기록 관리는 민주 국가의 기반 문화 중 하나다. 크게 두 가지의 이유에서인데, 하나는 국가가 한 일을 국민에게 증명해야 하기 때문이다. 이것은 기록의 ‘설명책임성‘으로, 기록을 남기면 국가가 한 일을 국민에게 설명하는 책임을 다할 수 있다.
다른 하나는 기록이 의사소통의 명확성을 더해 줄 수 있기때문이다. 무엇인가를 결정하거나 집행할 때 기록을 활용하면모호하거나 불명확한 지점을 줄일 수 있다. 모호하던 생각도기록의 명시화 과정을 거침으로써 더 명확하게 정리되기 마련이고, 불명확한 상태에서는 기록 자체가 성립되지 않으니기록이야말로 의사소통의 핵심 기제가 아닐 수 없다.