1등의 속도 / 아카바 유지

1등의 속도 - 업무 속도를 극한까지 올리는 스피드 사고의 힘
아카바 유지 지음, 이진원 옮김 / 다산북스 / 2016년 9월

‘시간은 금이다’라는 말이 있듯, 우리의 절대적 시간은 고정되어 있고 무슨 수를 써서도 바꿀 수 없다. 아무리 많이 일이 쌓여 있어도, 그것을 처리할 수 있는 시간은 한정되어 있다는 말이다. 그렇다면, 일을 처리하는 ‘속도’를 높이면 되지 않을까? 그러나 제대로 된 방법으로 하지 않으면 속도가 붙기는커녕 일에 진척이 없다. 일에 속도를 내지 못하는 ‘굼벵이’들을 위해, 미국 유명 컨설팅 회사 맥켄지 출신의 ‘아키바 유지’가 일의 효율성과 속도를 높이는 방법을 소개한다.

p.7 '속도'는 일하는 스피드를 말한다. 영어로 말하면 'fast'에 속한다. 어느 정도의 속도로 과제를 파악하고 해결하여 성과를 낼 것인가 하는 시간당 생산성이다. 빠르면 빠를수록, 예컨대 서류를 작성하는 시간, 회의 시간, 무언가를 완수하는 시간을 단축할수록 성과를 낼 수 있다.

'신속성'은 아침 일찍 일어나기 등 시간의 빠르기를 의미한다. 영어로 말하면 'early'에 속한다. 스피드가 같아도 일찍 시작하면 대부분은 일정을 앞당겨 준비할 수 있으므로 불필요한 시간을 허비하지 않게 된다.

당신은 얼마나 빠르게 일을 처리하는가? 혹은 얼마나 신속하게 일을 시작하는가? 모든 속도의 개선은 여기서부터 시작된다. 당신의 일처리를 방해하는 요소가 무엇인가? 상사의 잔소리? 아니면 자신의 미숙함? 하지만 언제까지 환경과 무능력을 탓할 수 없는 법, ‘1등의 속도’의 저자는 PDCA의 사이클, 메모 쓰기, 그리고 3가지 사고법을 통해 일의 속도를 개선하기를 권한다.

p.51 PDCA란?

Plan(계획), Do(실행), Check(평가), Act(개선)의 사이클로, 이것을 실행할 때마다 아웃풋의 질이 향상된다. 한 번보다는 두 번, 두 번보다는 세 번 실행하면 아웃풋이 점점 개선된다.

PDCA는 계획부터 실행, 평가, 개선에 이르는 사이클이다. 예를 들어, ‘치킨을 먹을 것이다.’ (계획) - ‘양념 반 후라이드 반을 시켰다.’ (실행) - ‘후라이드가 퍽퍽했다.’ (평가) - ‘앞으로 양념만 시킨다.’ (개선)의 프로세스를 거쳐, 효율성과 정확성을 높이는 방식이다.

p.101 메모 쓰기 : A4용지를 가로로 놓고 왼쪽 윗부분에 타이틀, 오른쪽 위에 날짜, 본문을 4~6줄 정도, 각 20~30자 정도 적는다. 이 한 페이지를 1분 안에 쓰고 아침에 일어나서 잠자리에 들 때까지 하루에 총 10페이지를 적으면 머릿속이 깨끗하게 정리된다.

PDCA를 효율적으로 실천하기 위해선, 애초의 ‘사고의 속도’ 자체가 빨라져야한다. 그러기 위한 훈련법이 바로 이 ‘메모 쓰기’다. 저자인 아키바 유지는 이 ‘메모 쓰기’를 통해 생각 자체를 빠르게 정리할 수 있었고, 그로 인해 많은 덕을 보았다고 한다. A4 용지에 200자 미만의 생각 정리 노트를 만드는 것. 엄청 단순하지 않는가? 하지만 이런 단순한 것이 쉬운 것은 아니다. 다만, ‘실천할 의지’의 여부다.

p.115 가설사고 : '이것은 이런 걸까?'하고 자신의 사고를 갖는 것, 가지려고 하는 것을 말한다. 가설사고란 말이 낯선 사람도 있겠지만 어려워할 필요는 없다. 문제점이든 해결책이든 맨 처음부터 가설을 세우고 '이것이 문제점이라면' '이렇게 하면 좋지 않을까'하고 계속 생각한다.

p.124 스피드 사고 : '원래의 바람직한 모습은 무엇인가' '실제로는 어떻게 되었어야 하는가?'를 전례나 현상에 매몰되지 않고 철저하게 사고하는 것이다.

p.129 심층사고 : 가설을 세운 후, 납득될 때까지 '왜'를 반복하고 다른 사람에게 들은 것, 신문, 잡지, 인터넷에서 읽은 것을 모두 활용하여 근본부터 계속 의문을 품는다.

PDCA를 통해 자신의 업무 프로세스를 개선하고, 원활한 PDCA를 위한 사고 속도 증진을 위해 메모 쓰기를 연습한다. 하지만 메모는 뭐로 채우나 싶은 사람들을 위해 저자는 세 가지 사고 방법을 제시한다.

먼저, 가설 사고는 쉽게 말해서 예상해보고 스스로의 답을 찾아보는 것이다. 가설은 한 번에 끝나는 것이 아니라, 계속 검증하고 수정되는 것이 반복되어야 올바른 결론을 향해 나아갈 수 있다.

스피드 사고는 조직 내부의 암묵적 전제조건, 제약조건에서 벗어나 가장 이상적이고 바람직한 상태를 상상해보는 것이다. 한국사회에서 자연스럽게 받아들여지는 야근, 잦은 회의 등 비효율적 방식을 개선하기 위해선 이런 스피드 사고가 꼭 필요하다고 저자는 말한다.

심층 사고는, 앞서 말한 가설 사고에 덧붙여, 스스로 납득할 때까지 ‘왜’를 덧붙이는 것이다. 이러한 ‘왜’를 계속 던질수록 분석력과 독창성을 만든다.

‘1등의 속도’는 이러한 사고법 외에도 많은 업무 효율화를 위한 팁들이 가득 담겨 있다. 사회 초년생이나 스스로의 업무 효율성, 생산성에 자신이 없는 이들에게 많은 도움이 될 것이다.