발표를 준비하다면 도움되는책

맥킨지, 발표의 기술 - 맥킨지식 프레젠테이션 활용의 모든 것
진 젤라즈니 지음, 안진환 옮김, 이상훈 감수 / 매일경제신문사 / 2016년 11월

맥킨지, 발표의 기술

당대 최고의 커뮤니케이션 전문가인 젤라즈니가 파워포인트를 이용해 세계적 수준의 프리젠테이션을 펼칠수 있는 비결을 알려 주는 이 책에서는 성공적인 프리젠이션을 하려면 다음 3단계에 대해 잘 체크해야 한다고 합니다. 이제 이 3단계에 대해 요약을 해보려고 합니다.

1단계. 상황을 정의하라

1) 목표를 구체화하라
이것은 당신이 진행하고자 하는 프리젠테이션의 목표를 정의하는 것과 관련된 사항이다. 목표를 구체화하기 위해 왜 프리젠테이션을 하는가? 프리젠테이션을 통해 무엇을 성취하고자 하는가? 프리젠테이션의 결과, 청중이 어떤 행동을 취하거나 생각하기를 원하는가? 에 대하여 저자는 미리 한문장으로 써보라고 조언한다

2) 청중을 분석하라
이 단계에서는 설득하고자하는 청중을 이해하고 프리젠테이션을 하라는 것인데, 이 청중분석에서 반드시 고려해야 할 질문으로 의사결정권자는 누구인가? 청중은 프리젠테이션의 자료에 대해 얼마나 알고 있는가? 청중은 이 주제에 대해 얼마나 흥미가 있는가? 당신의 제안에 찬성할 경우 청중이 얻는 것은 무엇인가? 잃은 것은 무엇인가? 등이 있다.

3) 프리젠테이션 발표 시간 분석
프리젠테이션은 정시에 시작하며 정시에 끝내는 것이 중요하다. 그리고 시간이 상관없다해도 세부적인 정보를 줄이는 것이 좋다. 준비한 자료를 다 보여주려는 것은 ‘지적 과시 증후군'에 불과하다.

4) 사용할 매체 결정
이상적인 프리젠테이션 매체는 발표 현장에서 이용가능하고 단순하게 설치할 수 있는 것이라야 한다.  비형식적인 회의에서는 유인물, 칠판 등을 주로 사용하며, 다소 형식을 갖춘 회의 혹은 결정적인 프리젠테이션에서는 빔프로젝트/대형 프로젝트 등을 사용하는 것이 좋다.

2단계. 프리젠테이션을 설계하라
1) 메시지를 결정하라
이것은 시간을 1분밖에 없다면 프리젠테이션을 어떻게 요약하겠는가? 관련된 사항입니다. 저자는 만약 자신에게 1분을 주고 프리젠테이션을 더 큰 성공으로 이끌수 있는 단 하나의 제안을 내 놓으라고 한다면 다음과 같이 제안하겠다고 합니다.
“오늘 저에게 시간이 1분밖에 주어지지 않았다면, 이 프리젠테이션을 다음과 같이 요약하겠습니다“ 라는 말로 프리젠테이션을 시작한 후 당신의 메시지를 말하라. 그리고 ”다행스럽게도 여러분은 제게 4시간을 할애해 주셨기 때문에 앞으로 3시 59분 동안 여러분에게 모든 사항을 말씀드리겠습니다“라고 서두를 마무리 하라고~~

2) 줄거리를 정교하게 짜라
2-1) 서론을 작성하라
서론은 청중의 마음에 불을 지펴 그 자리에 있고자 하는 열의를 자극해야하며, 앞으로 어떤 진행이 일어날지 예상하게 만들어야 한다.  흐름과 어조에 대해 확인하기 위해 서론을 미리 써보는 것도 좋은 생각인데. 저자는 서론 작성시 PIP(Purpose-Importance-Preview) 공식을 활용한다고 합니다.

2-2) 결말을 계획하라
서론과 마찬가지로 결말은 청중의 관심이 최고조로 달하는 부분이기에 저자는 효과적인 결말을 위해 다음의 방법을 추천한다
1. 프리젠테이션에서 강조한 사항들을 요약하라
2. 당신의 제안을 다시 한번 명쾌하게 설명하라
3. 실천프로그램을 제시하라
4. 제안을 실현하기 위한 동의와 책임을 요구하라
5. 프리젠테이션 중 서로 승낙한 사항들을 요약하라.

3) 스토리보드를 작성한다
스토리보드는 프리젠테이션의 흐름을 상세히 계획하도록 해준다. 각 차트를 다음 차트에 연결시켜, 청중을 제시된 개념의 순서에 따라 내가 제안하는 행동을 취하도록 유도하는 것이다.
저자가 제안하는 스토리보드의 실행방법은 다음과 같다.
1. 결정한 줄거리 순서에 따라 프리젠테이션의 개요를 작성한다.
2. 그 개요에 따라 비주얼이 어디에서 필요하고 그것들이 어떻게 보일 것인지 결정하라.
3. 비주얼을 만들어라
4. 흐름을 점검하라
5. 무엇을 이용할지 염두에 두고 최종자료에 들어갈 모든 애니메이션 기법을 기록하라
6. 일단 최적의 비주얼 수와 순서를 확정했으면 각각의 비주얼로 돌아가라. 한 비주얼에서 다음 비주얼로 넘어갈 때 무슨 말을 할 것인지를 생각하고 각 페이지 하단에 넘어가는 말을 표시하라.

단계3. 프리젠테이션을 전달하라
1) 연습하라
프리젠테이션을 하기 전에 충분히 연습을 해야하는데, 저자는 다음 2가지를 제안합니다.
첫 번째 연습은 발표할 장소와 비슷한 공간에서 혼자한다. 첫 번째 연습의 목표는 자료에 익숙해지는 것, 각각의 비주얼에 대해 설명할 말을 생각하는 것, 넘어가는 말을 메모하고 프리젠테이션에 걸리는 시간 확인 등이다. 녹음기를 사용해서 자신의 목소리를 들어보는 것도 좋은 방법이다. 이때 어조는 적절한지, 바꿔서 말해야 할 자료는 없는지 확인한다.
두 번째 연습은 상황에 잘 아는 사람과 그렇지 않는 사람으로 구성된 서너 명의 동료 앞에서 한다. 두 번째 연습의 목표는 자신감을 얻는 것이다. 각각의 동료에게 프리젠테이션의 각기 다른 측면에 집중하도록 부탁한다. 질문을 예상하라. 본인의 모습을 비디오로 찍어서 확인하라

2) 시설과 장비를 설치한다
회의장소에 40분 일찍 도착해서 시설과 장비 설치를 책임지고 하라
3) 전달의 기술을 이용한다
숨쉬기에 집중하라 - 긴장을 풀 필요가 있다고 느낄 때마다 두세 번 숨을 쉬는 것이 좋다.
시선을 마주쳐라- 프리젠테이션의 시작부터 끝까지 청중들과 시선을 마주치는 것은 프리젠테이션의 성공을 위해 익혀야 하는 중용한 전달 기술 가운데 하나이다
자연스럽게 이야기하라- 사전에 메모나 원고를 준비할 생각이라면 말하는 방식대로 쓰라.
음역을 최대한 활용하라 - 중요한 요점을 강조하기 위해서 좀 더 크게 말하고 덜 중요한 부분에서는 좀 더 부드러운 목소리로 말해야 한다. 항상 뒷좌석에 앉은 사람들까지 당신의 목소리를 들을 수 있어야 한다는 것을 명심하라.
스크린 옆에서라- 발표자가 어디에 서있는가가 중요한데, 저자는 청중과 시선을 마주칠수 있도록 스크린 옆에 서서 몸을 스크린족으로 30도 가량 돌리는 것을 조언한다.

4) 시각자료를 이용하라
비주얼을 바꾸기전에 넘어가는 말을 하라
각 비주얼을 통해 청중을 이끌어라

5) 질문에 익숙해져라
저자는 청중이 하는 질문에 대처하는 가장 좋은 방법으로 다음을 제시하고 있다
1. 인내심을 가지고 질문에 귀를 기울여라
2. 질문이 끝나면 대답을 생각하기 위해 잠시 멈춰라
3. 질문을 반복할 필요는 없다.
4. 더도 덜도 말고 그 질문에만 대답하라
5. 질문자에게만 대답하지 말고 모든 청중에게 대답하라
6. 질문에 대해 충분히 대답했다고 느낄 때까지 대답하라

본 저서의 마지막에 있는 저자의 성공적인 프리젠테이션 십계명을 소개하면 다음과 같다.
비주얼을 만들 때에 해당되는 5계명
1. 비주얼의 디자인을 단순하게 하라. 차트의 각주나 출처를 생략하라. 문자 비주얼에서 단어를 30개로 제한하라.
2. 스크린에서 가장 멀리 앉은 사람도 쉽게 읽을 수 있도록 만들어라
3. 색상은 꾸밈이 아니라 목적을 위해서 사용하라. 강조하기 위해, 반복되는 주제를 확인하기 위해, 구별하기 위해, 상징화하기 위해 색상을 사용하라.
4. 특수효과는 최소화하고 내용에 필요한 것만 사용하라
5. 제작 기한을 넉넉하게 잡아라. 비디오나 음향 등 많은 요소가 추가되면 프리젠테이션을 제작하는데 더 많은 시간과 비용이 든다.

발표를 할 때 나머지 5계명
6. 프리젠테이션 전에 연습하고, 연습하고, 또 연습하라. 프리젠테이션을 하면서 연습하는 것은 너무 늦다. 프리젠테이션을 하기 전에 완전히 숙지하고 미리 질문을 예상해 높으면 프리젠테이션을 할 때 편안할 것이다.
7. 프리젠테이션 장소에 일찍 도작해서 기술담당자들과 함께 기술 관련된 부분을 면밀히 점검하라, 프리젠테이션 도중에 문제가 발생했을 때 누구를 불러야 하는지 확인하라
8. 백업자료를 준비하라. 예상치 못한 일이 발생하는 것을 막을 수 있도록 준비하라
9. 넘어가는 말이 길거나, 청중의 질문에 답하는 동안 또는 토의를 시작할 때 검은 화면을 활용하라.
10. 지금까지 말한 십계명 중 적어도 일곱가지는 항상 지키려고 노력하라.

저는 개인적으로 본 저서를 모두 읽은 시간이 없으면 위의 십계명만 잘 활용하면 성공적인 프리젠테이션을 할 것 같다는 생각이 드네요~~