상사의 마음을 움직이는 보고서 작성으로 업무 역량을 획기적으로 향상시키는데 도움을 주는 책

마음을 움직이는 보고서 작성법 - 챗GPT 보고서 작성법 수록
김강욱.반병현 지음 / 생능북스 / 2023년 7월

<마음을 움직이는 보고서 작성법>

보고서는 회사생활의 가장 중요한 소통 수단이다. 특히 공무원은 공문으로 말한다는 말이 있는 것처럼 공직사회에서 공문은 책임이 따르는 중요한 수단이다. 그렇기 때문에 보고서를 잘 쓰는 것은 유능한 회사생활의 기본이 된다. 이 책 <마음을 움직이는 보고서 작성법>은 공무원인 저자가 보고서 작성이 두렵고, 어렵게 쓴 보고서를 상사에게 보고하기는 더 두려운 분들을 위한 보고서 작성에 관한 안내서이다.

23쪽

보고서는 글 아래에 보이지 않는 맥락이 있다. 이 보고서가 어떤 취지로 시작했는지, 또 어떤 과정을 거쳤는지, 누가 관심을 가졌는지 등 글로 남기기 애매한 맥락이 녹아있다. 최초 콘셉트나 맥락을 명확하게 담지 못한 보고서로 진행되는 사업은 의도하지 않은 결과로 흘러갈 가능성이 높다. 꼼꼼하고 명확한 보고서가 필요한 이유다.

보고서의 본질은 내가 보는 글이 아니라 다른 사람에게 보여주기 위해 작성하는 문서이다. 게다가 그 사람은 여러사람에게 보고를 받고 결정과 판단을 내려야 한다. 상사는 당신과 함께 보고서를 곱씹으며 구체적인 상황까지 이해할 만큼 시간과 정신적 여유가 없다. 의도가 쉽고 명확하게 드러나는 보고서를 써야하는 이유다. 그러기 위해서는 상사가 왜 보고서를 작성하라 했는지 그 의도파악이 우선이다.

63쪽, 70쪽

단시간에 보고서가 그럴싸한 논리를 갖춘 것처럼 보이는 방법 중에 하나는 범주화다. 범주화와 유사한 접근법에는 MECE라는 방법론이 있다. MECE란 상호 배타적이면서 총합으로 이루는 요소의 집합이란 뜻이다. 즉, 요소의 집합(덩어리)를 만들 되 그 집합을 서로 겹치지도 않고, 빈틈이 생기지 않도록 개념들을 적극적으로 활용하는 것이다. 우리는 이런 틀을 목차라는 이름으로 많이 접한다. 상대방이 내 논리를 이해하기 쉽도록 큰 덩어리를 먼저 보여주고 차근차근 써 내려가는 수요자 중심의 접근은 쓰는 사람도, 읽는 사람도 용이하다.

75쪽, 90쪽

이 책에서는 명확한 보고서를 쓰기 위해 명사가 아니라 동사로 쓰기, 쪼개고 살 붙이기, 쉽게 쓰기, 거꾸로 쓰기, 한 장 안에 쓰기/주어 생각하기, 다음 줄거리 덧붙이기, 대본처럼 쓰기, 리듬감 만들기, 답 내리고 시작하기 등 상사의 마음을 한 번에 사로잡는 방법에 대해서 상세하게 설명하고 있어 활용하기에 매우 유용하다.

131쪽, 141쪽

보고서 작성이 끝났다고 해서 보고가 완료된 것은 아니다. 보고의 사전적 정의는 '일에 관한 내용이나 결과를 말이나 글로 알림'을 의미한다. 보고는 상사가 공격하고 담당자는 방어하는 일종의 경기다. 성공적인 보고를 위해서는 상사의 상황을 파악해서 보고 타이밍을 잘 잡는 것이 중요하다. 

171쪽, 178쪽

이 책에서는 보고서 작성법 뿐만 아니라 직장생활을 잘하는 법에 대해서도 이야기 하고 있다. 세상에 나만 일하고 있는 것 같아 억울한 감정이 들 때가 있다. 생각을 바꿔보자. 나만 일하니까 내가 원하는 방향으로 주도해 나갈 수 있는 틈을 찾는 것이다. 전체적인 방향을 기획하고, 그 방향에 맞도록 부서의 시야를 조정하는 정도의 노력으로 내가 끌고 가는 이 업무가 단지 의무만 가득한 일이 아니라 책임감을 가지고 끌고 갈 수 있는 일이 된다는 것을 깨닫자.

어떤 일이든 기초가 탄탄해야 아이디어도 구체화시킬 수 있다. 직장생활에서 기초체력을 키우는 왕도는 경험이다. 어려운 업무는 누구나 하기 싫다. 몇 번 해본 사람도 하기 싫은 마음은 같다. 다만, 경험한 일이라 주의해야 할 곳이 어딘지도 알고, 대강의 길을 알고 있어서 쉽게 지치지 않을 뿐이다. 

191쪽

이 책에서는 챗GPT를 활용한 보고서 작성법을 예시를 들어 설명해주고 있다.

2023년 2월 초, 마이크로소프트사의 사티아 나델라 CEO는 "향후 몇 주 안에 MS의 제품들에 GPT를 탑재할 것"이라고 말했다. 정말로 몇 주 뒤 MS의 검색엔진인 빙에 GTP-4가 탑재되었고, 얼마 지나지 않아 워드나 엑셀을 비롯한 오피스 제품군에까지 GPT가 탑재될 것이라고 발표했다.

MS워드에 탑재될 GPT는 채팅을 통해 약간의 데이터와 보고서의 주제만 제공하면 한 편의 완결성 있는 보고서를 직접 작성해준다고 한다. 2023년 하반기부터 보편화 단계로 접어들어 획기적인 보고서 작성 방법이 될 것이다.

다만 이 과정에서 많은 사람들이 혼란을 겪을 수 있는데, 챗GPT 기반 인공지능을 활용하기 위해서는 결국 프롬프트 엔지니어링 역량을 길러야 하기 때문이다.

따라서 프롬프트 엔지니어링 역량을 기르게 되면 보고서 작성 시간을 현저하게 줄일 수 있고, 다양한 요령으로 초안을 다듬어 완성된 보고서를 작성하게 되며 직무 역량은 눈부시게 빛날 것이다.

이 책은 보고서 작성과 관련하여 유용한 팁을 전달하고 있을 뿐만 아니라 직장이라는 정글에서 살아남는 노하우를 알려주고 있어서 더욱 흥미롭다. 또한, 각 장을 시작할 때 재미있는 웹툰이 실려져 있어서 독자들이 딱딱한 보고서를 재미있게 접근할 수 있도록 하는 부분이 인상적이다.

사회생활하면서 보고를 잘하기 위해서는 상사의 마음을 사로잡는 보고서를 작성해야 하는데, 이 책에서는 그러한 보고서를 작성하기 위하여 반드시 체크해야할 부분들을 예시를 들어 설명해주고 있어 이해하는데 유용했다. 특히, 명사가 아니라 동사로 쓰기, 쪼개고 살 붙이기, 쉽게 쓰기, 거꾸로 쓰기, 한 장 안에 쓰기/주어 생각하기, 다음 줄거리 덧붙이기, 대본처럼 쓰기, 리듬감 만들기, 답 내리고 시작하기 등 몇 가지 팁은 바로 활용할 수 있는 방법들을 설명해주고 있어서 유익했다.

결론적으로 상사의 마음을 움직이는 보고서를 작성하기 위해서는 상대방인 상사의 의도를 정확하게 파악하고, 상사가 듣고자 하는 바를 보고서에 잘 정리하여 전달하는 것이 중요하다는 것을 새삼 깨닫게 되는 책이었다.

이 책의 마지막 단락에서는 챗GPT를 활용한 보고서 작성법에 대해서 직접 예시를 들어 설명해주고 있다. 프롬프트(명령) 입력을 통해 순식간에 목차를 얻을 수 있고, 구체적인 프롬프트 입력을 통해 보고서의 상세한 내용까지 바로 얻을 수 있어서 보고서 작성의 획기적인 방법이라는 알 수 있었다. 앞으로는 필수적으로 프롬프트 엔지니어링 기법을 활용할 수 있는 역량을 길러야 하며, 이를 위해서 챗GPT를 공부를 해야겠다고 다짐하는 계기가 되었다.

이 책은 사회생활을 처음 시작하는 사회 초년생 뿐만 아니라 기존 직장인이더라도 평소 보고서 작성에 어려움을 겪는 분들에게 추천해줄 만한 책인것 같다.

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<해당 글은 컬처블룸으로부터 도서를 제공받아 주관적인 견해를 작성하였습니다.>