일의 습관

일의 습관 - 최고의 성과를 내는 시간관리의 기술
이다 요시히로 지음, 김정환 옮김 / 시원북스 / 2021년 8월

[서평] 일의습관

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한정된 시간 안에 최소한의 노력으로 최대한의 성과를 낸다. 이 문구를 보고 이 책에 관심을 가졌습니다. 제 목표이기도 하거든요 이제는 더이상 많은 시간과 에너지를 들여서 일을 하지 않으려 합니다.

최소한의 시간과 노력을 들여서 적당히(?) 일을 하려고 합니다. 더 이상 어리석게 살지 않고 싶습니다.

일정을 짤때는 빡빡하게 짜면 안됩니다. 예정대로 진행되지 않는 일이 대부분이기 때문이라 합니다.

수많은 수정과 계획 변경, 예기치 못한 문제 발생, 해결 과정을 거치다 보면 시간은 항상 부족하기에 모든 일이 순조롭게 진행되는 건 애초에 불가능하다는 전제에서 시작해야 합니다. 그런데 우리나라는 일정을 그런 것들을 고려해서 넉넉하게 짤 수 있는 분위기가 안됩니다. 주변 환경이 따라주지 않습니다. 그래도 빡빡하게 순조롭게 일이 풀렸을때를 기준으로 일정을 짜지 않도록 노력해야 합니다.

일정에 쫓기게 되면 조급증, 스트레스를 야기하고 그러다 보면 업무의 질이 떨어지고 실수나 오류를 범할 가능성이 높아져 리스크가 커집니다. 아무리 야근을 하고 밤을 새고 시간과 노력을 많이 투자한다고 해도 지치고... 과부하를 일으켜서... 일의 결과는 떨어지게 됩니다.

일정을 짤 때는 빈 시간을 마련해 놓아서 만일 일이 순조롭게 진행된다면 잠시 휴식도 취하고 우선순위에 밀린 업무를 짬을 내어 빠르게 처리하거나 이전에 보류했던 업무를 재검토 할 수 있기에 상사들도 일정을 빡빡하게 해서 쪼기만 하지말고 여유롭게 일정을 짤 수 있도록 해주어야 합니다.

일을 할 때에 중요한 것은 '일의 목적'이라 합니다. 최대한 좋은 결과물을 만드는 데 집착하면서 마지막까지 고치고 또 고치다 일이 늦어지도록 하면 골치 아픈 존재가 된다합니다. 어떤 일에 푹 빠져 있을 때 본질에 집중하고 있는지, 본질에서 멀어졌는지 알아차리는 연습을 하라고 합니다.

한 번에 많은 일을 처리하면 뇌는 엄청난 비용을 치른다고 합니다. 일에 집중을 하고 있는데 갑자기 전화벨이 울려서 통화를 하거나 갑자기 상사가 진행 상황을 물어보거나 옆에 동료가 질문을 하거나 그렇게 대응을 마친 뒤 다시 일을 시작하려고 하면 '내가 어디까지 했더라?" 머릿속이... 갑자기 비어있는 느낌-- 꽉 막힌 느낌이 들었다가... 머뭇하다가 생각나서 다시 일에 집중을 하는데 버퍼링이 걸리다가 진행하기도 하고 이거하다 저거하다 보면 완전히 잊고... 다른일을 하기도 합니다. 이렇게 작업을 전환할 때마다 불필요한 움직임과 수고를 들이면 피로해지고 시간이 걸리면 일이 번거롭게 느껴지면서 짜증이 나기도 합니다. 이게 단순히 기분탓이 아니라 다수의 연구에서 업무 중 방해를 받으면 생산성이 떨어진다는 결과가 나왔다고 합니다. 그래서 업무에 집중할 수 있는 근무 환경이 중요하다고 합니다.

요즘 코로나19 땜에 재택근무가 많이 늘었는데 주변사람들의 이야기를 들어보면 사람들과 소통이 필요한 업무는 몰아서 일주일에 1,2일만 출근해서 해결을 하고 재택근무로 집중이 필요한 업무를 하면 효율이 좋다고 하기도 합니다.

집중해서 일할 수 있는 분위기를 위해 전화, 메신저, 상사,동료의 회의소집, 상사의 호출과 지시등이 최소한으로 되어야 할 거 같습니다.

미국 스탠퍼드 대학교의 연구 결과에 따르면 업무 전환을 자주 반복하면 스트레스가 쌓여 뇌세포가 파괴된다고 합니다. 멀티태스킹을 하다가 머리가 무겁고 두통이 생기는 이유는 뇌를 혹사시켰기 때문이라 합니다.

업무의 질이 아닌 속도에 우선순위를 두어야 한다고 합니다.

처음 계획했던 작업 시간의 70퍼센트만을 들여서 끝낸다는 목표로 일을 진행하는 단순한 방법도 효과적이라 합니다. 완벽한 이상을 지향하기보다 기간 안에 완성시켜 제출하는 것을 목표로 삼는 것이라 합니다.

거절을 못하면 모든 부탁에 대해 "네"라고 대답하면 할 일이 많아져 일정 약속을 지키기 어렵습니다. 부탁을 거절하기란 누구나 어렵지만 승낙과 거절을 판단하기 전에 그 이유를 생각하라 합니다. 이유가 타당한지 검토하면 논리적인 판단 근거를 설명할 수 있고 검토가 축적되면 그러한 판단과 근거에 일관된 기준이 생긴다고 합니다. 들어줄 수 있는 부탁에만 "네"라고 하고 당장은 들어주기 어려운 일이면 가능한 일정을 검토해서 상대가 제안한 일정은 어렵지만 언제 이후로 가능하다고 설명할 수 있다고 합니다.

시간도 돈처럼 예산 관리를 해야 한다고 합니다. 근무 시간 안에 일이 끝나지 않으면 시간 부채가 생겨 이것이 반복되어 시간이 지날수록 할 일이 쌓이면 업무 전환도 늘어나 효율이 더욱 악화되며 업무 종료까지 더 많은 시간이 걸린다고 합니다.

한정된 시간 안에 효율적으로 성과를 올리려면 가치를 낳는 업무에 집중해야 하므로 시간과 가치를 기준으로 업무를 정리하는 것이 중요하다고 합니다. 내가 직접 해야 할 일인지 다른 사람에게 의뢰해야 할 일인지를 검토해서 내가 아니면 할 수 없는 일에 집중해서 창출할 수 있는 가치를 높이라고 합니다.

일이란 그냥 무턱대고 열심히만 한다고 되는건 아닌거 같습니다. 효율적으로 최소한의 시간과 노력을 들여서 성과를 내는게 중요하기에 이것을 기억하며 이렇게 하고자 노력해야겠습니다.