 라벨 아이콘을
클릭한 후 원하는 라벨을
선택하는 기능이다.
메일이 올 때마다 수동적으로
구분해야 한다는 점에서 좀
번거로운 감은 있어 보인다.
여기서 한단 계 더 발전한 것이
머신러닝 자동 분류 기능이다.
기계가 사용자의 패턴을 파악하여
자동으로 편지함에 배치할
메일을 결정한다.
사용자가 표시해둔 별표 아이콘과
상대방과 보낸 편지함의
상호작용 방식, 중요한 메일을
보낸 사람과 내가 보낸 메일의
빈도 등 다양한 패턴을 분석하여
기계가 메일을 분류한다.
그러나 아무리 사용자의 패턴을
분석하여 학습한 기계라 할지라도
자동 분류가 완벽하게 되는 것은 아니다.
따라서 중요한 메일이 중요하지 않은
메일로 분류가 될 수 있고
중요하지 않은 메일이 중요한 메일로
분류가 될 수 있기 때문에 주기적으로
수기로 분류해 주는 것이 업무의
정확도를 높일 수 있을 것이다.
발신자 IP 추적을 피하는 방법 38P
우리나라처럼 IT가 발달한
IT 강국의 경우는 피싱과 해킹
문제가 심각하다.
이메일을 받고 본인도 모르는 사이
컴퓨터의 IP 정보, 브라우저 정보,
사용 중인 이메일 앱, 접속한 IP 주소 등
모든 정보가 노출될 수가 있다.
이는 발신자가 이메일 내에
보이지 않는 이미지(픽셀)을
삽입하여 전송할 경우
수신자가 이메일을 열어보고
그 이미지(픽셀)에 자동으로
접근하게 되는데, 수신자 눈에는
이미지(픽셀)이 육안으로
구분되지 않는다. 수신자도
모르는 사이 이미지(픽셀)에
접근하게 될 경우 수신자의
컴퓨터 내에 있는 모든 정보가
순식간에 발신자에게 노출된다.
이것을 방지하기 위해
구글은 발신자가 수신자의
IP를 추적하는 것을 막는
기능을 제공하고 있는 것이다.
설정 아이콘->모든 설정 보기->
기본 설정 텝의 이미지 항목->
외부 이미지를 표시하기 전에 확인에
체크해둠으로써 IP 추적 및
정보가 노출되는 것을 막을 수 있다.
[총 평]
이 책은 원격으로 협업하는
재택근무 시대에
어떻게 하면 구글 클라우드
플랫폼을 효율적으로 활용할 수
있을지 실무 노하우에 관해
차근차근 설명하고 있는 책이다.
필자의 경우도 구글 클라우드 폼을
이용해 팀원과 파일 공유,
업무 아이디어 공유, 일정관리 등
여러 가지 기능 등을 사용하고
있지만, 필자가 사용하고 있는
기능 외에도 생각보다 더욱
다양한 기능이 있다는 것을
알 수 있었다.
특히 파일 공유의 경우는
업무상 중요한 파일은 외부에
노출되면 안 되기에, 수신자가
재공유 재배포를 하지 못하도록
보안 문서 공유 시 재공유를
방지하는 방법에 대한 팁도
자세히 나와있어 많은 도움이
되었다. 사실 필자도 재 공유를
방지할 수 있도록 설정을 해 두었으나,
일일이 이메일을 지정해서
해당 수신자에게 수신하도록 하고
그 수신자가 이메일 접속을 통해
본인의 이메일을 접속한 후
접근 권한 요청 버튼을 누르면
또 필자가 접근 권한 액세스 권한을
허용하는 등 부가적인 부분을
추가로 해야 한다는 점에서 번거로운
부분이 많아 잘 활용을
안 하는 기능이긴 하다.
이 기능은 전자 문서
(전자책, 디지털 파일 등)를
판매할 경우 아주 유용하게
활용할 수 있는 기능이라고 본다.
해당 수신자만 볼 수 있도록
파일을 공유하면 유출 문제도
막을 수 있기에 아주 편리한
기능이라고 생각이 든다.
또한 팬데믹 상황으로 인해
일하는 방식이 많이 변화되고 있기에
이러한 구글 협업 툴을 배워 활용하게
된다면 생산성을 높이는 데 많은
도움이 될 것이라 생각이 든다.
구글은 개인용 협업 툴과
기업용 협업 툴 두 가지를
제공하고 있는데,
개인용 협업 툴에도 웬만한
협업 기능은 모두 포함되어 있다.
파일을 서로 공유하고
실시간으로 소통해야 할 경우
원격 화상 회의나 실시간 채팅 등
다양한 기능을 이용해 업무 효율을
높일 수 있다.
그리고 실시간 파일 공유가 가능
하기 때문에 누가 올린 파일은
실시간으로 공유되며 따로 저장 버튼을
누르지 않아도 자동 저장되는 것이
큰 장점이다.
요즘에는 전자책도 워드나 한글에서
작성할 필요 없이 구글 독스를 통해
구글 워크스페이스로 바로바로
작성하고 공유할 수 있어 아주
편리하다는 생각이 든다.
재택근무가 늘어날수록
구글 플랫폼과 같은 협업 툴이
강세를 보이게 되고
더욱 다양한 소통 도구가
생길 것이라고 본다.
별도로 유료 툴을 결제하지
않아도 구글 MEET을 통해
편리하게 화상 회의에도
초대하고 참석할 수 있어서
요즘 같은 시대에 꼭 필요한
기능이라고 생각이 들었다.
필자 같은 경우는 ZOOM
강의만 이용해 보았는데,
구글 온라인 웨비나도
훌륭한 협업 툴이 될 것 같다.
이처럼 공동 프로젝트를
실행하고 있거나
조직 내에서 실시간으로
소통해야 할 때,
굳이 오프라인이라는
제한된 공간에 만나서
일하기보단 각자의 공간에서
편리한 협업 툴을 이용해
일을 하는 것도 업무 효율을
높이는 방법이라는 생각이
들었다.
업무와 관련된 많은 책들이
앞으로의 시대에는 원격 시대가
될 것이고, 10년 내엔 70%가
재택을 하게 될 것이라고
이야기하고 있다.
시간이 지나봐야 알겠지만,
필자도 업무의 방식이
점점 변화되고 있다고 느끼고
있다.
얼굴을 마주하지 않고
각자의 공간에서 소통한다는 것이
편리하다고 생각이 들긴 하지만
한편으로는 좀 더 깊은 유대감은
느껴지지 않을 수도 있을 것
같다는 생각도 들어서 살짝
아쉬운 마음도 있다.
본론으로 돌아와 이 책을
팀원과 공동 작업을 해야 하는
기업 및 개인 모두에게
추천하고 싶다.
이런 좋은 협업 툴을 알아두면
분명 본인의 업무 생산성을
높이는 데 많은 도움이 될 것이라고
본다. 구글 워크스페이스를 통해
좀 더 업무의 효율이 올라가길
기대해본다.
이 책은 출판사에서 협찬받아
주관적 관점에서 작성한 후기입니다.