하버드 첫 강의 시간관리 수업

하버드 첫 강의 시간관리 수업 (특별판 리커버 에디션) - 하버드 첫 강의가 불안한 청춘들에게 들려주는 성공비법
쉬셴장 지음, 하정희 옮김 / 리드리드출판(한국능률협회) / 2023년 3월

“모든 일은 시간을 정해 놓고 하라. 언제나 유용한 일을 하라"라고 강조하는 프랭클린의 3-5-7-9 시간 관리 법칙(일 9시간, 수면 7시간, 식사 및 여가 5시간, 독서 및 자기 계발 3시간)을 말하며 성공한 사람들의 시간관리 방법을 알려주는 작가의 책 『하버드 첫 강의 시간관리 수업』에는 명언들로 가득하다. 그 명언만으로도 이 책은 유익하다.

Part 1 무엇이 당신의 시간을 빼앗는가?
올더스 헉슬리의 ‘시간은 누구에게나 공평한 24시간이면서도 공평하지 않는 24시간이다’라는 말로 업무 과부하라는 생각이 든다면 현재의 업무 상황을 살펴보라고 한다. 그리고 이어서 업무 위임과 권한부여의 효과에서 관리자가 적절하게 업무를 위험하거나 권한을 부여하는 일이 중요함을 말하며 이를 통해 시간도 아끼고 부하직원의 능력도 향상시킬 수 있다고 한다. 기대가 크면, 좋은 것도 좋지 않게 된다며 모든 일을 완벽하게 하려고 하면, 일을 더 망칠 수 있다고 하고, 내일 또 모레로 미루는 습관은 사람들이 흔히 저지르는 나쁜 습관임을 강조한다. 통제 불가능한 시간에서는 불필요한 회의로 버려지는 시간 낭비에 대해 경계할 것과 같은 맥락에서 불필요한 출장, 불확실한 목표로 시간관리 문제를 잘 살펴보고 계획하라고 한다. 또한 메일을 처리하는 것 자체가 시간 낭비는 아니지만 잘못된 사용 방식으로 시간 낭비를 부르는 메일 확인은 자제할 것을 요구한다. 그리고 쉬는 시간이 길어지면 업무에 지장을 주는 일이 발생할 수 있으니 쉬기 전에 버려지는 시간을 계산하라고 하고, 모든 성과물의 바탕은 시간이므로 시간 계획을 잘 짜는 방법-효율적으로 시간 배분하기, 시간 활용 잘하기, 두 가지 다른 종류의 시간을 적절하게 사용하기, 자투리 시간 잘 활용하기-과 시간 사용 일지 만들기로 업무 효율을 높일 수 있다고 한다.

미래를 신뢰하지 마라, 죽은 과거는 묻어버려라, 그리고 살아있는 현재에 행동하라.- 롱펠로

Part 2 효율적인 시간관리 목표를 정하라

‘한 인간의 가치는 그가 무엇을 받을 수 있느냐가 아니라 무엇을 하느냐로 판단된다’ 는 알버트 아인슈타인의 말로 자신의 가치 알기의 중함을 알리며, 인정받고 가치를 실현하기 위해서는 인성, 의사소통(대화의 기술), 업무능력, 열정의 기본 요소가 있어야 한다고 말한다. 그리고 목표를 정했다면 일단 행동으로 옮겨야 하고 목표를 세운 다음 그 목표를 상기시킬 목표 설정하는 방법이 필요하다. 우선 마인드맵을 이용한 목표 구체화, 실현 가능한 목표 세우기, 목표를 파트별로 나누는 방법이 수반되어야 한다. 그리고 ‘앞에 있는 한 명을 따라잡는 것’처럼 적당하게 어려운 목표를 기준으로 삼아서 방향성과 원동력을 잃지 않도록 해야 하고, ‘중요한 것’과 ‘급한 것’에서 우선순위를 정하는 원칙이 필요하며, 진행 상황에 따른 목표 수정과 단계별 목표 실현, 파레토법칙-80:20법칙으로 20%의 소수가 나머지 805보다 더 큰 가치를 지닌다-을 이용한 시간관리 능력의 철저함을 장착해야 한다고 한다.

오늘이라는 날은 두 번 다시 오지 않는다는 것을 잊지 말라. -단테

Part 3 나만의 시간관리표를 만들자

하버드 출신의 성공한 사람들은 놀라울 정도로 ‘시간관리의 중요성’, ‘시간관리 전략’ ‘시간관리 혁명’ 등의 화려한 제목으로 시간의 중요성을 강조했다. 이렇게 중요한 시간관리에 도움이 되는 수단으로 일 리스트, 스케줄러, 일간/ 주간 계획표, 스케줄 어플 및 프로그램 등이 있고, 시간 계획 짜기에 적합한 시간은 아침에 일어난 직후와 저녁에 쉬는 시간이라고 말한다. 여기에서 일상생활의 시간관리 법칙으로는 뚜렷한 목표와 분명한 과정이 있어야 하고 비효율적인 업무는 최대한 피해야 한다. 무엇보다 나만의 시간관리 리스트 작성은 특정한 시간 내에 특정한 업무를 끝낼 수 있게 도와주며, 당신이 그 시간 동안 얻을 수 있는 최대 효율을 내도록 도와준다. 이러한 효율을 내도록 하기 위해서는 매일 시간을 대하는 태도에 헛됨이 있어서는 안되며, 시간 활용을 위해서는 제대로 못 하는 것보다 거절하는 것이 낫다. 또한 성과를 얻을 수 있는 최적의 업무시간 알기를 자각해야 하고 이를 통해 효율적인 업무에 집중해서 업무의 효율을 높여야 한다. 마지막 시간 관리에 있어서 완벽함을 추구하는 것보다 잘못을 인정하고, 완벽주의와 작별하는 것도 필요하다. 너무 이른 판단으로 스스로의 발전을 억누르는 일이 생기게 만드는 것은 좋지 않다.

내가 헛되이 보낸 오늘 하루는 어제 죽어간 이들이 그토록 바라던 하루다. 단 하루면 인간적인 모든 것을 멸망시킬 수 있고 다시 소생시킬 수도 있다.-소포클레스

Part 4 권한부여와 업무 위임은 더 효율적으로 시간을 이용할 수 있다

우리는 주어진 모든 일을 혼자서 처리할 수 없기 때문에 효과적으로 업무를 위임하는 법-자신의 역할 제대로 이해하기, 업무 위임의 기능 이해하기, 직원의 능력에 따른 업무 위임, '역 업무 위임'의 상황 방지-을 배워야 한다. 배움으로 업무 위임을 잘하면 시간관리에도 효율적이며, 그 효율성을 높이려면 업무의 내용, 위임받을 사람에 대한 업무 위임 후 평가하기가 필요하다. 준비를 확실하게 한 다음 업무 위임을 하자. 효율적인 업무 위임의 원칙과 방법을 잘 파악하고 있어야 함은 물론 업무 위임의 순서와 업무 위임 과정 통제와 감독에도 소홀함이 없어야 한다.

자기를 통제하지 못하면 영원히 노예로 산다. 세상을 지배하고 싶다면 자신을 먼저 지배해야 한다.-소크라테스

Part 5 업무시간관리 장애 극복
시간을 빼앗는 문제점을 찾아서 개선했고, 합리적이고 효율적인 목표 관리 방법을 설정하고, 자신의 시간관리표를 만들었지만 여전히 업무 효율이 낮다면 이유는 단 하나다. 지나치게 많은 일들이 영향을 주고 있기 때문이다. 좋지 않은 업무환경을 어떻게 헤쳐 나갈 것인가에 대해 고민해야 한다. 어수선한 업무공간을 정리하고 사장의 생각 읽기와 업무 간소화, 명확한 팀 목표 설정하기 그리고 방향이 불분명한 업무지시와 아이젠 하워의 원칙-중요도와 급선무에 따라 업무를 '중요하면서 급한 일, 중요하지만 급하지 않은 일, 중요하지 않지만 급한 일, 중요하지 않으면서 급하지 도 않은 일'이라는 4개의 구역으로 분류해서 생각하는 방법-을 이용한 시간관리, 미루는 습관 버리기, 다른 사람의 힘 빌리 기와 확실한 시간관리 방법 찾기로 업무 효율을 높여야 하는 것이다.

변명 중에서도 가장 어리석고 못난 변명은 “시간이 없어서”라는 변명이다. -에디슨

Part 6 효과적으로 업무 효율을 높이는 시간관리 방법
이미 갖고 있는 기술과 조건을 활용할 줄 모르고 시간 관리 방법과 기술이 만들어내는 엄청난 효과를 모르는 것은 실패하는 사람들의 가장 큰 특징이다. 그러므로 효율적인 전화 사용과 시간을 절약하는 메일 사용법을 습득하고 인터넷으로 빠르게 정보 얻기와 교묘하게 시간을 절약하는 소통 방법을 익혀야 한다. 업무를 나눌 때의 원칙과 기본 구조를 알아야 하고 적절하게 자투리 시간 이용해 업무 효율을 최대한 높이고, 관리자들이 시간의 반은 버려진다고 생각하는 회의 효율 높이기와 외부의 방해를 전혀 받지 않고 업무에 집중할 수 있는 새로운 시간대 만들기를 할 수 있어야 한다.

인간의 수명은 한계가 있으니, 남이 아닌 나 자신을 위해 살자- 스티브 잡스

Part 7 업무와 일상생활의 균형 맞추기
많은 사람들이 자신의 삶과 업무 시간을 균형 있게 보내는 방법을 모르고 있다. 업무에 집중하면서도 자신의 삶을 즐기는 방법을 알아보자. 우선 자신의 잠재력을 끌어올려 열정적으로 업무에 임할 수 있도록 업무태도 바꾸기와 가치 없는 일과 불필요한 물건이나 약속 등 개인생활 정리하기를 통해 자신을 살펴보고, 업무와 휴식을 대하는 올바른 태도와 좋은 컨디션 유지하기, 잠과 밤샘을 대하는 올바른 태도와 감정 컨트롤, 가족과 많은 시간 보내기, 휴식시간 잘 보내기, 긍정적인 마음으로 스트레스 해소를 하는 것으로 신경을 옮겨 다음을 다시 받아들이면 된다.

우리는 매일을 인생의 마지막 날처럼 살아야 한다- 헬렌 켈러

시간을 아끼는 사람은 늘 행운을 맞이할 준비가 되어 있다. 그래서 세계적인 인재를 양성하는 하버드에서 가장 중요하게 가르치는 것이 바로 ‘시간의 소중함’이다. 책의 제일 마지막 ‘시간의 걸음걸이에는 세 가지가 있다. 미래는 주저하면서 다가오고, 현재는 화살처럼 날아가고, 과거는 영원히 정지하고 있다.’는 F. 실러의 말처럼 지금의 삶에서 자신이 걷고 있는 시간의 걸음걸이를 잘 살펴야 한다. 너무 빨라도 그렇다고 너무 느려도 안 된다. 나의 시간을 나만의 걸음으로 걸으며 제대로 잘 활용해야 한다. 내가 바라는 성공하는 삶을 살기 위해서는.

[리드리드출판에서 도서를 제공받아 열심히 읽고 작성한 주관적 포스팅입니다]

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