대학 1학년은 필수로 글쓰기 수업을 들어야 하는 경우가 많다. 아무래도 글쓰기 능력을 기르는 것은 선택이 아니라 필수이고 모든 학문에서 요구되는 능력이며 이는 회사에서도 마찬가지이기 때문인 것 같다.
특히 회사에서는 모든 자료가 보고서 형식으로 전달된다. 보고서는 어떤 사항에 대한 정보를 담고 있지만 궁극적으로는 상사를 설득하는 문서이다. 따라서, 보고서를 작성할 때 디자인과 형식도 중요하지만 무엇보다 중요한 것은 보고서 내용의 논리성이다.
로지컬 라이팅에 있어서 요구되는 것은 MECE / So What? / Why So? 세 가지 기술이다. MECE(Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive)라는 기술은 심각한 중복이나 누락을 피하기 위한 기술이다. So What?(그래서?) / Why So?(왜 그렇지?) 기술은 이야기의 비약을 없애기 위한 기술이다.
문서는 쓰는 사람, 읽는 사람, 주제, 답변, 기대하는 반응 다섯 가지 기본 요소로 정리할 수 있다. 다른 말로 하면 상대방이 문서를 읽었을 때 무엇에 대하여 썼고 무엇을 위하여 썼으며 누가 누구에게 썼는지를 명확히 이해할 수 있어야 한다는 것이다.
문서를 작성할 때 주제가 막연하게 느껴진다면 현황이 무엇이고 과제는 무엇이며 대책은 무엇인지 질문을 던지는 과정이 필요하다. 모든 문서는 도입부와 본론으로 이루어지는데 본론에서 세 가지 기술을 활용하는 것이다.
도입부에서는 표제를 반복하지는 않는지와 인사말만 넣지는 않았는지 점검해야 한다. 도입부에서는 왜 이 주제를 설정했고 왜 이 반응을 취해야 하며 답변에 대해 미리 파악해둘 점이 있는지 등이 꼭 들어가야 한다. 저자는 도입부 분량이 적당하지 않으면 본론에 들어가기도 전에 읽는 사람이 질릴 수 있으니 유의해야 한다고 설명한다.
"도입부의 내용에는 크게 두 가지가 있다. 첫째는 커뮤니케이션 설정이다. 주제, 읽는 사람에게 기대하는 반응, 읽는 사람, 쓰는 사람은 각각 무엇인가다. 둘째는 그렇게 설정한 이유와 본론에 앞서 설명할 본론에 대한 특이 사항이다."
본론에서 MECE를 활용한 프레임워크로 3C와 4P를 소개한다. 3C는 자사 현황을 파악할 때 사용하는데 유통 채널(Channel), 고객과 시장(Customer), 자사(Company), 경쟁사(Competitor) 요소로 분석하는 것을 의미한다. 4P는 마케팅 전략을 세울 때 활용하는데 상품(Product), 가격(Price), 유통(Place), 촉진 전략(Promotion)으로 설명하는 것이다.
저자는 논리적 사고력을 습득하는 데 특별한 재능은 필요 없다고 이야기한다. 또한 단기간에 이루어질 수 있는 것도 아니다. 모든 일에 있어 MECE / So What? / Why So? 를 자주 생각하며 근력을 키우는 것처럼 꾸준히 착실하게 습관으로 만드는 것이 필요하다.
'논리적 순서'와 '설명 순서'는 서로 다른 개념이라는 점도 기억해야 한다. 저자는 읽는 사람이 주제를 설정하고 답변을 기다리는 경우나 결론을 이미 알고 있는 경우에는 결론부터 먼저 전달하는 것이 효과적이라고 설명한다. 반대로 쓰는 사람이 스스로 주제를 정했거나 결론에 대해 읽는 사람의 반발이 예상되는 경우에는 근거부터 먼저 전달하는 것이 효과적이라고 이야기한다.
보고서를 작성한 다음에는 다시 한 번 다음과 같은 질문을 던지며 자가 진단을 거쳐야 한다.
- 답변해야 하는 질문에 제대로 답하고 있는가?
- 요지는 명확한가?
- 각 논리 유형 간의 설명에 균형이 잘 잡혀 있는가?
문서 작성과 관련해서는 무엇보다 한눈에 내용이 들어오도록 작성해야 한다. 이를 위하여 보고서 제목과 중간 제목을 명기하는 것이 좋다. 논리 유형상의 위치를 기호와 간격으로 구분하는 것도 필요하다. 또한 첫 문장을 효과적으로 작성해야 한다.
로지컬 라이팅에서 문장을 표현할 때는 구체적으로 표현해야 하고 논리적인 관계를 바르게 표현해야 하며 간결하게 표현해야 한다고 저자는 설명한다. 사람에 따라 다르게 해석할 수 있는 단어는 주의해서 사용해야 한다.
