팀장을 위한 보고서 검토 기술

팀장을 위한 보고서 검토 기술 - 팀원을 제대로 지도하고 상사의 가려운 곳을 긁어주는
김철수 지음 / 새로운제안 / 2019년 1월

직장인들의 영원한 고민 보고서 작성. 그런데 책 제목이 조금 특이하다

보고서'검토' 기술이다. 특 보고받는 팀장 또는 임원의입장에서 글을 썼다.

보고서라는 것은 누군가에게 상황을 이야기 하거나 의사결정을 요청하는 문서이기에

목적이 있다. 따라서 반드시 검토자가 있다.

작성자는 검토자의 입장에서 작성을 해야 옳고, 검토자는 자신이 원하는 목적에 맞게 

쓰여졌는지 봐야 한다.

팀장이 검토자라는 입장에서 본다면, 팀장이 직접 쓰는게 가장 좋겠지만

국내 상황상 팀장은 실무를 뛰기 보다는 지침을 주고 의사결정을 한다.

자신이 아는바 목표하는바를 분명히 팀원에게 전달하고 그 내용을 토대로

팀원들이 보고서를 작성하면 좋겠지만...

실상은 다르다.

팀장이 개떡같이 말해도 찰떡같이 알아들으면 좋겠지만 찰떡같이 말해도 개떡같이

알아듣는 경우가 더 많을것이다

(여기에 대해서는 반론이 있는데 문유석 판사가 쓴 글을 보면

" 찰떡같이 말해도 남이니까 잘 알아들을동 말똥한데 굳이 개떡같이 말해서

어렵게 하냐" 라는 주옥같은 말을 하셨다)

우선 팀장은 팀원들이 보고서를 작성할때

1. 논리가 타당한지 보고

2. 근거가 분명한지 보고

3. 구성이 적절한지 보고

4. 그래서 원하는 바가 제시되어 있는지 봐야 한다

1. 논리의 타당성

비약이 없는지, 상식적으로 맞는지 봐야한다. 

자료를 토대로 근거를 만들고 근거를 토대로 주장을 하는데 

이 과정에 비약이 없는지 점검해야 한다

2. 근거의 타당성

근거가 적절한지 봐야 한다. 사내 자료 또는 외부 자료를 인용했을때

수치가 틀린것이 없는지 잘못 작성한것은 없는지 봐야한다.

문제는 근거자료 모두를 팀장이 점검할 수 없다. 그럴거면 직접 한다

이럴땐 갑자기 변하는 지표를 봐야 한다. 매출액이 갑자기 늘거나 줄거나

비용이 갑자기 줄거나 느는 수치들은 봐서 그 자료가 제대로 작성된게 맞는지 확인한다.

3. 구성의 적절성

보고서 작성시 소주제 대주제 구분을 하는데 이때 실수할 여지가 많다.

예를들어 주장, 목적, 목표, 방법등을 혼동하면 보고서의 주장이 

뒤죽박죽이 되서 뭐가 뭔지 알수 없는 보고서가 된다

4. 시사점

보고서에는 종류가 여럿있다. 

상황을 알리는 보고, 의사결정을 요구하는 보고등

그런데 보고서를 쓸정도의 노력을 요구한다면 그저 상황만 알리는 보고는 잘 없을것이다

이런 상황에서 어떤 결정을 내려야 합니다. 라는 보고가 대부분이다.

이때 팀원이 근거들을 가지고 팀장이 의사결정을 잘 할 수 있게 해주도록 한다.

단, 팀원은 팀장의 노력을 최소화 해야 하므로 먼저 자신만의 주장을 펴야 한다

" 이러저러한 근거로 A,B,C 3가지 대안이 있습니다.

각각의 장단점은 이러저러한데

요러한 이유로 A안을 택하는 것이 최적이라 생각합니다"

이렇게 결론이 나오면 팀장은 거기서 의사결정을 하면된다

진짜 A안이 최적인지 아니면 다른 근거를 토대로 B나 C안도 대안이 될 수 있는지를

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보고서는 작성하는 사람도 힘들지만 검토하는 사람도 힘들다...

는 것을 이제야 깨닫는다. 목적을 분명히 하고 작성 방식에 대해서 

학습과 연습이 뒤따른다면 보다 좋은 보고서를 만들 수 있으리라 생각한다.