정리의 스킬

정리의 스킬 - 업무 능력을 열 배 향상시키는 직장생활 노하우!
유영택 지음 / 가나북스 / 2020년 2월

나는 정리를 참 못한다.
한때 악필이나 너저분한 자리 등이 천재성을 드러내는  것으로 보여지기도 했지만, 요즘은 그보다는 자기 관리가 부족한 모습으로 많이 비춰지는 것 같다. 

10년이 넘은 직장생활을 하면서 ,  이직도 여러번 했지만. 퇴사할때, 새로운 회사에 입사 후 고민되는 것 중 하나가 쌓여있는 자료들이다.
 
입사해서 하나씩 쌓이는 데이터를 어떻게 정리해야할지 몰라 대충 쌓아두다가 .. 업무가 조금 익숙해 질 때쯤이면 어느정도 구분방식이 생기긴 하지만, 이미 쌓인 데이터를 분류할 시간은 또 없어서 (혹은 귀찮아서 ...) 대충 두게 된다.
구분 방식 또한 익숙한 폴더는 익숙하게 사용하지만, 자주 사용하지 않는 폴더 혹은 구분이 애매한 데이터의 경우 오늘은 D 폴더에 넣고 내일은 F 폴더에서 찾아 헤매기 일쑤다.

퇴사할 때는 어떤가.  요즘은 DRM이 걸려있어 피땀흘려 만든 내 문서임에도 들고나오는 것이 불가능해졌지만, 초반에는 퇴사할 때 욕심껏 챙겨 나온 데이터를 결국 활용하지도 못하고 하드 째 날리던지, 아니면 공간 부족으로 지워버리고 말았다.

이런 나에게 업무 능력을 열 배 향상시키는 직장생활의 노하우!를 알려준다는 책이 얼마나 기꺼웠는지 모른다 !

아쉬운 점이라면 2020년도 출간된 따끈한 신간임에도 종이서류 분류에 대부분의 페이지가 할애되었다는 사실이다.  
IT업종에서 근무하기 때문인지 모르겠지만 내가 분류와 보관을 고민하는 대부분의 자료는 디지털이다.  어쨌든 종이서류가 반드시 필요한 것은 사실이나, 디지털 자료로 보관하고 필요시마다 출력하여 사용하는 나의 근무 환경에서  3단트레이 / 파일서랍 / 공용 캐비닛에 분류하여 자료를 보관하는 내용을 볼 때는 조금 허탈했다. 
의외로 종이서류로 자료를 보관하는 회사가 엄청 많은 것일까? 내가 지금 알기는 어렵지만 , 최소한 디지털 자료의 비중을 조금 더 늘렸으면 좋았을 것 같다고 생각했다.

※ 자료 정리의 다섯 가지 원칙

1원칙 : 쌓아두지 마라 .
 자료 정리 역시 일반적인 주변 정리와 맥락이 같다.  정리하기에 앞서 먼저 버려야 한다. 자꾸 넘치게 꾸역꾸역 자료를 쌓지 말고 정해진 수납공간 만큼만 보관하며 어떻게든 덜어내라.

2원칙 : 분류가 필수다.
내가 매번 헤맨 것처럼 어설픈 분류는 자칫 분류를 안하느니만 못할 수도 있다. 처음에 분류할 때부터 자세히, 다양한 각도로 들여다보고 분류해야한다.
애매한 경우 억지로 끼워 맞추지 말고 '미분류 파일철'을 만들어 두어 관리하는 것도 방법이다.

3원칙 : 꺼내기 쉬워야 한다
위치를 정해 빨리 꺼낼 수 있도록 하자.  중요한 자료는 가까이 두고 ( 책상위의 3단 트레이 라던지?) 다음은 서랍, 활용성이 떨어지는 자료는 캐비닛에 '보관'한다.
자료가 많아질 수록 찾기 어렵기 때문에 파일 목록을 만들고, 위치를 명확히 구분하는 것이 필요하다.

4원칙 : 습관화해야 한다
또나왔다 습관, 결국 뭐든지 쉽게 이루어지는 것은 없다. 매일 꾸준하게, 문서가 손에 들어왔을 때 습관적으로 분류할 수 있는 버릇을 들여야 서류정리에 치어 아무것도 못하는 상황에 빠지지 않도록 하라.

5원칙 : 활용이 생명이다
나같은 사람에게는 습관화하는 것부터 까마득하지만, 정리의 재미에 흠뻑 빠진 사람은 정리 자체가 목적이 되는 경우가 종종 있나보다. '정리가 목적이 되어서는 안된다'라는 부제를 꽤 우습게 생각했는데, 의외로 많은 사람들이 업무 효율화를 망각한 채 정리를 위한 정리에 빠지지 말 것을 경고했다고 하니 말이다...
자료 정리의 목적은 업무의 효율화에 있다는 것을 명심하고 자료를 활용하는 방법도 연구해야 한다.

※ 업무능력을 향상시키는 다섯 가지 정리의 기술 

첫번째 기술 : 내 업무를 분석한다
 분류를 위해 업무를 분석하고 분류항목을 정하는 것은 기본중의 기본이다. 시간을 내어 업무를 적고 카테고리를 나누면서 세분화해보자. 물론 이후에 얼마든지 수정.보완해나갈 수 있음을 염두에 두고 일단 항목을 정하는 것이 필요하다.

두번째 기술 : 분류한다
분류하면서 형광펜이나 색이 있는 펜으로 표시하는 등의 방법으로 눈에 잘 띄이게 하는 것이 중요하다. 포스트잇을 활용하는 것도 좋은 방법이며, 한 자료에 여러가지 분류의 내용이 포함되어 있다면 복사하여 쪼개는 등의 방법으로 분류할 수도 있다.
혹시 도저히 판단이 어렵다고 생각되는 자료는 '임시보관 폴더' ( 일정기간 후 폐기여부 결정) 나 '미분류 폴더' (일정 기간이 지난 후 분류 항목 결정) 으로 구분하고 숙성하는 기간을 갖는다.
메모도 자료다. 중요한 내용이 담긴 메모도 분실되지 않게 자료로 보관한다. 작은 메모를 A4지에 붙이거나 다시 타이핑하여 보관할 수도 있다.

세번째 기술 : '두마리 토끼'를 둘다 잡는다
드디어 디지털 자료에 대한 내용이다. 종이 서류에 비해 공간의 제약을 적게 받아서 무분별하게 데이터를 모아두는 것을 가장 경계해야 한다.
파일, 폴더명의 규칙을 통일하는 것이 좋다. 휴대폰과 PC를 넘나들 수 있는 에버노트를 활용하는 것도 좋다. 
종이 서류와 같은 분류방식을 적용하여 계층별 분류 방식으로 저장한다.

네번째 기술 : 수시로 체크한다
쌓아두는 것이 능사가 아니다. 방치하면 잊어버린다. 수시로 체크하고 분류방식도 변형해 보고, 자주 들여다 보아야 정리된 자료를 잘 활용할 수 있다.
"눈앞에서 보잊 않으면 마음에서도 멀어진다 ."는 사실을 명심하라 !
정답도 정석도 없다
다섯번째 기술 : 나만의 방법을 찾는다
정답도 정석도 없다. 나에게 잘 맞는 방식이 옳은 방식이다.

불평 불만을 많이 줄여보려고 노력하고 있는 중이지만 .. 솔직히 일반 메모, 정리에 대한 책과 크게 다른 점을 찾기는 어려웠다. 직장생활에 획기적으로 적용할 수 있는 팁을 찾기위해 이 책을 탐독한다면, 나와 같이 실망할 수도 있을 것 같다. 하지만 정리와 메모에 관한 내용을 연결했다는 부분에서 장점이 있다고 보아야겠다.  (최초는 아닌 것 같지만..)
정리나 메모에 관한 책을 많이 읽어보지 않은 사람이라면, 충분히 도움을 받을 수 있을 것이다.  이 책을 읽고 정리에 대해 관심이 생겼다면, 부록으로 자료 정리와 관련된 책 20권에 대한 안내도 되어 있어 계독하기 좋다.