회의 퍼실리테이션

세상에서 가장 쉬운 회의 퍼실리테이션 - 회의 기술의 기본부터 핵심까지 한권으로 끝내기
사카마키 료 지음, 전경아 옮김 / 이다미디어 / 2019년 10월

회사를 다니다 보면 회의가 진짜 많다는 느낌을 받게 됩니다. 그리고 직급이 올라가면 갈수록 회의의 양은 점점 늘어납니다.

물론 회의를 하면서 정해지는 내용들도 있지만 불필요한 회의가 많다는 느낌은 항상 듭니다.

한번을 하더라도 내용이 남는 회의가 되었으면 합니다. 그러기위해서는 회의 퍼실리테이션이 되어야 합니다.

퍼실리테이트는 촉진한다. 쉽게 한다라는 뜻입니다. 회의 퍼실리테이션은 회의를 촉진한다. 회의를쉽게한다 라는 의미를 가지고 있습니다.

조금더 정리를 하면 회의의 주제나 결과를 빠르고 쉽게 결정하게 하는 기술입니다.

그러기 위해서는 여러가지 기술이 필요로 합니다.

우선 정해진 안건, 해야 할일을 확인하는 절차를 회의 마지막에 정리를 합니다.

목적은 회의 참가자의 생각의 차이를 없애는 작업입니다. 그리고 담당자 본인이 해야할일들을 한번더 체크할 수 있습니다.거기다가 기간까지 정해지면 완벽합니다.

다음은 시작하기 전에 회의 종료 조건을 확인합니다.

회의를 하다보면 이야기가 삼천포로 빠지기 때문에 회의에 필요한 내용이 정해지면 과감하게 종료를 합니다.

다음은 의제마다 할당된 시간을 확인합니다. 이부분은 최대한으로 정해진 시간안에 마무리가 되도록 노력해야 합니다.

중간중간 도중에 남은 시간을 알립니다. 사람들은 시간안에 마무리를 짓기 위해서 목표에 집중하게 됩니다.

다음은 회의 내용들을 받아적습니다. 의견,논점,결정사항 3가지 사항들을 적어서 사람들이랑 공유를 합니다.

나중에 다른사람에게 설명을 하지 않더라도 회의필기 내용들을 보여주면 사람들이 이해하기 쉬워질 것 입니다.

회의 퍼실리테이션이 시작하기 어렵게 느껴지는 이유는 몇가지 들수 있습니다.

첫번째 프레임워크 등 수준 높은 기술을 시도하기 때문입니다. 그냥 있는 그대로 진행하면 되는데 다른회사에 쓰는 프레임워크 등 다양한 툴을 이용할려는 시도 때문에 실패하게 됩니다.

두번째 회의의 진행자를 자처하거나 진행자를 두려고 하는 것 때문입니다. 진행을 자처하기 보다 회의에 참여하는 숨은 퍼실리테이션으로 출발해야 합니다.

세번째 회의의 목적을 잘난 체하며 확인하려는 것 때문입니다.

네번째 참가자의 애매한 발언을 요약해 잘못 말하는 것 때문입니다. 괜한 오해로 난처한 상황들이 발생할 수 있습니다.발언한 그대로 적는 것이 중요합니다.

회의를 하더라도 목적성 없는 회의보다 효과가 있는 회의를 통해 일의 능률이 오를수 있도록 다함께 노력해야 합니다.