보고서 작성 실무강의

보고서 작성 실무 강의 - 16년 차 전문 컨설턴트가 1800개 보고서에서 찾은 보고서 작성의 기술
홍장표 지음 / 한빛미디어 / 2019년 10월

보고서 작성에 어려움을 겪고 있는 직장인이라면 매우 솔깃한 제목이다. 나 역시 실무 진행 후, 문서로 보고를 해야하는데서 오는 막막함에 작성을 힘들어하고 있어서 매우 좋은 기회였다. 약간 왕도에 가까운, 즉 많이 보고 많이 쓰는 사람이 잘 쓰고, 일을 잘하는 사람이 보고서를 잘 쓴다는 류의 다소 식상한 부분도 있었지만 디테일한 부분에서는 큰 도움이 되고 있다. 보통 보고서를 쓴다면 형식적으로 목차를 다시 길게 늘여놓는 식이었지만, 이 책에서는 어떤 내용을 보고서에 실을 것인가부터, 문체와 흐름까지 총 40여개의 작성기술을 가지고 코치해주고 있다. 

특히 도움이 많이 되었던 부분을 정리해본다. 자신의 분야에 따라 필요한 보고서 작성의 기술과 내용이 다를 것이기 때문에 도움이 필요한 다른 독자들은 필히 이 점을 생각해서 자기분야에 맞게 잘 선별해서 익히는 것이 좋을 것이다. 

1. 보고서의 제목을 짓는 법. 프로젝트명을 기입하거나 누구나 봐서 직관적으로 알 수 있는 설명형 제목을 선호하곤 하는데 여기서는 키워드형 제목과 설명형 제목을 번갈아 사용하며 가독성과 운율을 맞추고 목차의 속성을 맞출것을 제안한다. 

2. 보고서의 문장에 대한 부분은 아마 가장 궁금한 부분일 것이다. 중요하지 않은 일상보고서의 경우 문장을 길게 늘이거나 불필요한 수사를 붙여 작성하기는 누구나 한 번쯤 해보았을 것이다. 그러나 성과 보고와 계획서를 제출할 때는 무조건 단문과 키워드를 중심으로, 제목과 마찬가지로 속성을 통일한다. 속성이란 내용의 단계별 깊이를 말한다. 단계 단계마다 일관성을 지키는 것이다.

3. 이야기의 전개 구조를 미리 설명한다. 시간이나 종속관계에 따라 순서대로 연결구조로 작성한 것인지, 대등한 요소를 병치해서 작성하는 병렬 구조로 나열할 것인지 키워드를 제시하면 읽는 이가 훨씬 이해하기 쉽다. 

그 밖에 목차와 다이어그램을 이용하여 보고서 내용을 돕는 부수적 요소에 신경쓰는 법을 알려준다. 앞의 이야기전개구조는 목차와 긴밀하게 연결되어 있기 때문에 자신의 목적과 상황에 따라 적합한 구조를 선택해서 사용하면 좋다. 목차를 작성하고 자료를 다 모았다면 정보를 가공하여 보고서를 구성할 차례다. 이 때 자료를 배치하는 논리적 프레임이 큰 도움이 된다. 논리적인 구조화를 위해서 3가지 패턴을 기억하면 좋다. 시간과 절차에 따른 흐름, 정반합과 기존과 새로운 것의 패턴 비교, 각종 유형을 범주화하여 정리비교하는 방법이 있다. 

이 세 가지를 3대 소스와 함께 섞어 정보를 나열하면 보고서의 내용을 채우게 된다. 3대 소스는 분석, 예시, 정의이다. 즉 이 6가지를 바탕으로 시간이나 절차적 흐름에 따라 사건을 분석/ 분석결과를 절차나 순서에 따라 이야기/ 예시를 들어 사례와 설명을 풍부하게 하고/ 새로운 용어나 어려운 개념을 정의하고 세부적인 해석을 명확하게 정리해나갈 수 있다는 것이다. 결과적으로 이 책에서 이 부분에 대해서만 얻어가도 커다란 도움이 된다고 생각한다. 보고서를 단순히 프로젝트 뒤에 하기 싫은 문서작업으로 여기지 않고, 프로젝트를 정리하고 설득하는 자료로서 활용할 수 있을것이라 기대한다.