사회 초년생을 위한 파워포인트 강의

회사에서 바로 통하는 파워포인트 FOR STARTERS - 개정판, 왕초보가 시작하는 파워포인트 입문서, 모든 버전 사용 가능 ㅣ 회사에서 바로 통하는 시리즈
이화진 지음 / 한빛미디어 / 2022년 6월

ㅣ 직장생활의 필수 기술! 파워포인트

 

직장생활을 하면서 한 번쯤이라도 꼭 사용해보는 툴이라고 하면 파워포인트, 엑셀, 워드, 한글 워드 등이 있을 거 같은데요. 그중에서도 파워포인트의 역할은 대중들 앞에서 프레젠테이션 할 때 유용하게 사용되는 툴입니다. 파워포인트는 프레제테이션 디자인을 위한 도구 중 하나라는 것입니다. 즉, 조연입니다. 그러나 많은 사람들이 파워포인트를 사용하여 프레젠테이션 디자인을 화려하게 만듭니다. 마치 조연인 파워포인트를 주연처럼 사용하려 한다는 것입니다. 조연은 주연을 빛나도록 도와주는 역할을 했을 때 가장 아름답습니다. 우리는 파워포인트를 목적에 맞게 사용할 필요가 있다는 것입니다.

파워포인트로 포토샵과 일러스트레이터처럼 화려한 그래픽을 표현할 필요는 없습니다. 파워포인트로 화려한 그래픽을 표현하려면 시간이 많이 걸리고 힘도 많이 듭니다. 안타까운 사실은 많은 파워포인트 사용자들이 파워포인트를 전문 그래픽 프로그램이나 영상 편집 프로그램처럼 사용하느라 시간을 낭비한다는 것입니다. 물론 제 주변에서 파워포인트를 활용해서 화려한 효과를 주거나, 화려한 레이아웃 구성을 통해서 사람들에게 탄성을 자아내게 만들기도 합니다. 하지만 진정한 파워포인트의 목적은 슬라이드를 예쁘게 만드는 것이 아니라 메시지를 잘 보이게 만드는 것이 목적입니다. 바로 이 목적에 맞게 파워포인트를 사용하면 되는 것입니다.

그래서 오래도록 파워포인트를 해왔던 분들이 하는 이야기가 있습니다. 바로 파워포인트에 너무 많은 시간을 투자하지 말아라는 것입니다. 파워포인트의 기능을 잘 알고 효과적으로 사용하면 프레젠테이션을 준비하는 과정에서 파워포인트 사용 시간을 최소한으로 줄일 수 있습니다. 저도 처음 파워포인트를 배울 때 많은 기능을 배우기보다는 필수적인 기능을 중심으로 배웠던 거 같습니다. 이 책은 직장생활을 하면서 필수적으로 알아야 하는 기능을 중심으로 파워포인트를 알려주고 있습니다. 그래서 직장생활을 하며 바쁜 삶 속에서 필수적으로 알아야 하는 파워포인트의 기술을 배울 수 있습니다.

ㅣ 기본 설정 수정으로 더 편하게 기능을 정리하자

 

사실 파워포인트를 사용하는 사람들 중에서 꽤나 잘한다고 하시는 분들은 책으로 파워포인트를 배울 필요가 있느냐라는 생각을 할거 같습니다. 하지만 저는 이번 책을 읽으면서 알고 있었다고 생각했었던 기본적인 기능들에 관해서 제대로 정의할 수 있는 시간을 가질 수 있어서 좋았던 거 같습니다. 그리고 알고만 있었던 기능만 사용하다 보니 눈에는 잘 들어오지 않았던 기능들도 이번 책을 통해서 배울 수 있어서 좋았던 거 같습니다.

회사에서 바로 통하는 파워포인트 책을 보면서 챕터 1 기본 프레젠테이션 만들기는 시간이 있으면 꼭 따라서 해보면 좋을 거 같습니다. 이유는 간단합니다. 편한 패턴으로 반복적으로 사용하다 보면 더 편한 길이 있는데 몰랐던 기본 설정들을 이 책에서는 정말 잘 설명해주고 있기 때문입니다. 특히 자주 사용하는 기능을 나만의 리본 메뉴로 만들어놓으면 언제든지 바로 사용할 수 있어서 좋은 거 같습니다. 이 기능은 가능하면 꼭 써 보면 좋을 거 같습니다.

파워포인트의 화면 구성을 살펴보고 효율적으로 작업하는 데 필요한 도구 모음과 메뉴를 구성할 수 있도록 도와줍니다. 슬라이드를 추가 , 삭제, 복사, 이동하는 등 자유롭게 다룰 수 있도록 도와줍니다. 그리고 한 번 클릭으로 텍스트, 도형, 표 차트의 디자인을 끝내는 방법과 문서를 열고 저장하는 방법도 알려주어서 파워포인트의 기본에 충실할 수 있습니다.

ㅣ 파워포인트의 기본은 메시지 전달

 

파워포인트의 기본이라고 하면은 바로 메시지 전달입니다. 프레젠테이션을 하면서 더 매끄럽게 하거나, 전달력을 높이기 위해서 도움을 받는 것이 바로 파워포인트입니다. 그렇기 때문에 파워포인트의 가장 기본 요소인 텍스트 작업에 대한 내용을 제대로 익혀 놓을 필요가 있습니다.

그래서 책에서는 슬라이드에 텍스트를 입력하고 서식을 자유롭게 변경할 수 있는 방법을 알려주고 만은 양의 텍스트를 사용하기보다는 간단명료하고 보기 좋게 정렬하는 방법도 책에서 친절하게 알려주고 있습니다. 또한 글머리 기호를 활용하고 줄 간격과 단락 간격을 조정해 텍스트를 보기 좋게 정렬하는 방법을 알려주어 프레젠테이션에서 청중들이 내용을 바로바로 인식하도록 도와줍니다. 이렇게 텍스트를 잘 저열하면 프레젠테이션의 가독성이 높아져 청중이 내용에 쉽게 집중할 수 있습니다.

저도 책을 보면서 배웠던 팁들을 활용해보니 지금까지 만들었던 프레젠테이션의 가독성이 더 좋아지는 걸 느낄 수 있었습니다. 그리고 이전에는 몰랐던 기능이었는데 전체 글꼴을 한 번에 바꿀 수 있다는 걸 보면서 혹시라도 바쁜 순간에는 유용하게 사용할 수 있을 거 같다는 생각이 들었습니다.

ㅣ 잘 준비된 프레젠테이션으로 발표하기

 

프레젠테이션을 만드는 이유는 바로 발표에 도움이 되기 때문입니다. 그리고 프레젠테이션에 많은 공을 들이는 이유는 프레젠테이션으로 인해서 더 좋은 발표를 만들 수 있기 때문이라고 생각됩니다. 그래서인지 마지막 장에는 프레젠테이션 발표 준비 및 발표하기로 구성되어 있답니다. 이 마지막 챕터를 배워서 멋진 발표를 위한 마무리를 잘한다면 좋을 거 같다는 생각이 들었습니다.

책에서는 발표자의 말과 청중의 시선을 동기화하는 가장 좋은 방법은 개체에 애니메이션을 적용하는 것이라고 합니다. 이때 애니메이션은 과하지 않게 적절하게 사용하는 것이 중요합니다. 과한 애니메이션은 오히려 청중의 인상을 찌푸리게 만드니 주의해야 합니다. 또한 예행연습을 통해 발표 소요시간을 확인하고 발표 전에 슬라이드 쇼를 설정해두면 전문가처럼 자연스럽게 발표할 수 있습니다.

책에서 말하는 것처럼 좋은 프레젠테이션은 많은 연습을 통해서 가능합니다. 그리고 이미 완성해놓은 프레젠테이션도 발표 연습을 하면서 더 나은 프레젠테이션으로 수정할 수 있는 기회도 만들 수 있습니다. 그리고 파워포인트의 기능 중에 슬라이드 쇼 녹화하기 기능을 활용하면 내가 리허설해 본 발표를 모니터링하면서 어떤 부분이 어색한지 체크해볼 수도 있습니다.

발표의 기회는 여러 번 주어지는 것이 아니라 단 한번 주어지게 됩니다. 그 기회에 본인이 준비한 내용을 100% 그 이상 120%로 전달할 수 있는 게 매우 중요할 것입니다. 120%로 전달할 수 있게 도와주는 것이 바로 프레젠테이션이라고 생각합니다. 그런 만큼 좋은 프레젠테이션을 위해서 좋은 팁들을 많이 보고 여러 번 연습해보면서 익숙해지면 좋을 거 같습니다.

출판사로부터 책을 제공받아 주관적으로 작성한 글입니다.