직장인 추천 보고서 작성법, 보고서 말이 되게 써라, 김철수, 새로운 제안

보고서 말이 되게 써라 - 보고서를 작성하거나 검토하는 모든 직장인이 꼭 알아야 하는 내용
김철수 지음 / 새로운제안 / 2024년 5월

직장인에게 있어 문서 작성은 필수입니다. 말로 보고 하기도 하지만, 결국 문서로 승인을 받아야 하고, 문서로 정해진 범주 내에서 일해야 하는 게 직장인의 숙명이기도 합니다.

글을 잘 쓰려고 "노오력"은 다들 합니다. 요즘은 인공지능 시대에는 chatGPT 같은 생성형 AI의 도움을 받기도 하고요.

그런데... 이런 말을 듣기도 하죠!

무슨  말인지 모르겠다.

말이 앞뒤가 안 맞다.

그래서 하고 싶은 말이 뭐죠?

그러면 위와 같은 소리를 듣지 않고, '말이 되는 보고서'를 쓰려면 어떻게 해야 할까요? 
김철수 작가의 ≪보고서 말이 되게 써라≫ 깨알같은 보고서 작성법 TIP이 들어가 있어 소개합니다.

저자는 상사가 저렇게 말하는 이유를 3가지로 설명합니다.

1) 작성자가 엉뚱한 글을 썼기 때문 (내가 요청한 건 그게 아닌데?)
2) 논리적으로 쓰지 못했기 때문 (주장의 근거는? 이게 앞뒤가 맞는말인가?)
3) 핵심이 없거나 잘 드러나지 않았기 때문 (그래서 하고 싶은 말이 뭔데?)

그러면 위와 같은 소리를 듣지 않고, '말이 되는 보고서'를 쓰려면 어떻게 해야 할까요? 김철수 작가의 ≪보고서 말이 되게 써라≫ 깨알같은 보고서 작성법 TIP이 들어가 있어 소개합니다.

지은이 김철수는 문과와 이과를 오가는 융합형 작가라 할 수 있습니다. 국문과를 졸업하고, IT 서비스 개발을 비롯한 다양한 일을 하다가 지금은 디지털역량연구소를 운영하고 있거든요. 시대에 발맞춘 AI, 데이터, 기획, 보고, 인문학 등 다양한 분야를 강의하고 책을 쓰고 있습니다.

대표 저서로는 ≪chatGPT와 글쓰기≫, ≪팀장을 위한 보고서 검토 기술≫, ≪감으로만 일하던 김 팀장은 어떻게 데이터 좀 아는 팀장이 되었나≫등이 있습니다.

팀장을 위한 책도 많이 쓰신 것으로 확인되네요. 저도 작은 부서의 팀장을 맡고 있는데요~ 실무자 때는 내가 하고 있는 것을 문서로 잘 담는 것에 중점을 뒀다면, 팀장은 올라온 문서를 검토하고 피드백 후 위에 잘 보고하는 것이 중요하죠. 실무자뿐 아니라 중관관리자에게도 추천하는 이유입니다.


이 책은 총 5개의 챕터로 이루어져 있습니다.각 장별로 특히 인상적인 부분과 도움 될만한 부분 일부만 정리해 봅니다.

1장. 보고서 용어를 이해하고 쓰자

문제, 배경, 원인, 현황, 전략, 과제, 업무, 계획, 실적, 성과, 특징, 장점

헷갈리는 용어들,,,

비슷한 것 같기도 하고 헷갈리기도 합니다. 그래서 정확한 구분 없이 사용하기도 하죠. 그런데 각 용어의 뜻과 역할이 정해져 있는데 제대로 된 용어 이해 없이 쓰다 보면 상사 입장에서 볼 때는 말이 안 맞는다고 보이겠죠. 빠른 시간 안에 파악하기도 어렵고요.

석사학위 논문 쓸 때 기억도 납니다. 처음엔 낯선 용어들과 방식에 참고 논문들을 읽는 것 자체가 쉽지 않았어요. 반복해 보다 보니 패턴이 보이더라고요. 

보고서 역시 마찬가지입니다. 중간관리자나 상사는 수없이 작성하고 검토하여 이미 익숙한 방식이겠죠. 초보 직장인에게는 아직 어색한데 말이죠. 보고서를 제대로 쓰려면 용어의 뜻부터 제대로 알아야 할 것입니다.

2장. 글을 논리적으로 쓰고 확인하자

논리적으로 쓴다는 것은 자료와 사실, 판단과 중이 매끄럽게 이어지고 그 근거가 충분하다는 것일 겁니다. 

직장인은 자료와 사실에 익숙하지만, 상사는 판단과 주장이 필요합니다. 자료와 사실만 들이밀어서는 So What(어쩌라고) 반응을 얻기 십상인 것이지요. 반면 자료와 사실 없이, 판단과 주장부터 내세운다면 Why So?(왜 그렇지?) 반응이 나오겠지요.

결국 근과 결론이 논리적으로 이어지는 문서가 설득력 있는 문서가 될 것입니다.

3장. 빠르게 조사하고 정확히 분석하자

빠르게 조사!
조사대상과 범위를 미리 정확히 파악하는 게 중요할 것입니다.(p.112) 그렇지 않으면 애써 파악해놓고도 상사가 '잉? 내가 요구한 건 이게 아닌데?'소리를 들을 수 있겠죠! 

정확히 분석!
저자는 데이터 정리와 데이터 분석을 구분할 필요성에 대해 언급합니다.(p.130) 또한 큰 행사가 있을 때 일을 나누는 WBS(Work Breakdown System)에 대해 소개합니다.(p.152)

업무 분담이 제대로 되지 않으면 일부 특정사람(막내?)에게 일이 몰릴 수 있고, 또는 누가 하겠지 하다가 일이 빵꾸날 수도 있을 것입니다. 일을 나누는 건 물론 중간관리자가 챙겨야할 부분일 것입니다.

4장. 상대를 고려해서 내용을 표현하자

실수를 줄이고 효과적 커뮤니케이션을 위한 여러 유용한 팁들이 나오는 장입니다.
- 새로운 것을 설명하려면 범주, 용도, 특징 순서로 설명하라는 것! 
- 보고 전 예상 질문을 도출하는 것(정말 중요!, 보고하는데 준비 안 된 질문이 들어오면 식은땀 나는 것 경험해 보셨지요?)
- 표와 차트의 활용법
- 이메일에서는 아래서부터 쓰라는 팁!! (이메일 보내고 나서 앗! 첨부파일? 이런 적 있으시죠?)

5장. 제대로 지시하고 제대로 검토하자

'제대로 지시'는 팀장이 더 신경 써야 할 것입니다. 

저도 가끔 당혹스러울 때가 있긴 합니다. 나는 분명 A를 지시했고, 분명 알아들은 것 같은데 B를 해온 겁니다. 모르면 물어봤어야지 싶은 마음도 들었는데요~. 저자는 '그 일을 왜 하는지', '왜 그 일인지', '왜 그 사람이 하는지' 등을 서로 물어야 한다고 합니다. 정확한 이해가 정확한 업무처리를 가져오기 때문입니다. 저도 충분한 설명과 더불어 명확히 이해했는지를 더 챙겨야겠습니다.

그리고 파일 버전 부분도 많이 공감되는 부분이었습니다. 자칫 _최종.hwp 파일이, 최종의 최종의 최종.hwp 파일이 될 수 있으니, 정말 완전히 최종 종료되기전에는 섣불리 final이나 최종을 붙이지 않는 것이 좋습니다.

대신 1.0, 2.0 식의 버전 관리를 추천하는데요~ 저도 이미 사용하는 방식입니다. 다만 파일의 버전을 엑셀로 정리하면 반려 횟수 및 업무의 난이도까지 분석될 수 있구나 하는 부분은 미처 생각 못 했던 부분입니다. ㅎ

[개인 의견]

요즘 글을 쓸 때 chatGPT 등 생성형 ai의 도움을 받는 경우가 계속 늘고 있죠.

분명 검색과 학습, 분석과 정리, 편집, 요구 기반에 따른 명령 수행에 탁월하여 도움 효과는 분명합니다. 다만 너무 ai에 의존하다 본인의 글쓰기 실력이 발전할 기회를 잃는 것은 아닐지 우려되는 부분도 있어요. (계산기 사용하며, 계산 능력이 떨어지듯)

그래서 최소한의 참고용으로 ai를 활용하기도 하지만 웬만하면 직접 글을 쓰려고 노력합니다. 이 글도 순전히 저의 머리에서 나온 생각을 타자하고 있지요. ai의 도움을 받더라도 마무리 편집권마저 내주지는 않았으면 합니다. 

[총평]

보고서가 어려워 보여도 결국 정해진 틀이 있습니다. 
이 책이 보고서의 방식을 이해하고 잘 쓰는데 도움이 되기를 바랍니다.
저도 부서원들과 함께 읽도록 사무실에 가져다 놓아야겠습니다.

[북유럽 카페를 통해 출판사로부터 도서를 제공받아 직접 읽고 주관적으로 작성하였습니다.]