실무에 바로 쓰는 일잘러의 보고서 작성법

실무에 바로 쓰는 일잘러의 보고서 작성법 - 한눈에 읽히는 기획서, 제안서, 이메일 빠르게 쓰기 ㅣ 일잘러 시리즈
김마라 지음 / 제이펍 / 2020년 11월

문서는 글이 아니라 말입니다. 누구에게 무엇을 말할지 생각하면 문서작성의 길이 보입니다.

이 책에서는 전할 노하우를 모두 습득하면 실무에서 다음과 같은 변화를 느낄 수 있다고 말합니다.

1) 문서는 정해진 양식과 법칙이 없다는 것을 알게 됩니다.

2)미션에 따라 스스로 문서의 구성 요소를 정할 수 있게 됩니다.

3) 읽기 좋은 매끄러운 순서로 만드는 동시에 더 탄탄한 구조로 쉽고 빠르게 만들 수 있게 됩니다,

4) 무엇보다 어떠한 문서 미션에도 막막한 마음 없이 시작하게 됩니다.

직장인이라면 문서로 의견을 전달하며, 나아가 문서 작성 능력으로 실력을 평가받습니다. 연차가 쌓여도 좋은 문서 작성 방법을 모른다면 보고서, 제안서, 이메일 등 문서를 작성할 때마다 머리부터 싸매기 마련이죠

이 책은 왜 (WHY), 누구에게 (TO WHOM), 무슨말을 (MESSAGE) 를 담은 내용입니다.

"상대에게 일을 잘한다는 평가를 받으려면 상대의 시간을 아껴줘야 합니다.

이미 직장을 다니고 있다면 알 수도 있겠지만 직장인에게는 한 가지 특징이 있습니다. 모든 직장인들은 너무 바쁘고, 너무나도 게으르다는 것이죠. " 이말에 나는 어느정도 공감을 합니다. 내 시간이 소중한 것 처럼 남들의 시간도 소중하니까요

회사에서 아무리 심혈을 기울여 문서를 작성하더라도 사람들은 내 글을 정독해 주지 않습니다. 문서 한 장에 단 한마디라도 상대가 눈에 담길 수 있어야 성공적인 문서가 됩니다.

같이 일하는 상대의 시간을 절약해주는 것이야 말로 일잘러의 핵심포인트 !

문서는 '글' 이 아니라 '말' 입니다. 문서의 제목이나 양식, 법칙에 구애받지 않고 상대에게 대화하는 것처럼 자연스럽게 커뮤니케이션을 하면 좋은 문서를 만들수 있습니다

좋은 문서는

1. 보는 사람의 수고 없이도 문서의 내용이 쉽고 빠르게 이해되는 문서

2. 문서를 통해 하고자 하는 말이 명확하게 상대에게 전달되는 문서

3. 상대가 궁금할 내용에 대한 내용이 미리 써 있어 일방적인 커뮤니케이션을 하지 않는 문서

4. 시각적으로 깔끔하고 정돈되어 시선이 어지럽지 안은 문서

라고 합니다.

문서를 작성하기 전에 먼저 '내가 지금 누구 (TO)에게 무슨 말(MESSAGE)를 하려고 하는 거지' 라고 생각해야 합니다. 그리고 내 의견을 넣어 자연스럽게 끝맺음을 할 수 있습니다,

1. 문서의 제목에 현혹되지 말 것 (제안서, 품의서, 계획서, 보고서등)

2. 미션을 받았을 때 문서에 들어갈 구성 요소부터 떠올리지 말 것

3. 메신저나 말로 보고한다 생각하고 매끄러운 말로 해볼 것

4. 어색하게 맺음이 되지 않도록 내 의견을 넣을것

​문장의 구성 요소란 정해진 양식이 아니라 내가 말하고자 하는 내용입니다. 구성 요소를 확정하면 요소별로 핵심 메시지, 설명/근거, 시각 자료를 담아야 합니다.

문서의 구성요소를 판단하는 기준은 1. 상대가 무엇을 궁금해 할까? 2. 듣는 사람이 얼마나 알고 있을까? 에 초점을 맞추면 됩니다

원하는 메시지를 전달하기 위해 구성요소를 선정합니다. 제목을 정할 때에는 '배경', '목적', 제안사항' 정도가 있습니다. 문서를 통해 할 말을 먼저 생각하고 말을 구성할 수 있도록 자료를 나열해서 제목을 붙이면 어떤자료를 넣고 빼야 할지 판단이 매우 쉬워집니다.

구성요소를 판단 한단하는 기준은 2가지로 나눕니다.

문서에서 구성 요소가 고민될 때는 상대방을 떠올리고 상대방의 입장에서 내 문서가 어떻게 읽힐지 고민해야 합니다.

1. 상대가 무엇을 궁금해 할까? = 이 구성 요소를 추가할까, 뺄까?

• 문서를 듣거나 보는 사람이 누군지 알면 우리는 그 사람이 무엇을 궁금해 할지도 대략적으로 예상할 수 있습니다. 듣는 사람이 궁금해 할 내용이라면 문서에 넣고, 그렇지 않다면 문서에서 빼겠다고 판단할 수 있습니다.

2. 듣는 사람이 얼마나 알고 있을까? = 이 설명을 추가할까?, 말까?

• 설명을 더 써야 할지 말지 판단할 두 번째 기준은 상대방이 얼마나 알고 있는가를 생각하는 것입니다

1. 핵심메시지 = 구성 요소에서 전하고자 하는 딱 한마디

2. 설명/근거 = "왜? 어떻게?" 라는 질문에 답변할 수 있는 부가 설명

3. 시각자료 = 핵심 메시지를 더 빠르게 이해시킬 수 있는 자료

- 느낀점

​실무에 바로 쓰는 일잘러의 보고서 작성법은 회사에서 문서로 커뮤니케이션 하는 방법을 현업 기획자가 사수처럼 상세하게 알려줍니다. 기획서, 제안서, 보고서 같은 문서의 목적을 파악해 내용을 쉽게 구성하는 방법을 알려줍니다.

이 책은 내가 말하고자 하는 내용을 문서의 구성 요소로 삼고, 요소마다 핵심 메시지, 설명/근거, 시각 자료를 담으면 문서의 구조가 잡힙니다. 여기에 그치지 않고 첫 장부터 문서를 소리 내어 읽어 가면서 수정하는 요령도 빼놓을 수 없습니다. 기초적인 파워포인트 기능만 이용해도 문서의 가독성을 높이면서도 핵심 메시지를 강조할 수 있습니다. 이렇게 배운 내용을 바탕으로 CS 응대 프로세스 변경 건과 결제 및 배송 프로세스 변경 건을 놓고 실무 문서를 작성하는 과정도 상세하게 살펴볼 수 있습니다.

문서는 내가 생각하는것이 잘 표현되어 상대방이 잘 이해할 수 있도록 문서를 작성하는 방법을 공부해보는것도 좋습니다. 실무에서 바로 쓸 수 있는 노하우를 알려줘서 사회초년생이나 보고서작성법에 서툰 직장인들에게 추천합니다.