10초만에 이기는 보고서

10초 만에 이기는 보고서
미키 다케노부 지음, 이수형 옮김 / 다산북스 / 2016년 6월

보고서 작성은 직장인에게 거부할 수 없는 업무 중 하나다. 하지만 어떻게 보고서를 작성해야 상사를 설득할 수 있는 보고서가 되는지 알기는 어렵다. 논리적이면 되는지, 아니면 수치가 잘 드러나면 되는지, 아니면 결론이 명확하면 되는지. 이 중 어떤 것이 답이라고 딱 말할 수는 없다. 결국 상사가 그것을 판단하기 때문이다.

<10초만에 이기는 보고서>라는 이 책은 소프트뱅크에 입사해 손정의 회장을 옆에서 모시면서 경험한 보고서 작성의 노하우를 제시하고 있다. 업무처리 보고서, 매출 보고서, 요인분석 보고서, 회의의사록, 프로젝트 관리시트, 파레토 차트, 회귀분석, 프로세스 분석 시트, 프레젠테이션, 기획서 등 10가지 핵심 포인트나 보고서 작성방법을 알려준다.

누적 막대 그래프로는 본질을 파악할 수 없다거나 고정적인 매출과 일시적인 매출로 나워 매출보고서를 만들어야 한다거나는 우리가 보고서 작성에 있어 쉽게 놓칠 수 있는 점을 지적해주고 있다. 사실 우리는 보고서 작성 시, 데이터를 단순가공하여 위와 같은 사항을 그냥 제시하는 경우가 많다.

그런 측면에서 “빼곡하게 숫자로 채워진 데이터는 그저 자료에 지나지 않는다. 중요한 것은 왜 자료를 만드는지, 그 목적을 정확히 아는 것”이다.

특히, 이 책은 숫자를 강조한다. 요인분석, 회귀분석, 파레토 차트 등은 숫자를 제대로 활용해 보고서를 작성해야 한다는 것을 강조하고 있다.

기획서에 대해서도 “결론을 앞에 쓰는 건 당신이 기획서에서 지향하는 점을 가장 먼저 상대방에게 전하기 위해서다. 읽기 시작한 단계에서 결론을 제시하고 승부를 결정 짓는다”라고 말한다. 기획서는 한 눈에 바로 판단되어야 하기 때문이다.

이처럼 이 책은 보고서 전반에 대한 사항을 다루고 있지만, 숫자의 중요성을 지속해서 강조하고 있다. 이는 저자가 말한 것처럼 “바른 숫자를 보면 바른 판단을 내릴 수 있다”라는 손정의 회장의 기본 생각 때문이다.

“보고서는 보자마자 무조건 전하고 싶은 내용을 바로 알 수 있도록 만들어야 했다. 보고서를 읽는데 걸리는 시간은 불과 10초!”

좋지 않은 사례와 잘된 사례를 제시하면서 책은 10가지 포인트를 설명하고 있다. 그래서 내용 자체는 어렵지 않다. 때로 실제 작성하는 방법도 제시하고 있어 보고서 작성에 어려움을 겪고 있는 사람이라면 이 책은 많은 도움이 될 것이라 생각된다.