계획과 실행보다 점검과 개선을 위한 [노트 3권의 비밀]

노트 3권의 비밀 - 일 잘하는 사람은 노트에 무엇을 적을까?
미사키 에이치로 지음, 김현영 옮김 / 시그마북스 / 2010년 12월

개인적으로 일본 사람들에게 메모나 노트를 정리하는 부분에 대해서는 배우고 싶었다. 모두가 다 그런 건 아니지만 그들은 메모가 거의 일상화되어 있고 그것을 정리하는 능력 또한 매우 높다는 것을 이런저런 경험을 통해서 어렴풋이 알고 있었다. 원래 이렇게 작은 핸드북은 좋아하지 않는 편이지만 반면 가지고 다니기 편하고 책이 얇아 요점만 잘 정리되어 있는 장점이 있어 최근에는 관심을 두고 읽는 편이다. 메모와 노트는 우리가 살아가는데 있어 삶의 질을 향상시켜줄 수 있는 도구다. 나 역시 늘 메모를 잘 하긴 하지만 정리를 잘 못하는 편이라 늘 고민이 많다. 아이디어도 많은 편이라 적기는 많이 적는 편인데 도무지 정리가 잘 되지 않고 그것을 활용하는 데 있어서 부족함이 많은 편이다.

저자 역시 수많은 직장인들이 노트를 사용하고 있지만 노트를 활용하고 생산성을 높일 줄 아는 사람은 그다지 많지 않다고 한다. 일단 기록을 해두고 그러다보면 그 안에서 더 나은 방법을 궁리할 수 있고 무엇을 어떻게 해야 하는지에 대해서도 생각할 수 있게 된다. 일단 시작은 자신의 하루를 기록하는 것으로 시작해보자. 그리고 노트도 다이어리처럼 한 권에 걸쳐서 할 것인지 이 책에서 저자는 세 권을 나누어 쓰는데 방법이 무조건 맞는 건 없다. 본인의 입맛에 맞게 상황에 맞게 노트의 수를 정하고 시간 관리와 활용법을 익히는 것에 중점을 둔다. 단순히 기록의 의미가 아니라 중요한 것은 활용법을 아는 것이다.

저자는 노트를 메모 노트, 모함 노트, 스케줄 노트로 나눠 사용한다고 한다. 문득 아이디어가 떠오를 때는 메모 노트에 적고 이 메모 노트의 쓸 만한 내용이나 정보에 대한 내용은 두 번째 모함 노트에 옮겨 적거나 스크랩한다. 한마디로 일을 하는데 있어서 중심적인 역할을 하는 것이 모함 노트다. 업무에 대한 진행은 스케줄 노트로 한다. 어떤 기한이나 일정을 정리하는 데 많은 도움이 되고 아마도 많은 직장인들이 사용하고 있을 것이다. 일본작가가 쓴 책을 읽다보면 공통점이 있는데 바로 노트의 크기와 종류 브랜드 그리고 메모를 하는 데 있어서 어떤 메모지가 좋은지 어떤 사무용품이 필요한지 아주 세세한 부분까지 다루는 점이 놀랐다.

나는 일을 할 때 ‘PDCA 사이클’ 이라는 원칙을 고수한다.

PDCA란 Plan(계획), Do(실행), Check(점검), Action(개선)을 말한다. 이 4단계를 확실하게 밟아나가면 업무 능력을 향상 시킬 수 있다. 계획과 실행은 이미 많은 사람들이 실천하고 있을 것이다. 그럼, 점검과 개선도 그럴까?

아니다.

그런데 생산력을 올리려면 C와 A가 더 중요하다. 우리가 일을 할 때는 실행 내용과 그 결괄르 남겨놓아야 한다. 잘되지 않았을 때는 무엇이 문제였는지, 다음번에는 어떻게 개선해야 하는지, 잘 되었다면 무엇이 좋았는지 반드시 기록해야 한다. 그 기록은 자신이 실제로 경험한 가치 있는 깨달음이자 다른 누구도 아닌 자기 자신의 ‘경험지’다. -p82

최근에 위에 내용에 대해서 많은 깨달음을 얻었다. 나 역시 어떤 일을 함에 있어 계획과 실행에만 초점을 맞추고 잘 되지 않았을 때에는 점검이나 개선 부분은 그냥 뛰어 넘고 실패라고 단정짓곤 했다. 물론 같은 실수를 반복하지는 않았지만 그 안에서 경험했던 내 경험치들 이 세월이 흐르면서 자연스럽게 잊고 다른 것을 시작할 때 반복해서 실수 할 수 있는 점과 그 과정들이 생각나지 않아 처음부터 다시 부딪혀야 하는 번거로움과 시간낭비가 너무 아깝다는 생각이 들었다. 그만큼 메모하고 노트를 작성하는데 있어서 우리는 시행착오를 줄이기 위해 점검과 결과를 꼭 같이 메모하는 습관을 들여야 한다.

일정에 관한 내용은 많은 사람들이 하고 있는 메모다. 그럼 스케줄 노트는 어떻게 활용하면 될까? 저자는 일정에 관한 내용은 ‘언제, 무엇을, 어디에서’만 적는 것이 이 노트의 역할이라고 한다. 그리고 우리는 스케줄을 잡을 때나 어떤 일을 시작할 때 미리 대략의 시간을 정해두는 버릇을 들여야 한다. 개인적으로 전에 하버드 생들의 시간 관리에 대해 읽은 적이 있는데 그들은 자신이 어디에 시간을 쓰고 있는지 측정해보고 계획을 세울 때 대략의 소모 시간을 전에 자신의 경험에서 나왔던 시간을 대입해서 어느 정도 들겠구나 하고 예측하고 계획 한다고 한다. 일을 할 때도 시간을 설정해 두고 혹시나 모자라는 부분은 하루 일정을 잡지 않은 날을 정해 부족한 부분을 채워나가는 것도 좋다. 이 방법은 일정관리 뿐만 아니라 승진을 위한 시험이나 자격증 등 많은 부분에 응용되니 꼭 배우면 많은 부분에 도움이 될 것이다.

무언가를 배우기 전에 그것을 배워 언제까지 어떤 결실을 볼 수 있을지, 일단 예상을 적어본다.

그리고 도중에 경과를 기록하면서 예상과 결과의 차이를 채워나간다.

자격증 취득을 위해 공부를 한다면 그 자격증을 취득하는 목적부터 분명하게 정한다.

승진을 위해서라거나 다음번의 큰 프로젝트에 필요해서라거나, 목적은 사람마다 다르다.

노트에 적을 때는 자격증을 취득한 자신의 모습을 상상하며 구체적으로 적는다. - p167

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