취업 준비를 할 때 보고서나 기획서를 작성하는 방법을 배우진 않습니다. 전에 이런 문서작성을 해 보지 못한 사회초년생이라면 기획서나 제안서 작성에 관심이 많을 것입니다. 이 책 《가장 쉬운 독학 페이퍼로지 보고서 첫걸음》은 제안서나 기획서, 프리젠테이션을 하는 방법 등을 알려줍니다.
문서작성은 기본적인 틀은 회사마다 조금씩 다를 수 있고, 그 기본적인 틀만 제대로 알고 있다면 내용 전달에 큰 도움이 될 것입니다.
이 책 《가장 쉬운 독학 페이퍼로지 보고서 첫걸음》에서는 보고서를 위한 22가지 원칙과 보고서 디자인하는 32가지 원칙, 보고서 발표의 14가지 원칙 등을 알려줍니다.
보고서를 잘 작성하고 만들고 발표하는 모든 것을 알려줍니다. 보고서는 자신이 알고 있는 정보를 쓰는 것이 아니라 자신의 의견을 쓰는 것입니다.
반드시 자신의 의견이 들어가야 하고 의견이 빠진 정보로 가득 찬 보고서는 상대방에게 무거운 책임을 전가하는 것입니다.
자신의 의견은 평소의 훈련이 없다면 나오기 힘듭니다. 의견도 내 본 사람이 계속해서 잘 낼 수 있는 것입니다.
그런 훈련을 바로 노트테이킹이라고 하는데 평소의 시간에 늘 메모하는 것입니다. 쇼핑을 할 때도 매장이 어떻게 진열되어 있는지 보고 메모하는 것입니다.
메모를 할 때 제목 위주로 키워드를 뽑거나 목차를 씁니다. 평소에 가는 모든 곳이 메모의 원동력이 되어야 합니다.
영화, 책, 유튜브, 광고 등 콘텐츠를 보며 메모하고 감동이 되는 글귀나 논리를 뒷받침해 주는 유명 인사들의 인용문을 메모하기도 합니다.
보고서를 쓸 때 어려운 말을 쓰면 멋져 보일 것이라고 생각할 것입니다. 하지만 어려운 말보다는 풍부한 어휘력을 가지는 것이 중요합니다.
어느 분야의 누구와 대화를 하더라도 최소한 대화의 내용이 이해 가능하고 어려운 용어는 풀어서 이야기한다면 설명이 가능한 수준까지는 어휘력을 끌어올려야 합니다.
어려운 용어가 많다고 좋은 보고서는 아닙니다. 어려운 용어가 정확하게 무슨 뜻인지 몰라 내용을 파악하는 것이 어려울 수 있습니다.
그래서 보고서를 읽는 대상에 맞게 용어의 수준을 결정해야 합니다. 전문용어를 마구 섞어 말을 어렵게 해야한 일을 잘 하는 것이라 생각한다면 큰 착각입니다.
보고서를 쓰는 데 중요한 5가지 원칙이 있습니다. 이 5가지 원칙은 꼭 지키면서 보고서 작성을 몸에 익히는 것이 좋습니다.
보고서에는 객관적인 사실을 정확하게 기술하는 것이 중요합니다. 신뢰도와 즉결되는 문제이기 때문입니다.
보고서를 작성하는 과정에서 수집한 데이터들을 끊임없이 의심해야 합니다. 출처가 불분명하거나 의도적으로 왜곡된 데이터들이 많이 있기 때문입니다.
보고서의 의도를 파악하는 것이 굉장히 중요합니다. 무엇 때문에 부고서를 요청했는지, 읽을 사람이 어떤 것을 알아야 하는지, 무엇을 알고 싶어 하는지 등에 관한 생각을 하고 그것에 부응해야 합니다. 또 보고서를 읽는 사람이 누구인지 정확하게 파악하고 나서 보고서를 써야 합니다. 단순한 전달인지, 피드백을 받고 싶은지 등입니다.
보고서 제풀의 핵심은 바로 타이밍입니다. 타이밍 조절을 잘 해서 급한 보고서부터 작성해야 합니다. 조직에서는 빠른 스피드를 더 선호합니다.
마지막으로 작성 방식을 결정해야 합니다. 톱다운 방식과 보텀업 방식으로 구분하는데 목차를 먼저 정하고 이후 그 항목에 맞게 내용을 채우는 경우가 톱다운 방식입니다.
바텀업 방식은 정해져 있는 목차가 없고 기존에 써 오던 양식이 없어 조사를 위해 모아 놓은 자료를 먼저 분류하는 작업을 합니다.
두 가지 방식은 장단점을 가지고 있고 지금 어떤 상황인지를 파악해 방식을 선택하는 것이 현명한 방법입니다.
