시간에 있어서 우린 모두 흙수저다

7일, 168시간 - 덜 일하고 더 성공하는 골든타임 플랜 다시 배우는 시간관리 법칙
젠 예거 지음, 김고명 옮김 / 스노우폭스북스 / 2019년 7월

시간에 있어서 우리는 모두 다 흙수저이다. 현재가 지나면 그냥 사라진다. 미래를 위해 저축할 수도 없다. 나에게 미래가 오지 않을 수도 있으니까. 그런데 이런 시간에 대해 "당신은 어제의 8만 6천400초 동안 무엇을 성취했는가? 무엇을 했는지 기억하는가? 아니면 하루가 흐릿하게 그저 흘러가버렸는가? (p.6)"라고 누군가 질문한다면 잘 대답할 수 있을까?

“시간은 가장 희소한 자원이다. 시간을 관리하지 못하는 사람은 아무것도 관리하지 못한다.”

피터 드러커

시간 관리 전문가인 젠 예거가 쓴 책 <<7일, 168>>은 덜 일하고 더 성공하는 사람이 되기 위한 방법을 알려준다. 주 52시간과, 워라벨이 중요한 이 시대에 필요한 방법론이다. 책 목차는 7일로 되어 있다. 1일엔 목표를 설정하고, 2일엔 시간 관리 걸림돌을 파악하고, 3일엔 현장에서 살아남는 독보적인 업무 기술을, 4일엔 빠르게 원하는 것을 찾기 위한 정리 정돈의 기술, 5일엔 업무 수단 활용법, 6일엔 집중하는 법, 7일엔 워라벨을 찾는 방법을 소개한다.

목표를 세우는 이유

우리 모두 다 바쁘다. 그 바쁨이 필요한 바쁨인지, 의미는 있는지 알기 위해서는 목표를 설정해야 한다. “목표를 설정하면 삶의 방향을 잃지 않을 수 있다.”. 목표의 시각화도 매우 중요하다. 눈으로 보면 생각만으로 세웠을 때와는 달리 목표가 명확해지며, 이루겠다는 결심이 확고해진다. 저자는 업무 및 개인의 장/단기 목표를 세우라고 조언한다. 단기 목표는 지금부터 15분 후도 포함된다.

가장 이상적인 하루에 대해 스스로 적어보자. 마치 회사에서 보고 시 AS-IS에서 TO-BE로 보고하는 것처럼 현재는 이렇지만 가장 이상적인 TO-BE는 무엇이며 그러기 위한 Action Item은 기간별로 적는 것이다. 적는 것 자체가 시간을 많이 보내는 것처럼 보일 수 있지만 내가 보낸 시간이 눈으로 보이면 내가 가진 시간이 추상적이거나 모호하지 않고 매우 명료하게 보인다.

현재 상황 체크

언제나 그렇듯이 개선을 위해서는 현재 상황을 파악해야 한다. 아픈 곳을 정확하게 알아야 그곳을 고칠 수 있다. 저자는 이를 파레토 법칙으로 설명한다. 시간 관리도 20퍼센트의 노력에서 80퍼센트의 결과가 나온다. 그렇기 때문에 20퍼센트의 일이 무엇인지 파악해야 한다. 업무 특성, 나의 업무 스타일, 일과 패턴, 목표, 낭비되는 시간, 현재 시간 관리의 문제점 등을 파악해본다.

시간을 잘 관리한다고 업무량이 줄어들지는 않는다. 하지만 “결과의 핵심은 속도와 품질이다. 속도와 품질 둘 다 중요하다.(p66)”. 빠르면 제대로 하기 어렵고, 제대로 하려면 시간이 많이 든다. 이 두 마리 토끼를 잡는다면 능력도 인정받을 수 있고, 나만을 위한 시간도 더 많이 가질 수 있다.

“우리가 시간을 관리하는 이유는 일하는 시간과 자유로운 시간을 체계적이고 계획적으로 활용해 시간에 지배당하지 않고 시간을 지배하며 살고 싶기 때문이다. 시간 관리 요령을 아는 사람은 우선순위 정하기, 장단기 목표 설정하기, 계획 세우기, 정리하기, 현실적인 마감일 정하기, 위임하기 등 검증된 기법을 이용해 당장 끝내야 할 일과 앞으로 해야 할 일은 명확하게 파악해서 계획을 세운다.” p17

시간 관리의 걸림돌

지금 이 글을 쓰고 있는 중간에도 다양한 걸림돌들이 이 글쓰기 과정을 방해했다. 저자가 말한 시간 관리의 걸림돌과 해결책은 다음과 같다.

1. 미루기

2. 완벽주의

3. 부실한 계획

4. 완급 조절 실패

5. 마음의 고통

미루기가 문제라면 억지로라도 그 일을 가장 먼저 하거나, 보상체계를 도입해서 스스로 보상하던가, 차순위 업무를 먼저 처리한다. 또한 숨 쉴 시간을 주던가, 왜 내가 미루고 있는지 분석해 본다. 원인을 알면, 위임 등 다양한 방식으로 해결할 수 있다.

완벽주의로 인해 미룬다면 일의 특성을 먼저 생각해보자. 중요하지 않은 일에 너무나 완벽하려고 하지 않는가? 노력도 일에 따라 완급을 조절할 줄 알아야 한다. 잘 안된다면 기간을 정해두고 그 기간 내에 완료하도록 한다. 또한 완벽주의가 실패에 대한 두려움이 아닌지 생각해본다.

부실한 계획이 문제라면 특정한 행사나 반복되는 행사와 맞물려 계획을 세우거나, 전문가의 도움을 받거나, 스스로 계획에 대해 어떻게 생각하는지 생각해본다. 계획 자체에 대한 거부감이 든다면 왜 그런지 곰곰이 생각해보는 것이다.

쉴 때 못 쉬고 일만 하면 번아웃이 되거나 병이 생기기 쉽다. 완급 조절이 안되는 사람들은 자신이 쉴 수 있는 시간을 반드시 마련한다.

“몸과 마음이 쉬라고 신호를 보낼 때 재빨리 알아차려야 한다. 하루 중 언제 얼마나 쉬는 게 좋은지 알면 업무 성과를 극대화할 수 있다. “p44

그 외 시간 관리 방해 요소와 밀접한 관련이 있는 것으로 '주의산만증'이 있다. 주의 산만증의 주원인은 이메일, 휴대폰, 인터넷, 문자 메시지이다. 주의 산만증의 대처 방법은 명확하다. 아무에게도 방해받지 않는 시간과 장소가 있는 곳으로 가는 것이다. 미라클 모닝을 외치는 사람들도 비슷한 이유를 든다. 아무도 방해할 수 없는 시간을 확보해서 그때 가장 중요한 일을 하는 것이다.

액션 시스템

생산성을 탁월한 수준으로 향상하고 유지하기 위한 방법으로 저자는 액션 시스템을 제안한다.

파악 Assess 우선 자신이 지금 하고 있어야 할 일이 무엇인지 파악한다.

통제 Control 작업이나 프로젝트를 효율적으로 수행하지 못하고 시간을 낭비하게 만드는 방해물을 없앤다.

목표물 Target 오늘 처리해야 할 작업이나 프로젝트가 무엇인지 파악했으면 그 목표물에 집중하자.

혁신 Innovate 더 신속하게 더 많은 것을 성취하게 해줄 만한 게 있지 않은가?

정리 Organize 정리를 통해 목표를 더 빠르고 효과적으로 달성할 수 있다.

지금 Now 액션 시스템으로 생산성을 증진하려면 중요한 일을 지금 당장 처리해야 한다.

p66-68

현장에서 살아남는 독보적 업무 기술

우선순위 설정

할 일 목록이 시간 관리에 가장 유용한 수단으로 꼽힌다. 완수해야 할 일을 눈으로 보면 무엇을 해야 하고, 했는지 명확하게 알 수 있기 때문이다. 할 일 목록은 시간 순, 업무 순, 중요도 순 등으로 정리할 수 있다. 주의할 점은 목록만 적지 말고 완료 시간을 적는 것이다. 오래 시간이 걸리는 업무의 경우 세부 작업으로 쪼개서 작성한다.

다중 작업

한 번의 하나의 일만 처리해야 한다면 다행이지만 업무의 특성상 항상 변화가 생길 수밖에 없다. 시간 관리를 잘하려면 유연성은 필수다. 높은 우선순위의 일을 동시에 처리해야 할 일이 생긴다고 해도 가능한 한 번에 한 가지 일만 하자. 또한 이일 하다 저 일하다 왔다 갔다 해야 하더라도 순간에는 순간에 집중하자.

위임

모든 일을 혼자 도맡아 하는 것은 설령 한 번에 한 가지 일만 한다고 해도 과다 작업에 해당한다. 다른 사람이 할 수 있는(혹은 더 잘할 수 있는) 일을 위임하지 않고 혼자 다 처리하려고 하면 자신도 조직도 업무 처리 속도가 떨어질 뿐만 아니라 서비스나 상품의 질이 저하될 수 있다. p.105

다른 사람에게 일을 잘 맡기지 못하는 사람들이 있다. 내가 하는 것이 편하고 내 마음에도 든다. 하지만 위임은 내가 하기 싫은 일, 혹은 잘 못하는 일에서 벗어나 시간을 확보하는 방법이다. 어떤 일을, 누구에게 위임할지 생각한 후 위임한 후에는 그 사람을 신뢰하고, 명확하게 지시 사항을 전달한 후 최종 마감일과 평가 방법을 명확하게 하고, 공로를 인정한다. 위임 시에는 책임도 위임한다. 책임 위임이 안되면 업무 위임이 안된다. 이 부분을 못하는 사람들이 회사에는 꽤 있다.

세부적인 작업만 위임할 뿐 업무 전체에 대한 책임을 위임하지 못하는 관리자가 결국에는 부하직원을 지휘하는 게 아니라 부하직원의 일을 대신하는 신세로 전락한다. p109

정리 정돈

시간 관리를 위한 방법으로 저자는 정리 정돈을 제안한다. 최근 미니멀라이프가 유행처럼 되면서 물건을 적게 소유하는 것을 통해 행복을 찾았다. 하지만 정리 정돈의 가장 핵심은 생산성이다. 내가 원하는 물건, 서류, 자료 등을 가능한 한 빨리 찾을 수 있다면 시간을 절약할 수 있는 것이다. 이 말에는 정말 공감한다. 저자는 정리 정돈에 1일의 분량을 할애해서 강조한다. 자세한 내용은 책을 참고하자.

기술 활용

생산성을 향상시킬 수 있는 기술을 최대한 활용한다. 저자가 설문 조사한 결과는 다음과 같다. 손으로 하는 것을 좋아하는 사람도 있지만 핸드폰으로, 인터넷 기술을 통해서 좀 더 빨리 효과적으로 시간 관리하는 방법은 다양하다. 나에게 맞는 방법을 찾아 최대한 활용한다.

'나'를 위한 시간 그리고 '우리를 위한 시간' 확보

균형 있는 삶을 살려면 '나를 위한 시간이 충분히 확보되어야 한다(p236). 나를 위한 시간은 업무나 가족과 관계없는 오로지 나만을 위한 시간이다. 취미나 봉사 활동도 이에 속한다. 나를 위한 시간을 반드시 확보해야 하는 이유는 나를 위해 시간을 쓰면 스트레스가 해소되고, 그러면 건강해지고, 더 좋은 내가 되기 때문이다.

일하는 부모라면 자신을 위해 시간을 내는 게 더 좋은 부모가 되는 길이라는 말을 듣고 가슴이 뻥 뚫리는 기분이 들 수도 있다. p.237

더 행복하고 좋은 내가 되기 위한 시간을 확보했다면 반드시 가족, 친구 등 나에게 소중한 사람들과 함께 보낼 시간도 확보해야 한다.

생산성 향상 측정 

시간 관리에 이렇게 많은 노력을 들였는데, 기준이 없다면 생산성이 향상되었는지 판단하기 어렵다. 저자는 스스로 자신의 향상성을 측정할 기준을 세우도록 제안한다. 자신이 세운 기준에 따라 스스로 생상성 향상 활동을 평가하는 것이다. 평가에 있어서 기준은 중요하다. 평가도 중요하다. 평가가 있어야 활동을 지속할 수 있고, 향상되지 않았을 경우 개선할 수 있기 때문이다.

기회는 열렸을 때 잡아야 하고, 미뤄도 되는 것과 안 되는 것을 알아야 한다. 이 모든 것이 찰나 같은 시간과 관련된 것이다.

“모든 일, 모든 순간, 모든 관계를 가감 없이 즐긴다. 지금 이 순간이 우리가 가진 전부다.”

하루는 24시간, 1천440분, 8만6천400초다. 하루의 분량은 어제도, 10년전에도 똑같았고, 내일도, 10년 후에도 절대로 바뀌지 않는다. 그렇다면 당신은 어제의 8만 6천 400초, 1천 440분, 24시간 동안 무엇을 성취했는가?