안녕하세요...
예전에 신림동에서 2차 주관식 시험준비를 위해 전문학원을 다닌 적이 있다. 그때 지금으로 말하면 아주 유명한 1타 강사가 있었는데 주어진 주제에 대해 큰 그림(목차)을 그리고 하나하나 꿰맞춰 가는 게 너무도 신기방기 놀란 적이 있다.
또 직장에서는 국회 보고자료 또는 ○○님 방문에 대비 보고할 페이퍼를 10장 내외로, 3장 내외로, 또는 1장으로 줄여서 요약 보고서를 만들어 놓느라고 애를 먹은 적이 많다. 그리고 훗날 보고서에도 작성 방법론이 있음을 터득하게 되었고...
이 책은 그 보고 기법을 ‘요약’이라며 이를 ‘핵심 내용만 잡아 간추린다’로 표현하면서 C.O.R.E.라는 네 단계를 소개한다. 이는 ① 잡아내는Catch ② 정리Organize ③ 현실화Realize ④ 표현Express 단계로서 현장의 실전 사례를 들어가며 설명하고 있다. 그 핵심(Key Word나 Topic Sentence)을 찾아내고, 정리하고, 이를 실수 없이 상대에게 전달하는 그 방법론을 이 책 중심으로 간략 소개해 본다.
◆ Catch, 핵심을 놓치지 않고 정확하게 잡아내는 방법
‘보고를 잘하려면 핵심을 정확하게 잡아라’며 우리의 업무 현장에서 실제 이루어지는 각종 회의와 업무 지시, 보고, 협상, 대화 등등 다양한 업무 과정 중에서 놓쳐서는 안 되는 정보가 있다며 저자는 각각의 필요에 알맞은 정보를 찾기 위해 다음의 9가지 방법론을 제시한다. ‘해석하라’, ‘조망하라’, ‘공감하라’, ‘예상하라’, ‘기록하라’, ‘질문하라’, ‘실행하라’, ‘학습하라’, ‘복기하라’ 등이 바로 그거로서
특히 ‘상사의 의도를 명간(銘肝 잊지 않도록 마음속에 깊이 새겨 둠)하라’ ‘개떡같이 말해도 찰떡같이 알아들어라’ 등을 생각나게 하는 ‘해석하라’, 실패한 상황도 되돌아보며 앞으로 어떤 방향으로 나아가야 할지 반성하는 ‘복기하라’ 등등을 통해 현장 사례와 함께 9가지 방법론을 세세하게 알려준다.
◆ Organize, 이해하고 설득하기 좋은 틀로 정리하는 방법
아무 질서 없이 혼돈 그 자체로 쌓인 정보들을 하나하나 정리해 핵심을 찾는 ‘생각 정리의 기술’로서 다음의 7가지 프레임을 소개한다. 5W1H, PEST, Logic Tree, SWOT, Value Chain, ERRC, WBS 등이 바로 그거로서 이 또한 각종 현장 사례와 함께 상세하게 알려준다. 나의 경우 실제 현장에서 가장 빈도가 많게 사용한 방법은 SWOT 분석법이었으며 각각의 내용이 궁금하신 분은 이 책을 통해 익혀 두기 바란다.
참고로 프레임의 효과는 단기적으로도 관찰되지만, 장기적으로 축적되면 더 큰 힘을 발휘한다며 프레임이 없으면 커뮤니케이션이 실패한 원인을 파악할 수 없다고 얘기한다. 또 프레임을 통해 자신의 커뮤니케이션 스킬을 객관적으로 바라보고 계속해서 보완해 발전시킨 사람은 한 분야의 전문가로 성장한다며 성장의 길목에서 프레임은 꼭 한 번은 넘어야 할 산이자 동시에 당신을 띄워줄 날개라고 얘기하고 있다.
◆ Realize, 현장을 예측해 계획을 현실화하는 방법
실제 보고 현장에서 생길 수 있는 ‘장애물을 예측하는 기술’로서 문제는 현장에서 발생한다며 “중요한 것은 이게 아니다” “너무 어수선해서 무슨 말인지 모르겠다” “이것은 왜 빠졌나요?” “말의 앞뒤가 안 맞습니다” “그건 어디서 나온 이야기입니까?” “그래서 결론이 무엇인가” “지금 꼭 이야기해야 하나요?” 등과 같은 현장에서 나올 수 있는 7가지의 부정적인 반응을 현장 사례와 함께 하나하나 상세히 소개해 나간다.
특히 저자는 왜 많은 직장인이 아는 것, 준비한 것도 제대로 전달하지 못하는 안타까운 상황에 처할까? 보고나 비즈니스 대화에는 다양한 정보가 오고 간다. 그리고 대부분은 내가 계획하고 준비한 대로 대화가 진행되지 않는다. 보고를 듣는 사람이 예상치 못한 질문을 계속 던지기도 하고, 특정 포인트에 과도하게 집착하기도 한다며 어지럽게 느껴지는 현장의 보고와 대화 속에서 길을 잃지 않고 제때 목적지에 도착하려면 무엇이 필요할까를 생각하게 하는 대목이라 하겠다.
◆ Express, 말과 글을 군더더기 없이 전달하는 법
준비한 보고를 잘 전달하는 방법, 즉 ‘보고를 요약하는 기술’이다. 이 단계는 ‘일잘러가 보고하는 법’ ‘일잘러가 보고서 쓰는 법’과 같이 두 개의 장으로 나눠 소개한다. 이는 말하기와 글쓰기는 보고를 받는 사람이 내용을 파악하는 방법이 다르기 때문이다. 하지만 여기에도 공통 핵심어가 있는데 바로 보고를 받는 ‘상대방’이라고 얘기한다.
우선 ‘보고하는 법’에서는 대뜸 자기 용건부터 꺼내는 게 아니라 상대방에게 무엇을 말하고자 하는지 간결하게 알리고,(‘보고도 시작이 반이다’) 상대가 내 말을 이해하고, 잘 기억할 수 있도록 말해야 한다.(‘쉬운 말을 써야 하는 이유’ ‘중요한 것은 세 가지입니다’) 상대의 생각이 나와 다르고 설사 틀렸더라도 그의 인격을 무시해선 안 된다.(‘무엇을 인정하고 무엇을 반박할 것인가’) 등등에 대한 얘기를 한다.
‘보고서 쓰는 법’에서는 보고서는 기본적으로 간결하고 논리적으로 작성해야 하지만 상대가 한눈에 내용을 파악할 수 있도록 돕는 것 역시 그에 못지않게 중요하다.(‘궁금해하는 질문의 답을 두괄식으로’ ‘보고서는 편지가 아니다’) 등등을 통해 그 방법론을 소개한다.
이 책을 쓴 저자들은 각각 인사전문컨설팅 기업 TADs의 이사, 기업교육 전문기업 PTL의 대표로 재직 중이다. 삼성, 쿠팡 등 국내 대표 기업에서 20년간 인사 업무를 주도하고 국내외 100여 곳이 넘는 기업과 기관의 교육을 도맡아온 이 계통의 전문가로서 현장에서 보고서를 작성하는 데 유용하게 활용할 수 있는 수많은 팁이 담겨져 있다.
그러므로 보고서 작성법에 문외한이거나 보다 나은 보고서 작성을 원하시는 분이라면 이 책을 통해 실전에 활용할 수 있는 그 유용한 방법론을 터득해 앞으로 직장에서 일잘러가 될 수 있는 그 계기를 마련하기 바란다.
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* 이 글은 컬처블룸을 통해 제품 또는 서비스를 제공받아 작성한 글입니다.