종이 한 장으로 요약하는 기술

종이 한 장으로 요약하는 기술 - 토요타에서 배운
아사다 스구루 지음, 서경원 옮김 / 시사일본어사 / 2016년 4월

 이 책은 무엇이든 단 한 장으로 요약하는 기술을 알려주는 책이다. 회사 업무를 보다보면 상사에게 보고할 일이 정말 많다. 하지만 상사는 시간이 없다. 부하직원만 수 십명이고, 외근 나가있는 경우도 잦다. 1분 안에 설명하거나 혹은 내가 없어도 보고서가 대신 설명할 수 있다면 얼마나 좋을까? 종이 한 장에 모든 것을 요약하면 가능하다. 누구나 한 장만 보면 이해하기 쉽게 만들자. 이를 가능케한다면 능력있는 직원으로 인정받게 될 것이다. 

  한 장으로 요약하려면 먼저 해야될 일이 있다. 생각을 정리해야 한다. 저자가 제시하는 틀은 액셀1이다. 프로그램 이름과 같지만 컴퓨터를 활용하는 것은 아니다. 직접 종이에 초록, 파랑, 빨강 3가지 색깔 펜으로 적어야 한다. 물론 익숙해지면 머릿속으로 생각할 수도 있다. 그러기 위해선 익숙해져야 한다. 액셀1의 활용법은 다양하다. 단순히 회사 업무를 보고하는 것에 그치지 않는다. 스피치 원고를 작성하거나 일의 우선순위를 정할 때, 또는 어려운 이야기의 이해를 도울 때 활용할 수 있다. 

  다음은 액셀1을 약간 응용해서 생각을 요약하는 기술이다. 바로 2W1H이다. What, Why, How를 줄인 말이다. 틀은 액셀1과 거의 비슷하다. 액셀1을 잘 활용할 줄 아는 사람이라면 누구나 쉽게 이 기술을 활용할 수 있다. 주제에 관해 3가지 질문을 하고 답을 직접 적어본다. 자연스럽게 생각이 정리된다. 프레젠테이션 자료를 만들 때, 세미나 결과를 보고할 때 활용이 가능하다. 

  책을 읽기 전에 종이 한 장에 어떻게 요약할 수 있을까 의심이 들었다. 하지만 저자가 제시한 예시를 보니 정말 쉽게 요약할 수 있다는 것을 알게 되었다. 딱 3가지만 지키면된다. 한눈에 전체가 보이고, 틀이 있고, 틀마다 제목이 붙어있으면 된다. 3가지 기본 요건을 바탕으로 하되 요약하기 전에 앞서 설명했던 액셀1과 2W1H를 활용하면 된다. 

  회사원, 학생 등 생각을 정리하기 쉽지 않거나 요약이 어려운 사람들 누구나 읽으면 정말 좋을 것 같다. 저자는 토요타에서 이 기술을 배웠다고 한다. 토요타가 왜 세계 최고의 자동차 회사인지 간접적으로나마 알 수 있었다. 앞으로 생각을 정리하고 단 1장으로 요약하는데 큰 도움이 될 것이다.