《일하는 방식의 전환, 구글 워크플레이스 활용가이드》: 기록과 협업, 원격 소통

일하는 방식의 전환, 구글 워크스페이스 활용 가이드 - 기록과 협업, 원격 소통으로 업무 효율성과 생산성 모두를 업그레이드
최흥식 지음 / 프리렉 / 2021년 6월

 코로나19로 많은 이들이 재택근무를 하고, 아이들은 온라인으로 학교 수업에 참여한다. 우리나라 학교에서는 보통 줌을 사용하지만, 미국 학교는 구글 Meet를 많이 활용하는 것 같다. 구글을 사용하면 여러 가지 기능을 한 번에 연계해서 쓸 수 있는 장점이 있다. 이 책에서 저자가 언급한 ‘구글 워크플레이스’가 대표적이다.

 구글의 Gmail은 이미 10억 명 이상의 활성 사용자 수를 기록하며, 대표적인 이메일로 자리매김했다. 하지만 사람들은 Gmail과 캘린더 외에는 그다지 많은 기능을 활용하지 않는다. 물론 아이들은 조금 다르다. 이미 학교 수업에서 구글 문서, 프레젠테이션을 활용해서 숙제를 하고 있다. 회사에서도 업무를 위해서 이를 종종 활용하는 것 같다.

 “Gmail 사용자 대부분은 늘 쓰는 기본적인 기능만 사용합니다. 그러나 Gmail에는 우리가 아는 것 이상으로 많은 기능이 있습니다.” - p27

 저자가 밝힌 바와 같이 좀 더 다양한 구글 워크스페이스의 기능을 활용하기 위해서 이 책을 선택했다.

 이 책을 쓴 저자는 Google Cloud 공인 파트너사에서 기술 이사로 재직 중이다. 따라서 구글에 대한 다양한 기능과 역할을 정확히 잘 인지하고 활용하고 있다. 책의 구성은 1장에서 협업에 필요한 도구 살펴보기, 2장에서 원격에서 협업하기, 3장에서 실무 활용 워크숍 진행하기로 되어 있다.

 무엇보다 ‘협업’이라는 단어에 주목해야 할 것 같다. 앞서 언급한 바와 같이 코로나19로 온라인으로 업무나 학업을 해야 하는 경우가 많기 때문에 협업이 중요해졌다. 

 14개의 핵심 도구는 다음과 같다.

 Gmail, 캘린더, 채팅, Meet, Keep, 드라이브와 문서, 사이트 도구, 작업, Currents, Cloud Search, 그룹스, 잼보드, Google Vault, Work Insights가 그것이다. 

 일단 Gmail안에 들어가면 다양한 메뉴를 선택할 수 있다. 메일함 옆에는 캘린더, Keep, 할 일 목록, 주소록이 있다. 이 중에서 Keep이라는 기능을 몰랐는데, 메모장이다. PC에서 사용하는 메모장을 스마트폰과 연계할 수 있다. 일을 하다가 갑자기 좋은 아이디어나 해야 할 일이 떠올랐을 때 쓸 수 있는 좋은 기능인 것 같다. 나도 이 기능을 알고 나서 바로 사용하기 시작했다. 

 Gmail을 보다 스마트하게 사용하는 방법도 있다. 메일을 라벨로 분류하면, 나에게 필요한 메일을 금방 찾을 수 있다. 예를 들어서 ‘주요 고객’이라는 라벨을 만들면, 받은 메일 중에서 주요 고객으로부터 온 메일만 따로 분류해서 보관할 수 있다. 뿐만 아니라 ‘자동 분류(Priority Inbox)’ 기능을 이용하면 머신 러닝 기능을 사용해서, 중용한 메일인지를 자동으로 분류해서 알려준다. 물론 자동 분류가 제대로 되지 않을 때는 수동으로 재설정해두면 된다. 이것을 학습해서, 다음에 더 정확도를 올릴 수 있다.

 “Gmail이 가장 자랑하는 기능 중의 하나가 자동 스팸 처리입니다. 다른 이메일 시스템과 비교하면 Gmail에서는 스팸으로 받는 스트레스는 거의 없습니다.” 

 미처 모른 부분이다. 메일 앞에 노란색 심벌이 있으면, 중요다고 생각해서 분류한 메일이다. 심볼 안에 >>가 있으면, 본인한테만 유일하게 보낸 메일, >가 있으면, 다른 수신자도 있다는 것이고, 흰색에 아무런 기호도 없다면 ‘그룹 메일 주소’로 보냈다는 의미다. 

 이번에는 채팅 기능이다. 그동안 구글의 채팅 기능에 대해서 잘 몰랐는데 꽤 유용한 것 같다. 파일도 공유할 수 있고, 할 일 목록도 만들 수 있다. 특히 공동 목표를 정해서 일의 우선순위를 정하는 것도 유용해 보인다. 또한 채팅방에서 새 문서 만들기 아이콘을 클릭하면 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션을 직접 생성할 수 있다.

 사실 기존에 ‘행아웃’이라는 채팅 프로그램이 있었는데, 앞으로 구글 채팅으로 통합된다고 한다. 

 특히 업무상 자료를 주고 받다보면, 파일 공유가 수월해야 한다. 이를 위한 프로그램이 ‘구글 드라이브’다. 

 “Google Workspace에는 두 개의 큰 축이 있습니다. 첫 번째는 Gmail 중심의 통합 커뮤니케이션 도구이고, 두 번째는 구글 드라이브 중심의 파일 고유와 관리를 위한 협업 도구입니다.” - p89

 구글 드라이브를 이용하면, 공간과 시간, 보안의 문제를 극복할 수 있다. 더군다나 이제는 구글 문서 도구뿐만 아니라 MS 오피스 파일을 크롬 브라우저만으로도 협업이 가능할 수 있도록 했다. 심지어 MS 오피스 프로그램이 없더라도 크롬에서 편집을 할 수 있는 것은 큰 변화이면서, 구글 드라이브의 강점을 더 살린 것이라고 할 수 있다(MS 입장에서는 별로 좋지 않을 것 같지만 말이다).

 무엇보다 공유 드라이브를 사용하면, 파일을 잘 관리할 수 있다. 신입 사원은 손쉽게 파일에 접근할 수 있고, 퇴직자가 생기면 권한을 없앨 수 있다. 즉, 이전에 개인 PC에 파일을 저장할 때는 퇴직자가 PC를 반납할 때 파일을 모두 삭제해야 한다. 하지만 파일을 공유하면 그렇게 할 필요가 없다. 그 중에 소중한 자산도 있기 때문이다.

 이외에도 저자는 구글 워크스페이스의 다양한 기능을 설명해준다. 확실히 많은 부분에서 ‘협업’할 때 편리해졌다. 온라인으로 일을 하거나 학습하기에 더 편해졌다. 사실 구글 뿐만 아니라, 애플, 네이버, MS, 애플 등 많은 업체들이 어떻게 하면 사용자들의 편의성을 늘리면서, 그들이 자신의 워크스페이스에서 작업하기를 원한다. 그럴수록 시간과 공간을 팔 수 있는 사업을 할 수 있기 때문이다. 

 이 책을 통해서 구글 워크스페이스를 잘 활용하는 방법을 배웠다. 아직 배워야할 점은 많지만, 몇 가지 중요한 기능을 익힌 것만 해도 큰 수확이다. 업무의 효율을 올리고, 협업의 노하우가 필요한 분들께 권유하고 싶은 책이다. 

 - 한 줄 요약 : 업무에 필요한 기능, 스킬을 올리기 위한 구글 워크스페이스에 대해서 알려준다. 

 - 생각과 실행 : 앞으로 온라인을 통한 학습, 협업이 갈수록 중요하기 때문에, 이에 대한 효과를 올려주기 위한 방법이 갈수록 중요해질 것 같다. 구글 워크스페이스도 그 중의 하나다. 무엇보다 나에게 잘 맞는 프로그램을 찾는 것이 중요하다. 

 * 이번 서평은 출판사에서 제공받은 책으로 주관적으로 작성했습니다.